Netiquette & Videokonferenzen

Gerade in Zeiten der Covid-19-Pandemie haben sich Videokonferenzlösungen als wichtige Werkzeuge erwiesen, um Abläufe zu gewährleisten und Kommunikation zu ermöglichen. Im besten Fall bringen uns Videogespräche etwas von der Nähe zurück, die uns Social Distancing genommen hat. Im schlimmsten Fall rauben sie Energie und sorgen für eine ablehnende Haltung gegenüber den Technologien und der Kommunikationsform allgemein.

Damit Videokonferenzen bestmöglich gelingen und der Austausch durch die vermittelte Kommunikation angenehm gestaltet werden kann, spielt der Umgang miteinander eine entscheidende Rolle. Doch nicht alle sind an diese Form der Kommunikation gewöhnt oder damit vertraut und besonders dann, wenn technische Fragen in den Vordergrund gestellt werden, verschwimmen die Überlegungen zu sozialen Konventionen und der Netiquette.

Netiquette? In der Wikipedia ist gut beschrieben, was die Netiquette überhaupt ist.

Nachfolgend sind einzelne Aspekte aufgelistet, die im Workshop diskutiert und aus den Erfahrungenen der Teilnehmer:innen zusammengetragen wurden.

Sich ins Bild setzen

Es gibt verschiedene Tools. Jedes hat unterschiedliche Features und oft liegen die netten Helferlein, die den feinen Unterschied eines Meetins ausmachen im Detail. Es lohnt sich daher immer, sich mit der Technik vertraut zu machen.

Die technische Vorbereitung ist eine grundlegende Sache. Dazu gehört auch die Wahl des Bildausschnitts sowie die Kameraeinstellung. Begegnen Sie den Kommunikationsteilnehmern im Meeting auf Augenhöhe. Ein schräges Bild kann als störend empfunden werden, Sie selbst verzerrt darstellen und damit die Teilnehmer:innen irritieren.

Daneben kann man häufig die Bildqualität (Standard Definition oder High Definition) einstellen und je nach Internetverbindung darüber auf den Kommunikationsfluss des Meetings einwirken. Weniger technisch, aber nicht minder relevant: Achten Sie auf gute Lichtverhältnisse.

Get in the picture!

There are different tools. Each one has different features and often the nice little helpers that make the difference in a meeting are in the details. It is therefore always worthwhile to familiarize yourself with the technology. 

The technical preparation is fundamental. This also includes the choice of the picture detail as well as the camera settings. Meet the communication participants in the video conference at eye level. A slanted picture can be perceived as disturbing, can distort you and thus irritate the participants. 

In addition, you can often adjust the image quality (Standard Definition or High Definition) and, depending on the Internet connection, influence the communication flow of the meeting. Less technical, but no less relevant: Pay attention to good lighting conditions.

Begrüßung

Wissen, mit wem man das Meeting hat, ist die Grundlage für einen Gesprächstermin - egal in welcher Form. Dies beginnt bereits bei der Einladung zum Meeting und der Vorbereitung. Als Host eines Meetings tragen Sie Sorge dafür, dass allen der Zugang gewährt wird.

Darüber hinaus ist eine kurze Vorstellungsrunde nicht nur höflich, sie bietet auch die Grundlage für spätere direkte Ansprachen und verbindet. Dadurch kann man schon im Vorfeld Konflikten entgegenwirken.

Nice to e-meet you!

Knowing who you have the meeting with is the basis for a meeting - no matter what form it takes. This begins with the invitation to the meeting and the preparation. As the host of a meeting, you ensure that access is granted to everyone.

In addition, a brief introduction of all participants is not only polite, it also provides the basis for later direct addresses and connects. This allows you to counteract conflicts in advance.

Timing

Wie bei klassischen Meetings spielen gutes Timing und Pünktlichkeit eine zentrale Rolle. Was kann man tun, um mit Unpünktlichkeit umzugehen? Es liegt bei Ihnen, ob Sie es den Teilnehmenden ermöglichen möchten, auch nach Beginn des Meetings teilnehmen zu können. Zoom unterstützt dies durch das ein/ausschalten von Beitrittstönen, den Einsatz/die Freigabe eines Warteraums oder die Möglichkeit, ein Meeting zu sperren.

Timing matters!

As with classic meetings, being on time plays a decisive role. What can you do to deal with unpunctuality? It is up to you, whether you want to allow participants to attend after the meeting has started. Zoom supports this by switching on/off joining tones, using/sharing a waiting room or the possibility to lock a meeting.

Moderation

Eine gute, zielführende Moderation ist für das Gelingen von Videokonferenzen unerlässlich. Die Moderation beginnt jedoch nicht erst mit dem Meeting, sondern schon im Vorfeld. 

Die Rolle der Moderation kann und sollte, wenn möglich, schon vorab definiert werden. Das spart Zeit für das Meeting selbst, schafft klare Erwartungen sowie Rollenverständnisse und lässt mehr Raum für inhaltliche Auseinandersetzungen. Moderationskarten (etwa diese hier) können den Gesprächsverlauf zudem positiv unterstreichen, Abstimmungen beschleunigen und dem Meeting spielerische Anteile verleihen.

Die Moderation bei Videokonferenzen ist keineswegs zu unterschätzen, daher sind vorab definierte Regeln zur Wortmeldung und der Diskussionsführung enorm wichtig, um den Überblick über die verschiedenen Schauplätze, die einerseits das audiovisuelle Meeting andererseits den Chat, der bei vielen Tools integriert ist, im Auge zu behalten. Für eine partizipative Gestaltung eines Meetings, bietet es sich an, verschiedene Rollen (Moderator:in, Co-Moderator:in, Protokollant:in) zu vergeben.

The host has muted you.

A good, focused moderation is essential for the success of video conferences. However, moderation does not just begin with the meeting, but in advance.

If possible, the role of the moderator can and should be defined in advance. This saves time for the meeting itself, creates clear expectations as well as understanding of the role and leaves more room for discussion of the content. Moderation cards (such as this one) can also positively underline the course of the discussion, speed up coordination and make the meeting more playful.

Moderation in video conferences should not be underestimated by any means, so pre-defined rules for speaking and leading the discussion are extremely important in order to keep an overview of the different locations that are on the one hand the audiovisual meeting and on the other hand the chat, which is integrated in many tools. For a participatory design of a meeting, it is advisable to assign different roles (host, co-host, moderator, co-moderator, minute-taker).

Kamera

Der Blick in die Kamera und damit die Signalisierung von Aufmerksamkeit spielen eine wichtige Rolle bei der vermittelten Kommunikation und sind schließlich auch für die Entscheidung zum Einsatz einer Videokonferenz ganz grundlegende Merkmale.

Der vermittelte Blickkontakt fördert den Aufbau gegenseitigen Vertrauens und kann gleichermaßen zum Abbau von Missverständnissen beitragen. Der Blickkontakt (ebenso wie Gestik und Mimik) sensibilisiert schließlich für Unausgesprochenes und steigert damit den Kommunikationserfolg.

Look into my eyes!

The view into the camera and thus the signalling of attention play an important role in mediated communication and are ultimately also very basic characteristics for the decision to use a video conference.

The mediated eye contact promotes the development of mutual trust and can equally contribute to the reduction of misunderstandings. Finally, eye contact (as well as gestures and facial expressions) sensitizes the participants to unspoken words and thus increases the success of communication.

Reden und Zuhören

Lassen Sie die anderen Teilnehmer:innen ausreden. Warten Sie auch mal etwas länger. Gerade dadurch, dass man das Mikrofon manchmal erst einschalten muss, kann der Gesprächsfluss bei Videokonferenzen durchaus langsamer sein als bei Präsenztreffen.

Direkte Ansprachen können zudem das Gemeinsame miteinander stärken und die Gesprächsintensität steigern. Sich auf das Gesagte der Teilnehmer:innen zu beziehen und einzelne Personen in das Gespräch einzubeziehen und zu aktivieren.

Reden Sie klar und deutlich. Auch die Sprechgeschwindigkeit spielt für eine klare Artikulation eine wichtige Rolle. Reden Sie zu schnell, versteht man Sie vielleicht nicht mehr gut und hat es schwer Ihnen zu folgen. Manche Videokonferenzsysteme bieten die Feedbackmöglichkeit, per Symbol zu signalisieren, ob man schneller oder langsamer reden soll.

Listen to each other

Let the other participants finish. Wait a little longer until you respond. The fact that sometimes you have to turn on the microphone first means that the flow of conversation in video conferences can be slower than in face-to-face meetings and the response time therefore is a little higher than in face-to-face-meetings.

Adressing participants directly can also strengthen and increase the intensity of the conversation. Refer to what the participants have said earlier. This raises involvement and can activate individual persons in the conversation.

Speak clearly and distinctly. Speech speed also plays an important role. If you talk too fast, people may not understand you well and have difficulty following you. Some videoconferencing systems offer the possibility of feedback by means of a symbol to signal whether you should talk faster or slower.

Danke!

Videokonferenzen können anstrenged sein, besonders wenn man viele Meetings hat. Nutzen Sie die Zeit zum Abschluss eines Meetings, um positive Aspekte hervorzuheben und sich für eine gute Diskussion oder zielstrebige bzw. ergebnisorientierte Haltung oder einfach die Aufmerksamkeit bei den Teilnehmenden zu bedanken.

Thank You!

Video conferencing can be stressful, especially if you have a lot of meetings. Use the time at the end of a meeting to highlight positive aspects and thank participants for a good discussion or a focused or result-oriented attitude or simply to thank them for their attention.
 

Nachbereitung

Ein Meeting endet mit der Verabschiedung und dem Trennen der Verbindung. Doch nach der Videokonferenz, ist vor der Videokonferenz. Wenn Sie das Protokoll, Meetingnotizen oder zukünftige Termine - vielleicht verbunden mit einer Call-to-Action - im Nachgang und gebündelt an alle versenden, vermeiden Sie Missverständnisse.

Follow-ups

A meeting ends with the farewell and closing the digital connection.

But after the video conference, is before the video conference. If you send the minutes, meeting notes or future appointments - perhaps combined with a call-to-action - afterwards and bundled to everyone, you avoid misunderstandings.

Weiterführendes

Weiterführende Literatur

• Angeli, C., Valanides, N., & Bonk, C. J. (2003). Communication in a web‐based conferencing system: The quality of computer‐mediated interactions. British Journal of Educational Technology, 34(1), 31-43.
• Döring, N. (1999). Sozialpsychologie des Internet: Die Bedeutung des Internet für Kommunikationsprozesse, Identitäten, soziale Beziehungen und Gruppen. Hogrefe, Verlag für Psychologie.
• Hambridge, S. (1995). RFC 1855 Netiquette Guidelines. Intel Corp. URL: https://tools.ietf.org/html/rfc1855
• Linek, S. B., & Ostermaier-Grabow, A. (2018). Netiquette Between Students and Their Lecturers on Facebook: Injunctive and Descriptive Social Norms. Social Media + Society, 4(3), 205630511878962. https://doi.org/10.1177/2056305118789629

Workshops mit ähnlichen Themenbezügen

• Netiquette bei Videokonferenzen
• Führung & Teamentwicklung auf Distanz

• Angeli, C., Valanides, N., & Bonk, C. J. (2003). Communication in a web‐based conferencing system: The quality of computer‐mediated interactions. British Journal of Educational Technology, 34(1), 31-43.

• Döring, N. (1999). Sozialpsychologie des Internet: Die Bedeutung des Internet für Kommunikationsprozesse, Identitäten, soziale Beziehungen und Gruppen. Hogrefe, Verlag für Psychologie.
• Hambridge, S. (1995). RFC 1855 Netiquette Guidelines. Intel Corp. URL: https://tools.ietf.org/html/rfc1855
• Linek, S. B., & Ostermaier-Grabow, A. (2018). Netiquette Between Students and Their Lecturers on Facebook: Injunctive and Descriptive Social Norms. Social Media + Society, 4(3), 205630511878962. https://doi.org/10.1177/2056305118789629