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In die Uni reingehört

Manchmal muss man eben einfach mal drüber reden. Genau das macht die Uni Magdeburg mit "In die Uni reingehört. Der Podcast zur Arbeitswelt an der OVGU". In dem regelmäßig erscheinenden Podcast sprechen Angehörige der Uni Magdeburg über die Identifikation mit der Uni als Arbeitgeber, Stempeluhren, Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln und vieles mehr.

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#15: Personalgewinnung und -entwicklung zusammen denken

Fachkräftemangel wohin wir auch blicken. Es fehlen Informatiker, Ärztinnen, Klempner oder LKW-Fahrerinnen. Qualifizierte Arbeitssuchende haben – verstärkt durch die Pandemie – eher die Qual der Wahl. Aber wie sieht die Situation an der Uni aus? Haben wir von allen genug? Kann jede Stelle passend besetzt werden? Katharina Vorwerk im Gespräch mit der Personalentwicklerin Annette Hoeschen darüber, was die OVGU attraktiv macht und wo es noch hakt, um als Arbeitgeber beim Kampf um Köpfe erfolgreich zu bleiben.

Heute zu Gast

Personalentwicklung und Recruiting waren schon immer leidenschaftliche Themen von Annette Hoeschen. Seit April 2020 entwickelt sie als Stabsstelle Personalentwicklung und Recruiting die Konzepte und Angebote der Universität weiter und ergänzt damit die Abteilung Personalentwicklung und Personalplanung. Sie arbeitet mit vielen Kolleginnen und Kollegen campusweit zusammen, um gute und passende Angebote für alle Mitarbeitenden zu machen. Das können Handreichungen sein wie ein Leitfaden für strukturierte Bewerbungsgespräche oder konkrete Weiterbildungsangebote. Sie fährt gerne mit dem Rad zur Uni und träumt davon, alle Mitarbeitenden zu Kommunikationsprofis weiterzubilden.

English version

We have translated the transcription of the podcast into English for you - you can read the conversation in English here. Unfortunately, the audio file is only available in German.

 

 

Der Podcast zum Nachlesen

Introstimme: In die Uni reingehört der Podcast zur Arbeitswelt an der OVGU!

Katharina Vorwerk: Ich heiße Sie herzlich willkommen zu einer weiteren Folge unseres Podcasts und freue mich, dass Sie uns zuhören. Mein Name ist Katharina Vorwerk und ich bin heute aus der Pressestelle in das Gebäude 06 gelaufen, konkret ins Zimmer 317 und sitze nun im Büro von Annette Hoeschen in der Stabsstelle Personalentwicklung und Recruiting der Uni. Mit ihr werde ich mich in der nächsten halben Stunde darüber unterhalten, was ihre Arbeit ausmacht, warum die Uni überhaupt Personalentwicklung braucht und warum sie das, was sie tut, so gern macht. Guten Tag Frau Hoeschen und schön, dass Sie Zeit gefunden haben, mit mir zu reden.

Annette Hoeschen: Guten Tag, Frau Vorwerk, ich freue mich, dass Sie den Weg in mein Büro gefunden haben.

Katharina Vorwerk: Frau Hoeschen, wir sitzen hier in Ihrem, ich sage mal überschaubaren Büro, ganz am Ende eines langen Flures. Aber es ist ein besonderer Ort auf dem Campus, denn hier befindet sich seit April 2020 die Stabsstelle Personalentwicklungsplanung und Recruiting. Klären Sie uns auf, was wird hier entwickelt und erdacht?

Annette Hoeschen: Ich komme gleich mal auf Ihr Bild quer über den Campus, den Weg, den Sie hierher genommen haben. Ich bin ganz viel mit den Kollegen im Gespräch, mit allen Bereichen im Gespräch, um herauszufinden, welche Entwicklung notwendig ist. Ich biete Personalentwicklung an, mache Konzepte, entwerfe Maßnahmen, baue auf das auf an Maßnahmen und Konzepten, was es vorher auch schon gegeben hat. Entwickeln die weiter und präzisiere.

Katharina Vorwerk: Bleiben wir beim Thema Personalentwicklung. Warum brauchen wir so etwas überhaupt?

Annette Hoeschen: Entwicklung brauchen wir alle ständig. Entwicklung findet ständig statt, um uns herum: die Digitalisierung, gesellschaftliche Entwicklungen. Und wir wollen mit den Entwicklungen standhalten, müssen mit den Entwicklungen standhalten und dafür uns selber ständig weiterentwickeln. Und dafür sind wir zuständig

Katharina Vorwerk: Es geht also vorrangig darum, Uni-Angehörige fit zu machen. So habe ich das jetzt verstanden. Worin konkret und wofür? Was sind so konkrete Angebote? Um das mal anschaulich zu machen.

Annette Hoeschen: Konkret kümmern wir uns zum einen darum, Angebote zu machen, die Qualifikationen enthalten und dafür nützlich sind, um eben die Entwicklungen, die außerhalb von uns stattfinden, aufzunehmen. Ich nenne die Digitalisierung, aber eben auch viele Angebote, die wiederum die Mitarbeitenden in die Lage versetzen, ihrerseits die Uni zu entwickeln. Also Angebote zur Arbeitsorganisation, Angebote zu Vielfalt, Angebote zu überfachlichen Themen.

Katharina Vorwerk: Googelt man den Begriff Personalentwicklung, ist viel von Professionalisierung, von Prozessen und Führung zu lesen. Warum ist das so wichtig?

Annette Hoeschen: Das ist so wichtig, weil es die Rahmenbedingungen für die Entwicklungen stellt. Wir können uns eine Pflanze vorstellen, die nur in der Sonne wächst. Und an der Uni brauchen wir gute Prozesse und gute Führung als Rahmenbedingungen dafür, dass der Einzelne und die Uni insgesamt sich entwickeln können.

Katharina Vorwerk: Sie sorgen also dafür, dass die Sonne auf dem Campus immer scheint. Gut anderthalb Jahre sind Sie jetzt dabei. Was waren denn Ihre ersten Schritte als Personalentwicklerin? Und wie sind die Prozesse angelaufen?

Annette Hoeschen: Ich konnte in meiner Arbeit aufbauen auf die Personalentwicklungsmaßnahmen und -konzepte, die es schon gegeben hat, habe da weiterentwickelt, weitere Maßnahmen entworfen. Ich biete Beratung an. Ich habe Leitfäden erstellt für gute Stellenausschreibungen, für gute Einstellungsgespräche, die zur Verfügung stehen und arbeite daran weiter.

Katharina Vorwerk: Nun gibt es ja bei der Personalentwicklung genau zwei Perspektiven, nämlich die der Uni und die des Mitarbeitenden. Wie bekommen wir aber denn die Bedürfnisse des einen mit den Wünschen des anderen übereinandergelegt? Ist das ein Problem?

Annette Hoeschen: Eigentlich nicht. Das eine ist, die Mitarbeitenden entwickeln die Uni, die Uni entwickelt die Mitarbeitenden. Im Prinzip sind es zwei verschiedene Seiten einer Medaille. Was wir benötigen, um gut arbeiten zu können, ist in dem Sinne auch die Mitarbeit von allen. Auch die Vorgesetzten, die Beschäftigten selber müssen sich in die Personalentwicklung einbringen. Wir wünschen uns, dass sie sich einbringen, um diese Entwicklung zu fördern und möglich zu machen.

Katharina Vorwerk: Kann denn eigentlich jeder, der möchte, eine Personalentwicklung einfordern oder anmelden und sagen: „So, ich möchte jetzt mal was anderes machen oder mich erweitern, meinen Horizont erweitern“?

Annette Hoeschen: Die offenen Angebote, die wir machen, sind genau das: offen. Da kann sich jeder anmelden aus der Uni. Es gibt natürlich zielgruppenspezifische Angebote. Wir arbeiten sehr eng zusammen mit der Graduate Academy, mit der strategischen Personalentwicklung für die Professoren, mit dem Büro für Gleichstellungsfragen und auch mit dem Career Service, um spezifische Angebote machen zu können und um Angebote machen zu können, wo für jeden etwas dabei ist und für jeden etwas passt.

Katharina Vorwerk: Uni-Angehörige, Sie haben es eben schon kurz angesprochen, beziehungsweise deren Aufgaben sind ja wirklich extrem heterogen, ob in der Verwaltung, Forschung oder Lehre. Wie ist es möglich alle im Blick zu behalten oder können wir allen gerecht werden was die Personalentwicklung betrifft? Oder gibt es da welche, denen ... da scheint ein bisschen mehr Sonne als für andere?

Annette Hoeschen: Vieles hängt wie gesagt, von der Initiative der Einzelnen ab. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen sich selber dafür interessieren und ihre Themen einbringen, ihre Themen weiterbringen, sich auch selber informieren. Auch die Vorgesetzten und wir stehen für Gespräche zur Verfügung und die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Stellen hier an der Uni ist sehr wichtig. Wir sind nicht alleine Anbieter von Personalentwicklung, sondern eben die genannten anderen Stellen: Graduate Academy, Büro für Gleichstellungsfragen, Career Service, Familienbüro, die anderen Bereiche, die hier auch mit zusammen dafür sorgen, dass alle ein Angebot haben.

Katharina Vorwerk: Jetzt haben wir die ganze Zeit darüber gesprochen, von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, also den Uni-Angehörigen. Kommen wir mal zum zweiten Schwerpunkt Ihrer Arbeit, dem Recruiting, wie es so schön neudeutsch heißt und eigentlich wohl nichts weiter meint als Personalbeschaffung, was zugegebenermaßen etwas antiquiert klingt. Wie würden Sie potenziellen Fachkräften die OVGU als Arbeitgeber präsentieren? Kurz: Was haben wir, was anderen fehlt? Haben wir etwas, was anderen fehlt?

Annette Hoeschen: Wir haben eine ganze Menge, was anderen vielleicht nicht fehlt, aber was uns doch auszeichnet. Und das ist vor allem unsere gute Zusammenarbeit. Wir haben ja vor einer Weile die Mitarbeiterbefragung GEPSY durchgeführt. Die hat ganz klar gezeigt, dass wir auf eine sehr gute Zusammenarbeit blicken können, auf die wir stolz sein können, auf ein sehr gutes Arbeitsklima in den meisten Bereichen und auf eine hohe Motivation, sich einzubringen und viele Möglichkeiten, sich einzubringen. Und das bestätigt sich im persönlichen Gespräch, im Kontakt mit Kollegen und Kolleginnen, dass wir hier wirklich Entfaltungsmöglichkeiten haben.

Katharina Vorwerk: Das ist schön, aber klingt jetzt eher nach Schokoladenseite. Gibt es Ihrer Ansicht nach auch eine, die, um im Bild zu bleiben, eher so nach Bittermandel schmeckt? 

Annette Hoeschen: Ja, die gibt es natürlich auch immer. Auch hier wissen wir ganz gut Bescheid über die Befragung. Wir wissen, dass wir noch ausbaufähig sind, was die Feedback-Kultur angeht, was die Rückmeldung angeht, was die regelmäßigen Gremien in dieser Hinsicht angeht und arbeiten da dran mit Seminaren und anderen Hilfestellungen.

Katharina Vorwerk: Also das große Thema interne Kommunikation, ist das damit gemeint?

Annette Hoeschen: Genau!

Katharina Vorwerk: Sie haben ja eben schon die große Umfrage angesprochen, mit der wir vor zwei Jahren erfahren haben, wo den Uni-Angehörigen der Schuh drückt. Die Binnensicht ist also bekannt. Aber wissen wir auch, wie Außenstehende auf uns als Arbeitgeber schauen?

Annette Hoeschen: Ja, auch das wissen wir ganz gut. Wir haben da die Arbeitgeberbewertungsportale zur Verfügung. Wir haben aber auch die Gespräche mit vielen Partnern: IHK, Arbeitsamt, die Initiative Hierbleiben, mit denen gemeinsam wir wahrnehmen und herausfinden können, wie die Außenwirkung ist. Da ist vor allem das Problem, dass wir in erster Linie als Uni wahrgenommen werden, also als Ausbildungsort. Natürlich ist das gut, aber für uns als Arbeitgeber ist das manchmal einschränkend. Wenn wir dann allerdings wahrgenommen werden als Arbeitgeber, dann werden wir auch sehr positiv wahrgenommen. Nach außen hin.

Katharina Vorwerk: Man hört ja im Moment ziemlich viel von Fachkräftemangel. Sicher auch noch verstärkt durch Corona. Vor allem im Handwerk fehlen Ausbildungs- … Die Plätze fehlen nicht, sondern die Azubis fehlen. Oder in der Industrie. Gibt es auch an der OVGU ein Problem, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu halten bzw. Stellen überhaupt zu besetzen?

Annette Hoeschen: Es gibt an manchen Stellen ein Problem, Stellen zu besetzen. Da sind wir nicht anders von den Rahmenbedingungen her als als andere Unternehmen. Das gilt insbesondere für IT. Es gilt aber auch für Recht und teilweise beim wissenschaftlichen Nachwuchs, insbesondere in den ingenieurwissenschaftlichen Fächern. Wir versuchen, dem entgegenzutreten mit guten Arbeitsbedingungen, mit expliziten Recruiting-Maßnahmen.

Katharina Vorwerk: Die da wären zum Beispiel? Was haben Sie als Stabsstelle schon in dieser Hinsicht, also beim Recruiting? Ist da Bewegung ins System gekommen? Haben Sie schon was erreichen können? Was waren so die ersten Schritte?

Annette Hoeschen: Wir sind zum einen in deutlich mehr Medien präsent, als wir das vorher gewesen sind, sowohl mit Profilen als auch mit Stellenanzeigen, als auch mit Kontakten – einfach mit Netzwerken, die wir in den sozialen Netzwerken auch spinnen. Und dann ist ja schon vorher das Bewerber-Management-System „byt“ eingeführt. Das entwickeln wir ständig weiter, auch im Sinne eines On-Boarding-Konzeptes, dass Mitarbeitende, die sich hier bewerben, oder potenzielle Mitarbeitende, die sich hier bewerben, frühzeitig gute Informationen darüber bekommen, was sie hier erwartet, was ihre Aufgaben sind, wie sie aber auch ins Team integriert werden, dass wir einen Empfang haben für neue Mitarbeitende. Das war vieles davon da und manches davon machen wir neu bzw. sorgen einfach auch dafür, dass es noch bekannter wird.

Katharina Vorwerk: Sie sprachen eben vom On-Boarding-Konzept, wenn ich das richtig verstanden habe, was ist das?

Annette Hoeschen: Das ist die Summe der Bemühungen, die wir anstellen, um Mitarbeitenden einen guten Start hier zu ermöglichen. Das heißt, dass wir Sie sehr frühzeitig darüber informieren, was sie hier für Möglichkeiten haben. Das fängt an mit Mensa, Parkplatz, Sportangeboten und geht weiter mit dem Willkommensempfang. Auch damit, dass wir Ansprechpartner benennen und benannt haben und dass noch gezielter und noch strukturierter auch kommunizieren, auch vor Arbeitsanntritt kommunizieren: Wir freuen uns auf euch! Es gibt in Zukunft ein kleines Willkommensgeschenk für die neuen Kollegen und Kolleginnen. Da hoffen wir sehr, dass das entsprechend wahrgenommen wird.

Katharina Vorwerk: Immer wieder ist ja in diesem Zusammenhang vom sogenannten Employer Branding, also der Arbeitgebermarke, zu hören. Wie sieht eigentlich die Marke OVGU aus, die wir sein oder werden wollen? Weil, wir müssen ja wahrscheinlich eher in die Zukunft blicken.

Annette Hoeschen: Das Schöne an der Arbeit an der Marke ist, dass wir nichts erfinden müssen. Wir müssen uns nichts ausdenken und nichts postulieren, was nicht da ist, sondern wir können zurückgreifen auf die Befragungen, auf die Dinge, die wir wissen und mit einem sehr guten Gefühl sagen: Wir denken die Welt zusammen neu. Wir arbeiten sehr gut verknüpft. Wir sind nach innen und nach außen sehr gut vernetzt. Wir arbeiten gerne zusammen und wir haben einen hohen Anspruch, streben Exzellenz an und sind auf einem sehr guten Weg. Und das kommunizieren wir nach außen.

Katharina Vorwerk: Eine Frage, die ich hier einschieben würde noch: Steht die Uni in ihren doch sehr festen Strukturen, die auch jetzt nicht so veränderlich sind, sich manchmal selbst im Weg? Oder haben wir ausreichend Beinfreiheit oder Gestaltungsfreiräume?

Annette Hoeschen: Freiraum ist immer das, was auch jeder Einzelne sieht und nutzt und für sich handhabbar macht. Und ich glaube, dass wir in unseren Strukturen da sehr gute Voraussetzungen haben. Natürlich haben wir Einschränkungen über gesetzliche, vertragliche Bedingungen, die uns binden. Aber insgesamt sind wir eine moderne Uni, eine vielfältige Uni und eine Uni, die in Bewegung ist, die sich selbst ständig hinterfragt und damit ständig ein Stück neu selbst erfindet. Und das wird sehr spürbar, auch im Alltag. Für mich persönlich, aber auch für alle Kollegen und Kolleginnen, mit denen ich spreche, ist diese Bewegung sehr präsent.

Katharina Vorwerk: Im Rückblick war ja zum Beispiel in der digitalen Lehre die Pandemie eher Treiber. Das sieht bei Personalentwicklung und Recruiting sicher anders aus, oder?

Annette Hoeschen: Nein, das würde ich nicht sagen. Wir sind sehr auf die Pandemie, auf die Bedingungen eingegangen – zwangsweise natürlich. Haben uns neue Formate ausgedacht, experimentieren mit neuen Formaten. Das ist nicht immer ganz freiwillig gewesen und wir waren auch nicht immer ganz glücklich mit den Ergebnissen. Aber insgesamt haben wir doch mit der Entwicklung gut mitgehalten und die Entwicklung auch genutzt, um neue Dinge auszuprobieren. Gerade zurzeit finden Führungsgespräche statt als Online-Format, modular, um die Führungskräfteentwicklung auch in diesen Zeiten voranzubringen und ihr einen eigenen Wirkungsbereich zu geben. Und auch in anderen Bereichen. Wir haben Online-Messen genutzt, nutzen Online-Vorträge, um auch die Bekanntheit der Uni weiterzubringen. An all diesen Themen sind wir auch unter Pandemie-Bedingungen dran und nutzen die Möglichkeiten, die dadurch entstehen.

Katharina Vorwerk: Wir lernen also, zufriedene Uni-Angehörige sind die beste Werbung für das Unternehmen OVGU. Wir müssen also sowohl die, die wir haben möchten, fest im Auge behalten, aber auch darauf achten, dass die, die schon da sind, zufrieden bleiben oder es zumindest mittelfristig werden. Frust oder Herausforderung für die Personalentwicklerin Annette Hoeschen?

Annette Hoeschen: Eigentlich für mich logisch. Das eine gehört zum anderen und ich freue mich auch sehr darüber, dass das hier auch an der Uni so gedacht wird, dass es zusammen gedacht wird, dass diese Stelle beide Themen vereinbaren kann und soll und dafür auch ein hoher Rückhalt da ist. Auch die Hochschulleitung unterstützt Personalentwicklung und Recruiting sehr, fordert die Akteure, nicht nur mich, sondern eben auch die anderen Bereiche und gerade auch die Teilnehmenden aus allen Bereichen. Und ich finde das sehr gelungen, das so zusammen zu denken und mache das selber sehr gerne.

Katharina Vorwerk: Ein optimistischer und schöner Schlusssatz, mit dem wir fast am Ende unserer Gesprächsrunde angekommen sind. Zum Abschluss gibt es aber wie gewohnt noch unsere kleine, aber feine Rubrik: Lange Rede, kurzer Sinn. Ich gebe Ihnen drei Satzanfänge vor und bitte Sie, spontan zu vervollständigen. Es kann losgehen? Rückschlägen und Misserfolgen im Arbeitsalltag begegne ich gewöhnlich ...

 

Annette Hoeschen: … gelassen. Manches kann man doch einfach auch später noch mal durchsetzen, noch mal andenken und ein offenes Fenster nutzen.

Katharina Vorwerk: Der ideale Mitarbeiter der Universität ist für mich ...

Annette Hoeschen: … der ist für mich offen, kreativ, tolerant und er ist problemlösefähig und verantwortungsbewusst. Das findet sich übrigens auch schon in unserem Leitbild.

Katharina Vorwerk: Für meine persönliche Personalentwicklung wünsche ich mir ...

Annette Hoeschen: … dass die Vielfalt der Uni erhalten bleibt, die gedankliche, die persönliche, die strukturelle. Denn aus der Vielfalt und aus der Begegnung lerne ich am meisten.

Katharina Vorwerk: Mit diesen Sätzen sind wir am Ende unserer Ausgabe und ich möchte mich bei Ihnen, Frau Hoeschen, ganz herzlich dafür bedanken, dass Sie sich trotz ein wenig Premierenfiebers auf unseren Podcast eingelassen haben. Auch Ihnen an den mobilen Endgeräten möchte ich Danke sagen fürs Zuhören. Und vielleicht packen Sie ja jetzt schon einen lange gehegten Weiterbildungswunsch an. Wenn Sie darüber hinaus Ideen und Vorschläge für unsere Podcast-Reihe haben oder Feedback geben möchten, dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an Und die nächste Folge unseres internen Podcasts kommt dann als musikalische Weihnachtsausgabe, denn wir werden einer Probe unseres Akademischen Orchesters beiwohnen und die Musikerinnen und Musiker besuchen. Bis dahin. Wir freuen uns, wenn Sie wieder dabei sind und machen Sie es gut!

Introstimme: In die Uni reingehört der Podcast zur Arbeitswelt an der OVGU!

 

Letzte Änderung: 14.10.2021 - Ansprechpartner: Ina Götze