Als Personalkosten können in Horizont Europa sowohl für das Projekt angestellte Mitarbeiter als auch fest angestelltes Personal als direkte Kosten angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass sämtliches Projektpersonal:

• direkt beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht angestellt ist,
• dass das Projektpersonal unter der alleinigen Aufsicht und in Verantwortung des Zuwendungsempfängers tätig ist,
• die Vergütung des Projektpersonals den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entspricht und
• bei fest angestelltem Personal entsprechend die Arbeitsverträge anzupassen sind und die Kosten direkt in das Projekt gebucht werden.

Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis eines Tagessatzes je Person. Zur Ermittlung des Tagessatzes werden die Brutto-Personalkosten pro Finanzjahr dividiert durch ein von der EU vorgegebenen Fixtagewert 215 (pro rata bei Teilzeit). Der sich ergebende Tagessatz wird dann mit den tatsächlich für das Projekt geleisteten Arbeitstagen je Monat multipliziert. Bei der Bestimmung der Tagesäquivalente wird auf halbe Tage auf- bzw. abgerundet. Abrechenbar sind nur Zeiten im Projekt, die auch identifizier- und nachweisbar sind.

Deckt die Berichtsperiode nicht das gesamte Kalenderjahr ab, so werden die tatsächlichen jährlichen Personalkosten der Person im betreffendem Jahr bis Ende der Berichtsperiode dividiert durch den anteiligen Fixtagewert (215 / 12 Monate * Anzahl der Monate bis Ende der Berichtsperiode).

Dokumentation der Personalkosten

Da nur die Personalkosten für die am Projekt gearbeiteten Tage abgerechnet werden können, ist die Arbeitszeit während der gesamten Projektlaufzeit mit Stundenzetteln (Timesheet) zu belegen. Eine weitere Möglichkeit ist eine monatliche „Declaration“ über die Arbeitszeit, welche auch bei Arbeit in mehreren Projekten/Lehre etc. möglich ist. Es gibt keine Möglichkeit der Nutzung der Declaration über die gesamte Periode für 100% Beschäftigte.

Einstellungs- und Arbeitsbedingungen für Forscher

• Implementierung der Grundsätze der Europäische Charta für Forscher und einen Verhaltenskodex für die Einstellung von Forschern (Arbeitsbedingungen, transparente, leistungsorientierte Einstellungsverfahren und berufliche Entwicklung). Die Einrichtung muss dafür Sorge tragen, dass dies den Forschern und an der Maßnahme beteiligten Dritten bekannt ist.
• Bei zeitweise beschäftigtem Personal sollte bei der Gestaltung des Arbeitsvertrages darauf geachtet werden, dass Dienstreisen für das Projekt an allen Wochentagen erforderlich sein können.

Gleichstellung der Geschlechter und Ethik

• Pflicht zur Gleichstellung der Geschlechter auf allen Ebenen des Personals, das der Maßnahme zugewiesen wurde, unter anderem auf Betreuungs- und Managementebene.
• Einhaltung ethischer Grundsätze - höchsten Standards für Integrität in der Forschung – ausschließlicher Schwerpunkt auf zivile Anwendungen – keine Maßnahmen zum Klonen von (a) Menschen zu Reproduktionszwecken.