Datenschutz

Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung im Bereich Personalwesen und Reisekostenrecht

1 Rechtliche Grundlage

Mit der am 25. Mai 2018 erlassenen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurden weitreichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten erlassen.

2 Personenkreis

Von der Neuregelung in der DSGVO sind alle

• Besch��ftigten
• Beamtinnen und Beamte
• Auszubildende
• PraktikantInnen
• Dienstreisenden
• Lehrbeauftragten
• StellenbewerberInnen

erfasst.

3 Grunds��tze des Datenschutzes bei der Verarbeitung, Speicherung und Weiterleitung personenbezogener Daten

Wie bisher auch werden personenbezogene Daten besonders vertraulich behandelt. Dennoch sind insbesondere im Rahmen von Bewerbungsverfahren die Abl��ufe bei den einstellenden Struktureinheiten dahingehend zu pr��fen, ob die Vertraulichkeit auch bei Weiterleitung an einen gr����eren Personenkreis gew��hrleistet ist. In diesem Sinne k��nnen dienstliche E-Mail-Adressen zur Erleichterung der Kommunikation in dienstlichen Mailinglisten verwaltet werden. Es muss darauf geachtet werden, dass nach Ablauf des Auswahlverfahrens die L��schung aller Bewerberdaten erfolgt. Das umfasst ��bersendete Bewerberunterlagen ebenso wie die erstellten Synopsen. Das muss f��r alle am Verfahren beteiligten Personen oder Institutionen gew��hrleistet sein. Detaillierte Hinweise werden im Zusammenhang mit der Einstellung Tarifbesch��ftigter gegeben. Auch bei der Besetzung von Professuren ist auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu achten. Werden Personendaten an externe Gutachter gesandt, ist auf den hohen Grad der Vertraulichkeit hinzuweisen sowie auf das Verbot der Weiterleitung an Dritte.

Von Bediensteten, Besch��ftigten oder Auszubildenden d��rfen keine personenbezogenen Daten gespeichert oder weitergeleitet werden, wenn daf��r keine gesetzliche oder tarifliche Grundlage existiert.

Ausdr��cklich wird auch noch einmal auf das Verbot zur Weiterleitung dienstlicher Emails auf private Emailadressen hingewiesen.

4 Informationen der Personengruppen

F��r folgende Personengruppen sind Informationen auf der webseite von K 2 hinterlegt:

• Besch��ftigte und BewerberInnen auf Stellen
  (dazu geh��ren auch wissenschaftliche und studentische Hilfskr��fte, studentische Aushilfskr��fte und TutorInnen)
• BeamtInnen und BewerberInnen auf Stellen
• Auszubildende und BewerberInnen auf Ausbildungsstellen
• Dienstreisende
• Lehrbeauftragte
• PraktikantInnen.

Im Falle von Dienstreisen und Lehrbeauftragten werden die Beantragungsformulare dahingehend ge��ndert, dass die Kenntnisnahme bzw. Einwilligung zur Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten�� vom Antragsteller in jedem Einzelfall best��tigt wird. F��r Besch��ftigte, Bedienstete und Auszubildende ist eine Einwilligung nicht erforderlich, es reicht die Information. Bei Neueinstellungen wird eine entsprechende Belehrung vorgenommen. F��r bereits bestehende Arbeits-, Dienst- und Ausbildungsverh��ltnisse werden mit dieser Bekanntmachung und dem Verweis auf die ver��ffentlichten�� Hinweise die Informationspflichten erf��llt.