FAQ - Häufig gestellte Fragen

Ab welchen Betrag sind Vergabeverfahren vorgeschrieben?

Ab welchen Wert erfolgt die Beschaffung zentral über K13 Abt. Beschaffung, Zahlstelle?

Welche Formulare sind für eine Beschaffung (zentral) notwendig?

Muss bei einer Reperatur, Wartung oder beim Ersatz von Teilen ein Vergabeverfahren durchgeführt werden?

Was sind angemessene Fristen für eine freihändige Vergabe?

Im Angebot wird auf eigene Bedingunen verwiesen, bzw. wird von den Bedingungen der VOL/B abgewichen. Kann ich das Angebot trotzdem verwenden?

Ich habe keine Angebote erhalten, was kann ich tun? Wie ist das weitere Vorgehen?

Kann ich Preisangaben auf Internetseiten als Angebot nutzen?

Wie ist das Vorgehen, wenn von der eigentlichen Leistungsbeschreibung abgewichen wurde?

Darf ich Kontakt mit dem Bieter aufnehmen?

                                                                                                                                                                                          

Ab welchen Betrag sind Vergabeverfahren vorgeschrieben?

Ein Vergabeverfahren ist ab 500,- € netto vorgeschrieben. Der vorraussichtliche Auftragswert ist gem. § 3 VGV zu schätzen. Dabei ist der Gesamtauftragswert gleichartiger Leistungen maßgeblich. Bis zu diesem Wert wird ein Direktkauf durchgeführt.

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Ab welchen Wert erfolgt die Beschaffung zentral über K13 Abt. Beschaffung, Zahlstelle?

Ab einem geschätzen Auftragswert von 5000,- € brutto erfolgen die Vergabeverfahren zentral über K13, siehe Haushaltsdurchführung

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Welche Formulare sind für eine Beschaffung (zentral) notwendig?

Die aktuellen Formulare finden Sie im Formularpool hier. Zur Einleitung eines Vergabeverfahrens sind die Formulare U010 „Antrag zur Einleitung eines Vergabeverfahrens“ und U011 „Leistungsbeschreibung“ zwingend notwendig. Für eine Beschaffung von Dienstzimmern/Ausstattung ist das Formular U200 zu verwenden. Bitte beachten Sie, welche zusätzlichen Anlagen notwendig sind. Die Fomulare senden Sie bitte an .

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Muss bei einer Reperatur, Wartung oder beim Ersatz von Teilen ein Vergabeverfahren durchgeführt werden?

Grundsätzlich muss auch bei einer Reperatur, Wartung oder bei der Beschaffung von Ersatzteilen ein formales Vergabeverfhren durchgeführt werden, außer es ist im Rahmen eines Direktkaufes.

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Was sind angemessene Fristen für eine freihändige Vergabe?

Bei der Angebotsfrist kommt es auf den jeweiligen Auftragsgegenstand an, bzw. sollte beachtet werden, wieviel Zeit ein Bieter benötigt um die Vergabeunterlagen zu Prüfen und ein Angebot zu erstellen. I. d. R. werden 14 Tage als angemessen angebsehen.

Bei der Bindefrist sollten ca. 14 Tage bis 4 Wochen eingeplant werden.

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Im Angebot wird auf eigene Bedingunen verwiesen, bzw. wird von den Bedingungen der VOL/B abgewichen. Kann ich das Angebot trotzdem verwenden?

In dieser Form kann auf das Angebot kein Zuschlag erteilt werden. Seit 06/2019 besteht eine Aufklärungspflicht dem Bieter gegenüber (BGH, Urt. v. 18.06.2019 – X ZR 86/17). Eine Aufklärungpflicht besteht beim Verweis auf eigene Geschäfts,- Lieferbedingen, Änderung der Zahlunsbedingungen (30 Tage - netto), Änderung der Bindefrist und bei freibleibenden Angeboten.

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Ich habe keine Angebote erhalten, was kann ich tun? Wie ist das weitere Vorgehen?

Innerhalb der Angebotsfrist kann diese verlängert werden. Sollte nach Ablauf der Angebotsfrist kein Angebot eingegangen sein, muss eine neue Vergabe erfolgen. Möglicherweise können weitere Bieter aufgefordert werden oder die Anforderungen reduziert werden.

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Kann ich Preisangaben auf Internetseiten als Angebot nutzen?

Nein, Preisangeben auf Internetseiten stellen kein formelles Angebot dar und sind daher nicht verwendbar. Grundsätzlich ist eine Angebotsaufforderung (siehe U116) per E-Mail an mind. drei Bieter zu senden. Dabei ist es ausreichend, wenn ein Angebot eingeht, drei Angebote sind nicht notwendig.

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Wie ist das Vorgehen, wenn von der eigentlichen Leistungsbeschreibung abgewichen wurde?

Erfüllt ein Angebot die Anforderungen der Leistungsbeschreibung nicht, ist das Angebot grundsätzlich auszuschließen. Ausnahmen bestehen, wenn bereits in der Angebotsaufforderung Alternativangebote oder Optionen zugelassen sind (wird i. d. R. nicht zugelassen, da dies die Verglecihbarkeit der Anebote erschwert, ggf. Rücksprache K13)

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Darf ich Kontakt mit dem Bieter aufnehmen?

Ja, Bieter dürfen Kontaktiert werden. Hierbei ist zu beachten: Alle Informationen die relevant für den Vergabeprozess sind, müssen allen Bietern mitgeteilt werden (bspw. Änderungen im Leistungsverzeichnis). Zulässig ist ebenfalls eine Aufklärung über den Angebotsinhalt, bzw. über die Eignung des Bieters. Verhandlungen über Leistungsinhalte oder Preise sind unzulässig (§ 15 VOL/A).

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Letzte Änderung: 05.09.2022 - Ansprechpartner: Webmaster