Die OVGU Magdeburg ist aus steuerlicher Sicht seit dem 01.01.2019 dazu verpflichtet, der Bezügestelle eine Übersicht aller Dienstreisenden zu übergeben, die im Rahmen einer Dienstreise oder einer Fortbildung eine unentgeltliche Mahlzeit erhalten haben. Was bedeutet das?

Die Meldepflicht gilt bereits bei einem Frühstück im Hotel oder einer Mahlzeit im Flugzeug. Das Personaldezernat sendet die Übersicht am Ende eines Jahres der Bezügestelle des LSA elektronisch zu.

Die Bescheinigungspflicht gilt unabhängig von der Anzahl der Mahlzeitengestellung im Kalenderjahr.

Auf der Grundlage der o. g. OVGU-Meldung erstellt die Bezügestelle auf dem Gehalts- bzw. Bezügekonto und auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der aufgeführten Personen den sogenannten „Großbuchstaben M“. Für die Finanzämter ist dieses „M“ ein Hinweis dafür, dass es vom Arbeitgeber im Jahresverlauf mindestens eine (mit dem amtlichen Sachbezug zu bewertende) unentgeltliche Mahlzeit gab und in der Regel eine Kostenerstattung über die Reisekostenabrechnung erfolgte.

Die Bescheinigungspflicht „M“ gilt nicht für:

• Mahlzeiten über 60€ (z. B. Konferenzdinner) Diese sind als Belohnungsessen anzusehen und voll zu versteuern
• Mahlzeiten im ganz überwiegend betrieblichen Interesse (z. B. Mahlzeiten bei Betriebsveranstaltungen oder bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz); als Geschäftsessen stellen diese Mahlzeiten keinen Arbeitslohn dar.

Aus reisekostenrechtlicher Sicht steht die Meldepflicht in Verbindung mit der Abrechnung von OVGU-Dienstreisen. Grundsätzlich haben Dienstreisende nach genehmigtem Dienstreiseantrag Anspruch auf Reisekostenerstattung; d. h., entstandene Mehraufwendungen für Fahrkarten, Übernachtungskosten, Tagungsgebühren etc. werden nach Belegvorlage und Tagegeld als Verpflegungspauschale erstattet.

Das von der Bezügestelle gekennzeichnete „M“ spielt insoweit erst bei der Einkommenssteuer-Veranlagung eine Rolle; inwieweit diese Verpflegungskosten also bei den Werbungskosten anerkannt werden können. Im Zweifelsfall wird das Finanzamt dann ggf. vereinzelt Dienstreiseabrechnungen (die sich in den verantwortlichen Ablagen der Kostenstellen befinden) sehen wollen.