Neues Vergaberecht ab 01.03.2023

Mit dem neuen Tariftreue- und Vergabegesetz Sachsen-Anhalt (TVergG LSA) hat der Landtag auch die Einf��hrung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) beschlossen. Zum 01.03.2023 wird somit die VOL/A abgel��st, wodurch sich eine Vielzahl an ��nderungen in der Vergabepraxis ergeben werden. Seitens der Verwaltung wird eine neue Beschaffungsordnung erarbeitet und ein umfangreiches Schulungsangebot vorbereitet.

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Die neue Beschaffungsordnung befindet sich derzeit in der finalen Entwurfsphase. Durch das zust��ndige Ministerium (MWL) sind noch nicht alle wesentlichen Ausf��hrungsbestimmungen bzw. notwendigen Formulare und Anlagen zum Tariftreue- und Vergabegesetz ver��ffentlicht worden (Stand 28.02.2023). Soweit m��glich, wurde der Formularpool ��berarbeitet. Die aktualisierten Formulare stehen Ihnen ab sofort zur Verf��gung. Mit Umstellung auf die E-Vergabe und E-Akte sind Papierausdrucke und Unterschriften ab sofort (auch dezentral) nicht mehr erforderlich.

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Beschaffungspraxis (ab 01.03.2023):

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Hinweise zur Sch��tzung des Auftragswerts

Die Sch��tzung des Auftragswerts ist ma��geblich f��r die Wahl des Verfahrens. Leistungen gleicher Art m��ssen hierbei zusammengefasst werden. Grunds��tzlich z��hlt f��r die Sch��tzung nicht der Einzelauftrag, sondern alle m��glichen Auftr��ge gleichartiger Leistungen (und wirtschaftlicher Einheiten), welche im jeweiligen Haushaltsjahr/Projektlaufzeit/Vertragslaufzeit planm����ig get��tigt werden (sollen). Beachten Sie bei Ihrer Sch��tzung auch anfallende Nebenkosten wie z.B. Verpackung, Versand oder eventuell anfallende Lizenzgeb��hren.

Eine Orientierung, welche Leistungen als gleichartig zusammengefasst werden k��nnen, gibt der Erl��s- und Kostenartenplan. Alles, was finanztechnisch unter einer Kostenart (Sachkonto) zugeordnet werden kann, kann als gleichartige Leistung angesehen werden.

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Direktauftrag bis 5000 ��� netto (alt Direktkauf) = in Anwendung zum Haushaltsrecht LSA bis 4.201,67 ��� netto

Bei einem Direktauftrag kann die Lieferung oder die Leistung ohne die Einleitung eines f��rmlichen Vergabeverfahrens beschafft werden, jedoch m��ssen auch hier die Grunds��tze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ber��cksichtigt und dokumentiert werden. Ma��geblich f��r den Auftragswert sind nicht die jeweiligen Einzelauftr��ge, sondern die Summe der gleichartigen Leistungen (siehe Auftragswert).

Unter Ber��cksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist i.d.R. ein Preisvergleich bei mindestens 3 Unternehmen durchzuf��hren. Hierzu ist das Formular Kurzdokumentation / Direktauftrag zu verwenden. Bei der Dokumentation ist der Name, die Anschrift und der ermittelte Preis anzugeben. Beachten Sie bei der Angabe des Anbieters, dass hier nicht die Internetadresse des Anbieters gemeint ist, sondern der Unternehmensname. Diesen finden Sie u.a. im Impressum des jeweiligen Webshops. F��r die jeweilige Preisermittlung legen Sie der Bestellakte entsprechende Nachweise bei, dies kann in Form von Screenshots des Webshops oder ��ber eine kurze Telefonnotiz erfolgen. Als weitere Anfrage- und Auftragsm��glichkeit k��nnen die Angebotsaufforderung-light sowie das Auftragsschreiben zum Direktauftrag verwendet werden.

Bis zu einem gesch��tzten Auftragswert von 104,99 ��� netto (124,94 ��� brutto) ist lediglich eine Bedarfsbegr��ndung zu dokumentieren, dies kann direkt in der Bestellakte im Dokumentenmanagement d.3 erfolgen.

Es ist zu beachten, dass nicht immer die gleichen Unternehmen beauftragt werden, sondern zwischen diesen gewechselt wird.

Hinweis: Sachsen-Anhalt weicht von der 1.000 ���-Grenze entsprechend �� 14 UVgO ab, hier gelten 5.000 ���.

Beachte: Bei Bundesmitteln (BMBF, DFG, DLR usw.) gilt die Wertgrenze von 1.000 ��� netto.

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Verhandlungsvergabe dezentral - bis 4.201,67 ��� netto (alt Freih��ndige Vergabe)

Kann (bzw. soll) kein Direktauftrag durchgef��hrt werden, ist die Verhandlungsvergabe einzuleiten. Bei der Verhandlungsvergabe sind grunds��tzlich mindestens 3 geeignete Unternehmen zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern. Nach erfolgter Pr��fung der Angebote, ist der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Von Beginn an, ist das Verfahren mit allen wesentlichen Entscheidungen zu dokumentieren.

Die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes erfolgt in elektronischer Form, derzeit per Email (alle Bieter in BCC). Zur Aufforderung der Angebote per E-Mail ist die Vorlage zur Angebotsaufforderung zu verwenden. Die Angebotsfrist sollte i.d.R. 7-14 Tage betragen und richtet sich je nach Auftragsgegenstand, Auftragswert und Marktsegment. In Einzelf��llen kann die Angebotsfrist auch nur wenige Tage betragen. Die Angebotsfrist ist im Datumsformat, einschlie��lich Uhrzeit anzugeben. Die Bindefrist beginnt mit Ablauf der Angebotsfrist und ist im Datumsformat, i.d.R. ohne Uhrzeit, anzugeben. Als Bindefrist sollten 7-21 Tage eingeplant werden (Orientierungswert).

Nach Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote von mindestens zwei Vertretern der Struktureinheit gemeinsam zu ��ffnen. Im Nachgang erfolgt die Wertung der Angebote in vier aufeinander aufbauenden Wertungsstufen. Im Ergebnis der Angebotsauswertung ist eine Entscheidung ��ber den Zuschlag zu treffen. Der Zuschlag ist unter Ber��cksichtigung der Zuschlagskriterien auf das wirtschaftlich g��nstigste Angebot zu erteilen. An der Entscheidung sollen i.d.R. mindestens zwei Vertreter der Struktureinheit mitwirken.

F��r die Erteilung des Auftrags per E-Mail ist die Vorlage zum Auftragsschreiben zu verwenden. Nach �� 46 (1) UVgO sind die unterlegenen Bieter unverz��glich ��ber die erfolgte Zuschlagserteilung zu unterrichten. Gleiches gilt hinsichtlich der Aufhebung oder erneuten Einleitung eines Vergabeverfahrens einschlie��lich der Gr��nde daf��r. F��r die Bieterinformation per E-Mail ist die Vorlage zur Bieterinformation zu verwenden.

Alle wesentlichen Verfahrensschritte k��nnen der Vorlage zur Vergabedokumentationentnommen werden.

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Vergaben ab 4.201,68 ��� netto (5000 ��� brutto) - zentral

Beschaffungen von Lieferungen und von Leistungen sowie die Vergabe von Dienstleistungen ab 5.000,00 ��� brutto (4.201,68 ��� netto) obliegen ausschlie��lich der Abteilung Beschaffung, Zahlstelle (K13), unabh��ngig von der Finanzierungsquelle und der Bewirtschaftungsbefugnis. Hierzu ist ein entsprechender Vergabeantrag zu stellen. Weitere Informationen k��nnen der Seite von K13 entnommen werden.

Beachte: Wertgrenze Bundesmittel

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Weitere Hinweise:

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Bestellakte

F��r jeden Vorgang ist eine elektronische Bestellakte im Dokumenten Management System d.3 anzulegen, dies gilt auch f��r den Direktauftrag. Der Bestellakte sind alle erforderlichen Dokumente, u.a. die

• Bedarfsbegr��ndung
• Angebotsaufforderung (E-Mail-Vorlage)
• alle eingegangen Angebote (als Eingangsnachweis die E-Mail, hier gen��gt die E-Mail als Angebot)
• Vergabedokumentation
• Auftragsschreiben (bei Onlinebestellungen ggf. die Auftragsbest��tigung als Auftragsschreiben hinterlegen)
• ggf. der Versandnachweis (E-Mail-Vorlagen)

beizulegen.

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E-Vergabe und E-Akte

Entsprechend der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften ist jedes Vergabeverfahren von Anbeginn fortlaufend elektronisch in Textform zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Ma��nahmen sowie die Begr��ndung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Dies gilt auch f��r die gesamte Kommunikation mit Bewerbern und Bietern. Zur Umsetzung der Anforderung wird dies mittels elektronischer Verfahren umgesetzt. Papierausdrucke und Unterschriften sind somit nicht mehr erforderlich.

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Leistungs-, Eignungs- und Zuschlagskriterien

Entsprechende Hinweise und Praxistipps finden Sie auf der Seite von K13.

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Reiseleistungen

F��r Reiseleistungen finden die Vorschriften des Direktauftrags bzw. der Verhandlungsvergabe Anwendung. Die Reisekostenrichtlinie wird hierzu in Abstimmung mit K25 angepasst.

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Schulungsangebot:

Das aktuelle Schulungsangebot finden Sie im E-Learning-Portal.

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Vergabegesetze und Grunds��tze des Vergaberechts

Eine ��bersicht der einschl��gigen Vergabegesetze sowie die Grunds��tze des Vergaberechts finden Sie zusammengefasst auf der Seite von K13.

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Stand: 28.02.2023