18_Welche Maßnahmen zur Reisesicherheit sollte ich ergreifen?

Mitarbeiter sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens. Reise- und Personalexperten sollten daher bei Geschäftsreisen stets über den Aufenthaltsort und Reiseverlauf ihrer Mitarbeiter sowie aktuelle Ereignisse informiert sein, um das Wohlergehen der Mitarbeiter sicherstellen zu können. Dies schreibt einerseits die gesetzliche arbeitsrechtliche Fürsorgepflicht vor und andererseits können damit auch haftungsrechtliche Konsequenzen verbunden sein.

Unabhängig davon, wie sicher die Welt in den letzten Jahren tatsächlich geworden ist, die „gefühlte“ Sicherheit wird von vielen Reisenden als abnehmend empfunden. Bei Dienstreisen lassen sich Reiseziele jedoch nicht immer austauschen; sie folgen dem Geschäft. Insoweit ist es wichtig, die Dienstreisenden möglichst gut zu unterstützen.

Bereits mit kleinen praktischen Maßnahmen lässt sich viel für die Sicherheit tun. Der ASW (Bundesverband für Sicherheit in der Wirtschaft) widmet diesem Bereich eine ganze Reihe Tipps: So seien untere Etagen in einem Hotel potentiell leichter für Kriminelle zu erreichen; die oberen dagegen im Brandfall schwerer für die Feuerwehr. Neben Türspion und Sicherheitshaken empfehlen die Experten z. B. auch einen mitgebrachten Klemmkeil unter der Tür. Zudem sollten bei Bezug des Hotels alle Zimmer inspiziert werden, außerdem sollte die Zimmernummer nie in der Öffentlichkeit genannt werden.

Wissen Sie jederzeit, wo sich Ihre Kollegen bei Geschäftsreisen aufhalten? Werden Sie bei spontanen Umbuchungen, Verkehrsunfällen, Krankheit oder besonderen Ereignissen wie Streiks, politischen Unruhen oder Unwetter/Naturkatastrophen informiert?

Die OVGU ist bestrebt, die Buchungsdaten der Dienstreisenden im Blick zu behalten, um bei einem Zwischenfall nachvollziehen zu können, welcher Mitarbeiter sich aktuell in welcher Region aufhält, um dann im Rahmen der Fürsorgepflicht Kontakt mit ihm aufnehmen zu können. Dazu ist es notwendig, die Kontaktdaten (z. B. Handy-Nr.) immer aktuell zu halten. Die Vorteile einer effizienten Kommunikation mit reisenden Kollegen gehen aber noch weiter: Sie können Hinweise zu Buchungen oder Abrechnungen übermitteln, Informationen zur Sicherheit auf Reisen weiterleiten oder zur Einhaltung von Richtlinien motivieren.

Folgende Informationen können in diesem Zusammenhang von Bedeutung sein:

Vor, während oder nach der Reise:

Buchungsregeln:                     Verweis auf „Reisekosten-Richtlinie“ (5.27, HÖB Teil II)

Länderinformationen:              Ein- und Ausreisebestimmungen, Verkehrsregeln, spezielle Gesetze, Stromspannung, Währung, interkulturelle Kommunikation, Hinweise zur politischen Lage

Medizinische Hinweise:          Empfehlungen für Impfungen, Gesundheits- und Hygiene-standards, Medikamente (deren Einfuhr verboten ist)

Sicherheitshinweise:               Kontaktdaten, aktuell-politische Situation, „No Go“-Gebiete,

Kontaktaufnahme:                   Feedback-Möglichkeiten durch Reisende, Infos zu alternativen Kommunikationskanälen (Handy-SMS, Skype, WhatsApp etc.)