Das BEM an der OVGU läuft nach einer festgelegten Vorgehensweise ab. Diese ist auch in der Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement an der OVGU geregelt.

Abbildung: Das BEM an der OVGU (eigene Darstellung)

1. Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
   Die/Der BEM-Beauftragte der OVGU stellt fest, dass die/der Betroffene innerhalb der letzten 12 Monate länger als sechs Wochen arbeitsunfähig erkrankt ist oder war.
   
   
2. Erstkontakt – Einladung zum BEM-Informationsgespräch
   Die/Der BEM-Beauftragte schreibt die/den Betroffene/n an und lädt zu einem BEM-Informationsgespräch ein. Im Anschreiben werden kurz die Ziele des BEM erläutert sowie über die Folgen bei Nichtdurchführung des BEM informiert (entsprechender Vermerk in der Personalakte). Im anliegenden Antwortbogen kann durch die/den Betroffene/n der Gesprächswunsch (Bitte um Termin-vereinbarung) bzw. deren/dessen Ablehnung vermerkt werden. Wird die Zustimmung nicht gegeben, so findet zu diesem Zeitpunkt kein BEM statt.
   
   
3. BEM-Informationsgespräch
   Das Ziel des Informationsgespräches besteht darin, die/den Betroffene/n grundlegend über das BEM zu informieren und dadurch die positive Aufmerksamkeit des Arbeitgebers zu signalisieren.
   Das Informationsgespräch findet zwischen der/dem Betroffenen und der/dem BEM-Beauftragten der OVGU statt. Die/der Betroffene kann eine Person ihres/seines Vertrauens hinzuziehen. Die/der Betroffene wird im Informationsgespräch über die Möglichkeiten und Grenzen des BEM, über die Art und Umfang der zu erhebenden und verwendeten Daten aufgeklärt sowie auf mögliche Konsequenzen bei der Ablehnung eines BEM hingewiesen. Sie/er kann über ihre/seine Wünsche und Befürchtungen sprechen, ihre/seine Ziele und Vorstellungen zur Wiedereingliederung darlegen und anschließend frei entscheiden, ob sie/er eine begleitete Wiedereingliederung wünscht oder ob das Verfahren mit dem Informationsgespräch beendet ist.
   Bei der Zustimmung zum BEM wird ein Datenblatt zur/zum Betroffenen angelegt und die Vereinbarung zum Schutz persönlicher Daten unterzeichnet. Das Datenblatt steht den am BEM-Prozess beteiligten Personen zur Verfügung.
   
   
4. BEM-Fallbesprechung(en)
   Erteilt die/der Betroffene ihre/seine schriftliche Zustimmung zum BEM, ist mit ihr/ihm zu klären, wer an einem solchen Verfahren teilnehmen soll. Das können neben Vertretern des Dezernates Personalwesen, die/der Vorgesetzte, der Personalrat, die Betriebsärztin, die Schwerbehindertenvertretung oder auch eine Person ihres/seines Vertrauens sein. Die/Der BEM-Beauftragte informiert die Beteiligten und vereinbart ein erstes Treffen. Alle Teilnehmer/innen dieser Runde sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.
   In der Fallbesprechung werden gemeinsam konkrete Maßnahmen vereinbart, die notwendig sind, um eine schnelle Rückkehr der/des Erkrankten in das Arbeitsleben zu erreichen. Die Maßnahmen werden im Wiedereingliederungsplan festgehalten.
   Das können betriebsinterne Maßnahmen sein, wie eine Arbeitsplatzanpassung, Qualifizierung, Änderung der Arbeitszeit, die Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz oder Maßnahmen eines Rehabilitationsträgers, wie beispielsweise medizinische Leistungen zur Rehabilitation, Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben. In Abhängigkeit von der Umsetzung der Maßnahmen werden weitere Besprechungen durchgeführt.
   Ist für die Entwicklung eines Hilfsangebotes die Zusammenarbeit mit weiteren Partnern (z. B. Ärzten, Therapeuten, Rentenversicherung, Familie des Betroffenen) erforderlich, muss von der/dem Betroffenen eine Einverständniserklärung mit Entbindung von der Schweigepflicht für die jeweilige Partnerin/den jeweiligen Partner eingeholt werden.
   Über jede Fallbesprechung wird durch die BEM-Beauftragte/den BEM-Beauftragten ein Protokoll angefertigt und in die BEM-Akte aufgenommen.
   
   
5. Umsetzung der Maßnahmen
   Die Teilnehmer/innen der Fallbesprechung leiten die festgelegten Maßnahmen ein. Die/der Betroffene wird während der Maßnahmen durch eine/n festzulegende/n Betreuer/in begleitet. Das können die/der Vorgesetzte, Mitglieder des Integrationsteams oder andere fach- und sachkompetente Personen sein.
   
   
6. Kontrolle der Maßnahmen
   Die Umsetzung der Maßnahmen wird durch die BEM-Beauftragte/den BEM-Beauftragten der OVGU kontrolliert. Zur Kontrolle der Wirksamkeit der eingeleiteten Maßnahmen können bspw. Arbeitsplatzbegehungen und Gespräche mit der/dem Betroffenen durchgeführt werden.
   
   
7. Abschluss des BEM
   Eine Eingliederungsmaßnahme ist dann abgeschlossen, wenn die/der Beschäftigte entsprechend ihrer/seiner Möglichkeiten wieder am Arbeitsleben teilnehmen kann oder diese wegen fehlender Mitwirkung der/des Beschäftigten abgebrochen werden muss.
   In jeden Fall wird der Abschluss des BEM-Verfahrens dokumentiert.