Das BEM an der OVGU läuft nach einer festgelegten Vorgehensweise ab. Diese ist auch in der Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement an der OVGU geregelt.

Abbildung: Das BEM an der OVGU (eigene Darstellung)

1. Feststellung der Arbeitsunfähigkeit

Das Dezernat Personalwesen stellt monatlich fest, welche Beschäftigten innerhalb von 12 Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig erkrant sind oder waren. Das BEM-Angebot ist für diesen Personenkreis gesetzlich vorgeschrieben.

2. Einladung zum BEM-Informationsgespräch

Die BEM-Beauftragte schreibt die/den Betroffene/n an und lädt zu einem BEM-Informationsgespräch ein. Im anliegenden Antwortbogen kann durch die/den Betroffene/n der Gesprächswunsch bzw. deren/dessen Ablehnung vermerkt werden. Wird die Zustimmung nicht gegeben, so findet zu diesem Zeitpunkt kein BEM statt.

3. BEM-Informationsgespräch

Im BEM-Informationsgespräch wird die/der Betroffene über die Möglichkeiten und Grenzen des BEM und die zu erhebenden Daten informiert sowie auf mögliche Konsequenzen bei der Ablehnung eines BEM aufgeklärt. Die/Der Betroffene kann anschließend frei entscheiden, ob sie/er eine begleitete Wiedereingliederung wünscht oder nicht. Bei Zustimmung zum BEM, unterzeichnet die/der Betroffene eine entsprechende Einverständnis- und Datenschutzerklärung.
Anschließend, wird gemeinsam mit der/dem Betroffenen besprochen, welche weitere/n Person/en ggf. einzubeziehen ist/sind, die für den Erfolg der Wiedereingliederung einen wichtigen Beitrag leisten können, z.B. Vertreter/in des Dezernates Personalwesen, die/der Vorgesetzte, der Personalrat, die Betriebsärztin, die Schwerbehindertenvertretung oder eine Person ihres/seines Vertrauens. Die BEM-Beauftragte informiert die Beteiligten und vereinbart ein erstes Treffen.

4. BEM-Fallbesprechung(en)

Mit der ersten Fallbesprechung ist das BEM-Verfahren eröffnet. Alle Teilnehmer/innen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Im Gespräch wird der Gesundheitszustand der/des Betroffenen sowie mögliche Ursachen und Auswirkungen erörtert. Die/Der Betroffene kann ihre/seine Vorstellungen und Wünsche zur Wiedereingliederung darlegen. Die anderen Beteiligten zeigen weitere Unterstützungsmöglichkeiten auf. Anschließend werden gemeinsam konkrete Maßnahmen vereinbart, die notwendig sind, um eine schnelle Rückkehr der/des Erkrankten in das Arbeitsleben zu erreichen.

Mögliche Maßnahmen können sein:

• Stufenweise Wiedereingliederung (Eingliederungsplan)
• betriebsinterne Maßnahmen, wie eine Arbeitsplatzbegehung, Arbeitsplatzanpassung, Einsatz technischer Hilfsmittel, Qualifizierung, Änderung des Arbeitsablaufes oder der Arbeitszeit, Umsetzung auf einen anderen Arbeitsplatz
• Leistungen, die ggf. durch externe Partner zur Verfügung stehen können, sind u.a.
  • medizinische Leistungen zur Rehabilitation
  • Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben (z.B. Umschulungen, Qualifizierungsmaßnahmen)
  • Arbeitsplatzausstattung (über Integrationsamt)
  • Arbeitsassistenz bzw. personelle Unterstützung (Integrationsamt)
  • Assessments zur Erstellung eines Leistungsprofils des Bediensteten

Über jede Fallbesprechung wird durch die BEM-Beauftragte ein Protokoll angefertigt und in die BEM-Akte aufgenommen.

5. Umsetzung der Maßnahmen

Die Teilnehmer/innen der Fallbesprechung leiten die festgelegten Maßnahmen ein. Die/der Betroffene wird während der Maßnahmen durch die BEM-Beauftragte begleitet. Sie prüft den Verlauf und nimmt, wenn nötig, in Absprache mit Ihnen Anpassungen vor.

6. Kontrolle der Maßnahmen und Abschluss des BEM

Sind alle Maßnahmen umgesetzt, führt die BEM-Beauftragte mit der/dem Betroffenen ein Abschlussgespräch, in dem die durchgeführten Maßnahmen bewertet werden. Eine Eingliederungsmaßnahme ist dann abgeschlossen, wenn die/der Beschäftigte entsprechend ihrer/seiner Möglichkeiten wieder am Arbeitsleben teilnehmen kann oder dieses wegen fehlender Mitwirkung der/des Beschäftigten abgebrochen werden muss. In jeden Fall wird der Abschluss des BEM-Verfahrens dokumentiert.

7. Dokumentation und Datenschutz

Der gesamte Prozess des BEM wird in einer für jeden BEM-Fall gesondert anzulegenden BEM-Akte dokumentiert. In der Personalakte der/des Betroffenen wird lediglich vermerkt, dass ein BEM angeboten wurde, ob das Angebot angenommen oder abgelehnt wurde und wann das BEM beendet wurde.

Das BEM-Verfahren beruht für die/den Betroffene/n auf Freiwilligkeit und kann jederzeit durch sie/ihn beendet werden.