Keine noch so kurze Dienstreise ins Ausland ohne A1-Bescheinigung

14.03.2019 -  

Aus aktuellem Anlass weist das Personaldezernat darauf hin, dass grundsätzlich bei jeder Auslandstätigkeit (Dienstreise/Entsendung) in einen Mitgliedstaat der EU/EWR oder in Länder, mit denen Deutschland ein Abkommen über die soziale Sicherheit abgeschlossen hat[1],  eine sogenannte A1-Bescheinigung mitzuführen ist.

Die A1-Bescheinigung dient Arbeitgebern und Beschäftigten als Nachweis, dass Erwerbstätige den Sozialversicherungsvorschriften des Heimatlandes (dem deutschen Sozialversicherungsrecht) unterliegen. Damit sind derartige Auslandstätigkeiten gemäß dem Beschäftigungslandprinzip von der Sozialversicherungspflicht im entsprechenden Ausland befreit.

Eine solche Mitführungspflicht einer A1-Bescheinigung in jedem der betreffenden Länder  (in denen vorübergehend einer Beschäftigung nachgegangen wird) besteht im Übrigen bereits seit Mai 2010. Neu ist jedoch, dass zur Beschleunigung des Prozesses das bisherige Papierverfahren ab 01.01.2019 durch ein elektronisches Antragsverfahren abgelöst wurde und ab Juli 2019 Pflicht wird.

Im Jahr 2017 verständigten sich die europäischen Sozialversicherungsträger zudem über einen Datenaustausch zu den Versicherungsverhältnissen und zum Versicherungsschutz. Seitdem finden insbesondere in Europa zunehmend Kontrollen zur Vorlage der A1-Bescheinigung statt. Vor allem in Österreich, Frankreich oder der Schweiz werden Dienstreisende bei der Ein- oder Ausreise nach der A1 Bescheinigung befragt.

Sofern die A1-Bescheinigung fehlt, kann dies für die/den Reisenden als auch für die Universität unangenehme Folgen und finanzielle Konsequenzen haben (z.B. Verweigerung des Zutritts, Schwierigkeiten bei der Wiederausreise, sofortige Einzahlung von SV-Beiträgen nach dem Recht des Aufenthaltsstaates, Nichtgewährung von Leistungen aus einer Unfallversicherung nach einem Arbeitsunfall, etc.)

Zuständig für die A1-Beschaffung sind der Arbeitgeber und die Dienstreisenden selbst. Ansprechpartner für gesetzlich versicherte Beschäftigte ist dabei die jeweilige Krankenkasse, für privat versicherte/verbeamtete Personen die Deutsche Rentenversicherung Bund.

Was bedeutet das für die Beschäftigten der OVGU?

  • OVGU-Beschäftigte, die sich auf Veranlassung des Arbeitgebers für eine vorrübergehende Tätigkeit im EU-Ausland aufhalten (im Rahmen von Dienstreisen, Konferenzteilnahmen, Fortbildungen etc.) benötigen eine A1-Bescheinigung.
  • Zur Absicherung von Auslandsdienstreisen der Beschäftigten der OVGU ist ab sofort das Personaldezernat K2 im Vorfeld einer geplanten Auslandsreise frühestmöglich zu  informieren, damit K2 die A1-Bescheinigung beim zuständigen Sozialversicherungsträger beantragen und nach dortiger Ausstellung dem Dienstreisenden schnell aushändigen kann.

      (Bei Beamten gilt bezüglich der Beihilfefähigkeit von Behandlungen im Ausland im Übrigen das Info-Blatt des hierfür zuständigen Landesamtes für Besoldung und Versorgung (Post-Adresse: DRV Bund, 10704 Berlin).

  • Die OVGU arbeitet zügig an der Etablierung eines automatisierten internen A1-Prozesses, der gewährleistet, dass die Beschäftigten noch VOR ihrer Reise die A1 Bescheinigung erhalten. Die Umsetzung stellt die OVGU vor erhebliche Herausforderungen, auch weil die Dienstreisebearbeitung an der OVGU getrennt von der monatlichen Entgeltabrechnung läuft.

Bis zum Einsatz eines automatisierten Verfahrens gilt bei Auslandsreisen folgender A1-Prozess:

  1. Dienstreise-Antragstellung wie bisher über Fachbereich
  2. Dienstreise-Beratung und Kostenerstattung wie bisher über Fachbereich und Abt. Reisekosten (K25)
  3. Allg. Informationen zu Auslandsdienstreisen und A1-Bescheinigungen: siehe Web-Auftritt K25
  4. Nutzung des aktuellen „Dienstreiseantrags-Formulars“ mit A1-Hinweis für Auslandsdienstreisen
  5. Öffnen des LINKS „Anzeige eines dienstlichen Auslands-Aufenthaltes“ und Eintrag notwendiger Angaben zur geplanten Auslandsdienstreise (Daten zum Beschäftigten, zum Auslandsaufenthalt, zur Unterkunft und zur Krankenversicherung)
  6. Zwischenspeicherung des Anzeigeformblattes und Weiterleitung an den jeweils zuständigen Personalsachbearbeiter (per E-Mail oder Hauspost)
  7. Vervollständigung der A1-Antrages durch dienstreisebezogene und betriebliche OVGU-Angaben durch die jeweils zuständigen Personalsachbearbeiter des Personaldezernates
  8. Versendung des A1-Antrages über die online Plattform SV-Net an den zuständigen Sozialversicherungsträger. Dies sind die Krankenkassen (bei gesetzlich Versicherten) oder der DRV-Bund (bei verbeamteten/privat versicherten Personen)
  9. Prüfung der Voraussetzungen für A1-Bescheinigung durch die Sozialversicherungsträger
  10. Zurücksendung der gültigen A1-Bescheinigung an das Personaldezernat
  11. Ablegen einer Kopie der A1 Bescheinigung in der Personalakte und sofortige Aushändigung per Hauspost an die/den Beschäftigten, welche/r die A1-Bescheinigung bei jeder Auslandsreise in das entsprechende Land dabei haben muss.

Sollte die A1-Bescheinigung bei Reisebeginn noch nicht vorliegen, sollte die/der Beschäftigte zumindest den Antrag bei sich führen. Aus diesem Grund übersendet das Personaldezernat dem Antragsteller einer A1-Bescheinigung immer auch einen Scan des abgestempelten A1-Antrags zu und bewahrt eine Kopie in der Personalakte der/des entsandten Beschäftigten auf.

Falls noch Fragen offen sind: es handelt sich hier um Sozialversicherungsrecht und Reisefragen. Hier kommt auch das Personaldezernat an Beratungsgrenzen, eine Beratung zum Versicherungsschutz ist nicht leistbar, diese obliegt dem Versicherungsträger.

Veränderungen im Verfahren werden Ihnen mitgeteilt. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung: dezernat.personalwesen@ovgu.de



[1] Für folgende Länder muss die A1-Bescheinigung ausgefüllt werden: Australien, Belgien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Bulgarien, Chile, China, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Indien, Irland, Island, Israel, Italien, Japan, Kanada, Korea, Kosovo, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Marokko, Mazedonien, Montenegro, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Quebec, Rumänien, Schweden, Schweiz, Serbien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Tunesien, Türkei, Ungarn, Uruguay, USA, Vereinigtes Königreich, Zypern. Für alle übrigen Länder wird auch eine entsprechende Bescheinigung gefordert.

 

Letzte Änderung: 18.03.2019 - Ansprechpartner: Webmaster