Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren

Stellenbesetzungen bedingen einer Ausschreibung. Im Folgenden sollen n��here Erl��uterungen zum Verfahren und den zu beachtenden gesetzlichen Regelungen gegeben werden.

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1. Ausschreibungen sollen folgenden Inhalt haben und an das Dezernat Personalwesen zur Ver��ffentlichung gegeben werden:

• wer schreibt aus (Fakult��t, Institut, Lehrstuhl,...Ansprechpartner: Prof. ...)
• welche Stelle ist zu besetzen (wissenschaftliche Mitarbeiter, Hausmeister ...)
• welche Entgeltgruppe wird f��r die T��tigkeit geboten, Arbeitszeit, Dauer (befristet von .... bis ... oder unbefristet)
• welche T��tigkeiten sind auszu��ben
• welche Anforderungen muss der Bewerber erf��llen (Qualifikation, Kenntnisse...)
• Bewerbungsfrist

Die Bewerbung ist an das Dezernat Personalwesen zu adressieren. Nach Ablauf der Frist erfolgt die Pr��fung der eingegangenen Bewerbungen auf Erf��llung der formalen Voraussetzungen durch die zust��ndige Bearbeiterin des Dezernates Personalwesen und die Weiterleitung an den Ausschreibenden.

Weitere Hinweise finden Sie im Verwaltungshandbuch unter Hinweise zu Stellenausschreibungen sowie Stellenbesetzungen f��r Haushalts- und Drittmittelpersonal au��er Professoren und Juniorprofessoren

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2. Auswahl der Bewerber

Bei der Auswahl des Bewerbers sind die durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gesch��tzten Merkmale zu beachten. So sind folgende Fragen unter Beachtung des AGG und sonstiger Vorschriften nicht zu stellen:

• nach dem Lebensalter (er��brigt sich, da im Lebenslauf oder Zeugnis ersichtlich)
• nach Schwangerschaft
• nach dem Familienstand, der Familienplanung und der Betreuungsm��glichkeit f��r Kinder
• nach der Religions- oder Parteizugeh��rigkeit
• nach Vorstrafen (es sei denn, dass die zu besetzende Stelle die Frage rechtfertigt z. B. SB Kasse)
• nach dem Gesundheitszustand - es sei denn, nach akuten Krankheiten, die die Aus��bung der geforderten T��tigkeiten nicht erm��glichen oder ansteckenden Krankheiten, die die anderen Mitarbeiter gef��hrden k��nnten
• nach einer bestehenden Schwerbehinderung

Erlaubt sind gezielte Fragen zum Einholen umfassender Erkundigungen ��ber den Bewerber in Bezug auf seine neue T��tigkeit.

Sollte gar keine/kein geeignete/r Bewerberin/Bewerber unter den eigegangenen Bewerbungen sein, kann bei Vorliegen eines sachlichen Grundes eine Ausschreibung abgebrochen werden.�� Ein Mangel an Bewerbern mit der geforderten fachlichen Qualifikation kann ein solcher sachlicher Grund sein oder ein Fehler im Ausschreibungs- bzw. Auswahlverfahren. Die Stelle ist nach Korrektur des Anforderungsprofils erneut auszuschreiben.

Kann begr��ndet werden, dass aussichtsreiche Bewerber nicht vorhanden oder erwartet werden k��nnen wenn das Anforderungsprofil in wesentlichen Punkten unver��ndert bleibt, k��nnen f��r die Einstellung auch andere Bewerberinnen oder Bewerber gewonnen werden (z. Bsp. die sich auf eine andere Ausschreibung beworben haben).

Eine Abstimmung mit der zust��ndigen Bearbeiterin des Dezernates Personalwesen wird in jedem Fall empfohlen.

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3. Schwerbehinderte Bewerber

Mit ��bergabe der Synopse zu Ihrer Ausschreibung wurden Sie auf die Schwerbehinderung von Bewerber(n) hingewiesen. F��r diese(n) Bewerber gilt gem���� �� 82 SGB IX bei Stellenbesetzungsverfahren eine besondere Norm:

���Die Dienststellen der ��ffentlichen Arbeitgeber melden den Agenturen f��r Arbeit fr��hzeitig frei werdende und neu zu besetzende sowie neue Arbeitspl��tze (�� 73). Haben schwerbehinderte Menschen sich um einen solchen Arbeitsplatz beworben oder sind sie von der Bundesagentur f��r Arbeit oder einem von dieser beauftragten Integrationsfachdienst vorgeschlagen worden,�� werden sie zu einem Vorstellungsgespr��ch eingeladen. Eine Einladung ist entbehrlich, wenn die fachliche Eignung offensichtlich fehlt.���

Diese Vorgabe bezieht sich nur auf externe Ausschreibungen, da man davon ausgeht, dass bei internen Ausschreibungen im juristischen Sinn kein freier Arbeitsplatz zur Verf��gung steht. Dieser Forderung wird die Dienstelle durch Ver��ffentlichung jeder externen Ausschreibung bei der Agentur f��r Arbeit gerecht.

��ber jede Stellenausschreibung wird die Schwerbehindertenvertretung und der Personalrat seitens der Dienststelle (Dezernat Personalwesen) informiert.

Gleiches gilt bei Eingang von Bewerbungen schwerbehinderter Menschen. Hier��ber informiert das Dezernat Personalwesen umgehend die Schwerbehindertenvertretung und den Personalrat. Diese Gremien haben das Recht auf Einsicht in die entscheidungsrelevanten Teile aller Bewerbungsunterlagen und das Recht, an allen Bewerbungsgespr��chen teilzunehmen. Hierzu laden Sie bitte zur Teilnahme am Vorstellungsgespr��ch ein. Dies gilt auch in Berufungsverfahren f��r Professoren.

In den Ausschreibungen ist bereits festgelgt, dass

���Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung, Bef��higung und fachlicher Qualifikation bevorzugt ber��cksichtigt. Die Otto-von-Guericke-Universit��t setzt sich f��r die berufliche Gleichstellung von Frauen und M��nnern ein.���

Somit ist davon auszugehen, dass alle zu besetzenden Stellen prinzipiell zur Besetzung mit einem schwerbehinderten Menschen geeignet sind. Ausnahme k��nnten nur Stellen mit T��tigkeiten sein, f��r die besondere gesundheitliche Anforderungen an den Besch��ftigten gestellt werden.

Da f��r den ��ffentlichen Arbeitgeber inzwischen lt. Rechtsprechung sehr hohe Anforderungen an den Umgang mit der o. g. gesetzlichen Vorgabe gestellt werden, ist an unserer Universit��t festgelegt, dass schwerbehinderte Bewerber grunds��tzlich zu Vorstellungsgespr��chen einzuladen sind. Diese Vorgabe gilt f��r interne und externe Stellenausschreibungen.

Bei der Terminierung der Vorstellungsgespr��che ist darauf zu achten, dass der/die schwerbehinderte Bewerber(in) mit den anderen Kandidaten gemeinsam geladen werden. Nur so erh��lt die/der schwerbehinderte Bewerberin/Bewerber die gleiche Chance von seinen St��rken zu ��berzeugen wie alle Bewerber. Ein Besserstellungsgebot der anderen Bewerber und damit eine Benachteiligung der schwerbehinderten Bewerber werden so von vorherein ausgeschlossen.

Auch m��ssen f��r die schwerbehinderten Bewerber gleiche Gespr��chszeiten, gleiche Kommissionsmitglieder und gleiche Rahmenbedingungen f��r die Gespr��che gew��hrleistet sein um den Eindruck sogenannter Alibivorstellungsgespr��che auszuschlie��en.

F��r die Vorstellungsgespr��che sollte�� der/dem Bewerberin/Bewerber mindestens eine Woche Vorlauf gegeben werden um eventuelle Einschr��nkungen in der Mobilit��t zu ber��cksichtigen. Sagt eine/ein Bewerberin/Bewerber begr��ndet einen Vorstellungstermin ab, soll ihr/ihm ein Ausweichtermin angeboten werden.

Die Auswahl ist nach Abschluss des Verfahrens mit detaillierter fachlicher Begr��ndung an das Dezernat Personalwesen zu senden. Bei gleicher fachlicher Eignung ist ein/e schwerbehinderter Bewerber/Bewerberin vorrangig einzustellen. Bei Nichteinstellung eines/r schwerbehinderten Bewerbers/Bewerberin ist dies ausf��hrlich zu begr��nden (siehe auch Punkt 6).

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4. Gleichstellung

In Bereichen, in denen die Universit��t zu wenige Frauen besch��ftigt, z.B. im technischen Dienst und bei Stellen wissenschaftlichen Stellen, ist mit der Gleichstellungsbeauftragte des Bereiches fr��hzeitig Kontakt aufzunehmen. Ihr sind die entscheidungsrelevanten Daten mitzuteilen und die erforderlichen Bewerbungsunterlagen fr��hzeitig zur Einsicht vorzulegen. Hiervon erfasst sind auch die Bewerbungsunterlagen m��nnlicher Mitbewerber, die die vorgesehenen Voraussetzungen f��r die Besetzung erf��llen.

In solchen Bereichen sollen, soweit m��glich, mindestens ebenso viele Frauen wie M��nner oder alle Bewerberinnen zum Vorstellungsgespr��ch eingeladen werden, soweit sie die vorgesehenen Voraussetzungen f��r die Besetzung erf��llen. In Bereichen geringerer Repr��sentanz von Frauen kann die Gleichstellungsbeauftragte an den Vorstellungs- und sonstigen Personalauswahlgespr��chen teilnehmen, soweit nicht nur Frauen oder nur M��nner die vorgesehenen Voraussetzungen f��r die Besetzung erf��llen. Die Dienststelle hat den Anteil der Frauen in diesen Bereichen unter Wahrung des Vorrangs von Eignung, Bef��higung und fachlicher Leistung bei der Besetzung von Stellen (auch mit Vorgesetzten- und Leitungsaufgaben sowie von Stellen f��r die Berufsausbildung) deutlich zu erh��hen.��

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5. Bewerbungsgespr��che

Die Einladungsfrist zu Bewerbungsgespr��chen sollte mindestens 3 Tage (ohne Samstag und Sonntag) betragen. F��r die Vorstellungsgespr��che mit schwerbehinderten Bewerberinnen/Bewerbernn - siehe oben - Punkt 3.

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6. Auswahlbegr��ndung

Die Auswahlbegr��ndung muss grunds��tzlich auf dem in der ver��ffentlichten Stellenausschreibung bekannt gegebenen Anforderungsprofil basieren und nachvollziehbar sein. Alle Bewerber und Bewerberinnen m��ssen anhand dieses Anforderungsprofils vergleichbar dargestellt werden. Die Nachvollziehbarkeit ist Grundlage f��r das Mitbestimmungsverfahren beim Personalrat und�� bei Klagen durch nichtber��cksichtigte Bewerberinnen/Bewerber sehr entscheidend. Jeder Einstellende sollte darum unbedingt neben der eigentlichen Personalauswahl immer die Beweissicherung ber��cksichtigen. So gilt es, auch die sachlichen Ausschlussgr��nde der nicht zu einem Vorstellungsgespr��ch geladenen Bewerber auf Grund der gleichen Beurteilungskriterien plausibel darzulegen. Inhalt der Auswahlbegr��ndung muss daher sein:

- Anzahl der Bewerber und Bewerberinnen - davon weiblich

- auf Basis der in der Ausschreibung definierten Auswahlkriterien (Ausbildung, Kenntnisse, Erfahrungen, F��higkeiten...) ist zu begr��nden warum die Bewerberin/der Bewerber favorisiert wird oder eben nicht, auch f��r die, die nicht zu einem Vorstellungsgespr��ch geladen werden.

- im n��chsten Schritt sind die zu Vorstellungsgespr��chen geladenen Bewerber zu bewerten und die Auswahl nach gleichen Kriterien zu begr��nden. Auch diese Auswahl muss plausibel und nachvollziehbar sein. Es empfiehlt sich daher, einen Fragebogen vorzubereiten, nach dessen Leitfaden dann alle Kandidaten befragt und bewertet werden. War eine/ein schwerbehinderte/r Bewerberin/Bewerber unter den Geladenen und fiel die Auswahl nicht zu ihren/seinen Gunsten aus, ist es erforderlich, gesondert zu begr��nden, warum sie/er nicht gleich geeignet ist.

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7. Zusagen an Bewerber

Zusagen hinsichtlich der Einstellung und Eingruppierung d��rfen von der/dem jeweiligen Vorgesetzten in den Bewerbungsgespr��chen oder danach nicht gegeben werden. Das erfolgt ausschlie��lich durch die Dezernentin Personalwesen nach Pr��fung der Unterlagen und Abschluss (wenn gem���� �� 67 Landespersonalvertretungsgesetz LSA erforderlich) des Mitbestimmungsverfahrens sowie Ablauf der unter Punkt 8 erl��uterten Frist.

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8. Absagen an nicht ber��cksichtigte Bewerber

Durch die zust��ndige Bearbeiterin des Dezernates Personalwesen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens f��r alle nicht ausgew��hlten Bewerber die Stellenabsagen geschrieben und versandt. Diese ist f��r alle Bewerber in der Regel gleich, egal ob schwerbehindert oder nicht. Der Bewerber hat keinen Anspruch auf Auskunft dar��ber, ob der Arbeitgeber einen anderen Bewerber eingestellt hat oder welche Gr��nde zur Nichtber��cksichtigung gef��hrt haben. Dennoch bitten Bewerber oft um Auskunft ��ber Gr��nde ihrer Nichtber��cksichtigung. Wichtig ist, hierzu keine Auskunft am Telefon zu erteilen. Wenn erforderlich, sollte diese in Abstimmung mit dem Dezernat Personalwesen schriftlich und ausschlie��lich auf Grund fachlicher Aspekte erfolgen. Hieran wird deutlich, wie wichtig es ist, Auswahlverfahren transparent durchzuf��hren und l��ckenlos zu dokumentieren. Auf Grund des f��r Bewerberinnen/Bewerber bestehenden Rechtsanspruchs auf gerichtliche Pr��fung ihrer/seiner Nichtber��cksichtigung durch Einreichung einer Klage innerhalb von 3 Wochen werden Einstellungen fr��hestens nach dieser Frist vorgenommen. Der Abschluss des Arbeitsvertrages mit dem favorisierten Bewerber vor Ablauf dieser Frist w��rde den unterlegenen Bewerber um seinen Bewerbungsverfahrensanspruch bringen, weil dann gar keine zu besetzende Stelle mehr zur Verf��gung steht. Das Ziel einer gerichtlichen Pr��fung - Sicherung eines fairen und den gesetzlichen Vorgaben (AGG, Art. 33 II GG) entsprechendes Bewerbungsverfahren - kann nach Besetzung nicht erreicht werden, da bereits vollendete Tatsachen geschaffen wurden.

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