Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren

Stellenbesetzungen bedingen einer Ausschreibung. Im Folgenden sollen nähere Erläuterungen zum Verfahren und den zu beachtenden gesetzlichen Regelungen gegeben werden.

 

1. Ausschreibungen sollen folgenden Inhalt haben und an das Dezernat Personalwesen zur Veröffentlichung gegeben werden:

  • wer schreibt aus (Fakultät, Institut, Lehrstuhl,...Ansprechpartner: Prof. ...)
  • welche Stelle ist zu besetzen (wissenschaftliche Mitarbeiter, Hausmeister ...)
  • welche Entgeltgruppe wird für die Tätigkeit geboten, Arbeitszeit, Dauer (befristet von .... bis ... oder unbefristet)
  • welche Tätigkeiten sind auszuüben
  • welche Anforderungen muss der Bewerber erfüllen (Qualifikation, Kenntnisse...)
  • Bewerbungsfrist

Die Bewerbung ist an das Dezernat Personalwesen zu adressieren. Nach Ablauf der Frist erfolgt die Prüfung der eingegangenen Bewerbungen auf Erfüllung der formalen Voraussetzungen durch die zuständige Bearbeiterin des Dezernates Personalwesen und die Weiterleitung an den Ausschreibenden.

Weitere Hinweise finden Sie im Verwaltungshandbuch unter Hinweise zu Stellenausschreibungen sowie Stellenbesetzungen für Haushalts- und Drittmittelpersonal außer Professoren und Juniorprofessoren

 

2. Auswahl der Bewerber

Bei der Auswahl des Bewerbers sind die durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) geschützten Merkmale zu beachten. So sind folgende Fragen unter Beachtung des AGG und sonstiger Vorschriften nicht zu stellen:

  • nach dem Lebensalter (erübrigt sich, da im Lebenslauf oder Zeugnis ersichtlich)
  • nach Schwangerschaft
  • nach dem Familienstand, der Familienplanung und der Betreuungsmöglichkeit für Kinder
  • nach der Religions- oder Parteizugehörigkeit
  • nach Vorstrafen (es sei denn, dass die zu besetzende Stelle die Frage rechtfertigt z. B. SB Kasse)
  • nach dem Gesundheitszustand - es sei denn, nach akuten Krankheiten, die die Ausübung der geforderten Tätigkeiten nicht ermöglichen oder ansteckenden Krankheiten, die die anderen Mitarbeiter gefährden könnten
  • nach einer bestehenden Schwerbehinderung

Erlaubt sind gezielte Fragen zum Einholen umfassender Erkundigungen über den Bewerber in Bezug auf seine neue Tätigkeit.

Sollte gar keine/kein geeignete/r Bewerberin/Bewerber unter den eigegangenen Bewerbungen sein, kann bei Vorliegen eines sachlichen Grundes eine Ausschreibung abgebrochen werden.  Ein Mangel an Bewerbern mit der geforderten fachlichen Qualifikation kann ein solcher sachlicher Grund sein oder ein Fehler im Ausschreibungs- bzw. Auswahlverfahren. Die Stelle ist nach Korrektur des Anforderungsprofils erneut auszuschreiben.

Kann begründet werden, dass aussichtsreiche Bewerber nicht vorhanden oder erwartet werden können wenn das Anforderungsprofil in wesentlichen Punkten unverändert bleibt, können für die Einstellung auch andere Bewerberinnen oder Bewerber gewonnen werden (z. Bsp. die sich auf eine andere Ausschreibung beworben haben).

Eine Abstimmung mit der zuständigen Bearbeiterin des Dezernates Personalwesen wird in jedem Fall empfohlen.

 

3. Schwerbehinderte Bewerber

Mit Übergabe der Synopse zu Ihrer Ausschreibung wurden Sie auf die Schwerbehinderung von Bewerber(n) hingewiesen. Für diese(n) Bewerber gilt gemäß § 82 SGB IX bei Stellenbesetzungsverfahren eine besondere Norm:

„Die Dienststellen der öffentlichen Arbeitgeber melden den Agenturen für Arbeit frühzeitig frei werdende und neu zu besetzende sowie neue Arbeitsplätze (§ 73). Haben schwerbehinderte Menschen sich um einen solchen Arbeitsplatz beworben oder sind sie von der Bundesagentur für Arbeit oder einem von dieser beauftragten Integrationsfachdienst vorgeschlagen worden,  werden sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Eine Einladung ist entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt.“

Diese Vorgabe bezieht sich nur auf externe Ausschreibungen, da man davon ausgeht, dass bei internen Ausschreibungen im juristischen Sinn kein freier Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Dieser Forderung wird die Dienstelle durch Veröffentlichung jeder externen Ausschreibung bei der Agentur für Arbeit gerecht.

Über jede Stellenausschreibung wird die Schwerbehindertenvertretung und der Personalrat seitens der Dienststelle (Dezernat Personalwesen) informiert.

Gleiches gilt bei Eingang von Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Hierüber informiert das Dezernat Personalwesen umgehend die Schwerbehindertenvertretung und den Personalrat. Diese Gremien haben das Recht auf Einsicht in die entscheidungsrelevanten Teile aller Bewerbungsunterlagen und das Recht, an allen Bewerbungsgesprächen teilzunehmen. Hierzu laden Sie bitte zur Teilnahme am Vorstellungsgespräch ein. Dies gilt auch in Berufungsverfahren für Professoren.

In den Ausschreibungen ist bereits festgelgt, dass

Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto-von-Guericke-Universität setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.“

Somit ist davon auszugehen, dass alle zu besetzenden Stellen prinzipiell zur Besetzung mit einem schwerbehinderten Menschen geeignet sind. Ausnahme könnten nur Stellen mit Tätigkeiten sein, für die besondere gesundheitliche Anforderungen an den Beschäftigten gestellt werden.

Da für den öffentlichen Arbeitgeber inzwischen lt. Rechtsprechung sehr hohe Anforderungen an den Umgang mit der o. g. gesetzlichen Vorgabe gestellt werden, ist an unserer Universität festgelegt, dass schwerbehinderte Bewerber grundsätzlich zu Vorstellungsgesprächen einzuladen sind. Diese Vorgabe gilt für interne und externe Stellenausschreibungen.

Bei der Terminierung der Vorstellungsgespräche ist darauf zu achten, dass der/die schwerbehinderte Bewerber(in) mit den anderen Kandidaten gemeinsam geladen werden. Nur so erhält die/der schwerbehinderte Bewerberin/Bewerber die gleiche Chance von seinen Stärken zu überzeugen wie alle Bewerber. Ein Besserstellungsgebot der anderen Bewerber und damit eine Benachteiligung der schwerbehinderten Bewerber werden so von vorherein ausgeschlossen.

Auch müssen für die schwerbehinderten Bewerber gleiche Gesprächszeiten, gleiche Kommissionsmitglieder und gleiche Rahmenbedingungen für die Gespräche gewährleistet sein um den Eindruck sogenannter Alibivorstellungsgespräche auszuschließen.

Für die Vorstellungsgespräche sollte  der/dem Bewerberin/Bewerber mindestens eine Woche Vorlauf gegeben werden um eventuelle Einschränkungen in der Mobilität zu berücksichtigen. Sagt eine/ein Bewerberin/Bewerber begründet einen Vorstellungstermin ab, soll ihr/ihm ein Ausweichtermin angeboten werden.

Die Auswahl ist nach Abschluss des Verfahrens mit detaillierter fachlicher Begründung an das Dezernat Personalwesen zu senden. Bei gleicher fachlicher Eignung ist ein/e schwerbehinderter Bewerber/Bewerberin vorrangig einzustellen. Bei Nichteinstellung eines/r schwerbehinderten Bewerbers/Bewerberin ist dies ausführlich zu begründen (siehe auch Punkt 6).

 

4. Gleichstellung

In Bereichen, in denen die Universität zu wenige Frauen beschäftigt, z.B. im technischen Dienst und bei Stellen wissenschaftlichen Stellen, ist mit der Gleichstellungsbeauftragte des Bereiches frühzeitig Kontakt aufzunehmen. Ihr sind die entscheidungsrelevanten Daten mitzuteilen und die erforderlichen Bewerbungsunterlagen frühzeitig zur Einsicht vorzulegen. Hiervon erfasst sind auch die Bewerbungsunterlagen männlicher Mitbewerber, die die vorgesehenen Voraussetzungen für die Besetzung erfüllen.

In solchen Bereichen sollen, soweit möglich, mindestens ebenso viele Frauen wie Männer oder alle Bewerberinnen zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden, soweit sie die vorgesehenen Voraussetzungen für die Besetzung erfüllen. In Bereichen geringerer Repräsentanz von Frauen kann die Gleichstellungsbeauftragte an den Vorstellungs- und sonstigen Personalauswahlgesprächen teilnehmen, soweit nicht nur Frauen oder nur Männer die vorgesehenen Voraussetzungen für die Besetzung erfüllen. Die Dienststelle hat den Anteil der Frauen in diesen Bereichen unter Wahrung des Vorrangs von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei der Besetzung von Stellen (auch mit Vorgesetzten- und Leitungsaufgaben sowie von Stellen für die Berufsausbildung) deutlich zu erhöhen. 

 

5. Bewerbungsgespräche

Die Einladungsfrist zu Bewerbungsgesprächen sollte mindestens 3 Tage (ohne Samstag und Sonntag) betragen. Für die Vorstellungsgespräche mit schwerbehinderten Bewerberinnen/Bewerbernn - siehe oben - Punkt 3.

 

6. Auswahlbegründung

Die Auswahlbegründung muss grundsätzlich auf dem in der veröffentlichten Stellenausschreibung bekannt gegebenen Anforderungsprofil basieren und nachvollziehbar sein. Alle Bewerber und Bewerberinnen müssen anhand dieses Anforderungsprofils vergleichbar dargestellt werden. Die Nachvollziehbarkeit ist Grundlage für das Mitbestimmungsverfahren beim Personalrat und  bei Klagen durch nichtberücksichtigte Bewerberinnen/Bewerber sehr entscheidend. Jeder Einstellende sollte darum unbedingt neben der eigentlichen Personalauswahl immer die Beweissicherung berücksichtigen. So gilt es, auch die sachlichen Ausschlussgründe der nicht zu einem Vorstellungsgespräch geladenen Bewerber auf Grund der gleichen Beurteilungskriterien plausibel darzulegen. Inhalt der Auswahlbegründung muss daher sein:

- Anzahl der Bewerber und Bewerberinnen - davon weiblich

- auf Basis der in der Ausschreibung definierten Auswahlkriterien (Ausbildung, Kenntnisse, Erfahrungen, Fähigkeiten...) ist zu begründen warum die Bewerberin/der Bewerber favorisiert wird oder eben nicht, auch für die, die nicht zu einem Vorstellungsgespräch geladen werden.

- im nächsten Schritt sind die zu Vorstellungsgesprächen geladenen Bewerber zu bewerten und die Auswahl nach gleichen Kriterien zu begründen. Auch diese Auswahl muss plausibel und nachvollziehbar sein. Es empfiehlt sich daher, einen Fragebogen vorzubereiten, nach dessen Leitfaden dann alle Kandidaten befragt und bewertet werden. War eine/ein schwerbehinderte/r Bewerberin/Bewerber unter den Geladenen und fiel die Auswahl nicht zu ihren/seinen Gunsten aus, ist es erforderlich, gesondert zu begründen, warum sie/er nicht gleich geeignet ist.

 

7. Zusagen an Bewerber

Zusagen hinsichtlich der Einstellung und Eingruppierung dürfen von der/dem jeweiligen Vorgesetzten in den Bewerbungsgesprächen oder danach nicht gegeben werden. Das erfolgt ausschließlich durch die Dezernentin Personalwesen nach Prüfung der Unterlagen und Abschluss (wenn gemäß § 67 Landespersonalvertretungsgesetz LSA erforderlich) des Mitbestimmungsverfahrens sowie Ablauf der unter Punkt 8 erläuterten Frist.

 

8. Absagen an nicht berücksichtigte Bewerber

Durch die zuständige Bearbeiterin des Dezernates Personalwesen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens für alle nicht ausgewählten Bewerber die Stellenabsagen geschrieben und versandt. Diese ist für alle Bewerber in der Regel gleich, egal ob schwerbehindert oder nicht. Der Bewerber hat keinen Anspruch auf Auskunft darüber, ob der Arbeitgeber einen anderen Bewerber eingestellt hat oder welche Gründe zur Nichtberücksichtigung geführt haben. Dennoch bitten Bewerber oft um Auskunft über Gründe ihrer Nichtberücksichtigung. Wichtig ist, hierzu keine Auskunft am Telefon zu erteilen. Wenn erforderlich, sollte diese in Abstimmung mit dem Dezernat Personalwesen schriftlich und ausschließlich auf Grund fachlicher Aspekte erfolgen. Hieran wird deutlich, wie wichtig es ist, Auswahlverfahren transparent durchzuführen und lückenlos zu dokumentieren. Auf Grund des für Bewerberinnen/Bewerber bestehenden Rechtsanspruchs auf gerichtliche Prüfung ihrer/seiner Nichtberücksichtigung durch Einreichung einer Klage innerhalb von 3 Wochen werden Einstellungen frühestens nach dieser Frist vorgenommen. Der Abschluss des Arbeitsvertrages mit dem favorisierten Bewerber vor Ablauf dieser Frist würde den unterlegenen Bewerber um seinen Bewerbungsverfahrensanspruch bringen, weil dann gar keine zu besetzende Stelle mehr zur Verfügung steht. Das Ziel einer gerichtlichen Prüfung - Sicherung eines fairen und den gesetzlichen Vorgaben (AGG, Art. 33 II GG) entsprechendes Bewerbungsverfahren - kann nach Besetzung nicht erreicht werden, da bereits vollendete Tatsachen geschaffen wurden.

 

Letzte Änderung: 09.07.2020 - Ansprechpartner: Andreas Grahn