eRechnung
Umstellung auf elektronischen Rechnungseingang
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Die Otto-von-Guericke-Universit��t Magdeburg stellt auf den elektronischen Rechnungseingang um. Bitte senden Sie uns ab sofort Ihre Ausgangsrechnungen im Format PDF, XRechnung oder ZUGFeRD ausschlie��lich per E-Mail an folgende Adresse:
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Zur Verarbeitung Ihrer elektronischen Ausgangsrechnungen m��ssen folgende Parameter beachtet und eingehalten werden:
- Senden Sie Rechnungen und Gutschriften jeweils nur einmal an die obenstehende E-Mail-Adresse. Es werden ausschlie��lich Rechnungen aus diesem Postfach verarbeitet.
- Alle rechnungsrelevanten Daten m��ssen im Anhang als entsprechende Datei angeh��ngt und d��rfen nicht Bestandteil des Flie��textes sein.
- Jede E-Mail darf nur eine Rechnung und eventuell weitere dazugeh��rige Anh��nge enthalten.
- Falls Rechnungen und Anlagen in einem Dokument zusammengefasst sind, muss dieses immer mit der Rechnung beginnen. Anh��nge sollten als nachfolgende Seiten hinzugef��gt werden (Empfehlung). Bei Aufteilung in mehrere PDF-Dateien pro Vorgang m��ssen diese mit eindeutigen Ausdr��cken wie ���Lieferschein���, ���Anhang��� oder ���Anlage��� von der eigentlichen Rechnung abgegrenzt werden.
- Rechnungen d��rfen kein passwortgesch��tztes PDF-Dokument sein und sollten eine Qualit��t von 300 dpi besitzen. Es gilt eine maximale Gr����e von 15MB pro E-Mail.
- Nicht zugelassene Dateiformate (bspw. Word, Excel, ZIP) werden nicht ber��cksichtigt. Es erfolgt keine Weiterverarbeitung.
- Rechnungen d��rfen nicht gedreht sein, Hoch- und Querformat sind jedoch m��glich.
- Der Betreff der E-Mail sollte Ihre Rechnungsnummer enthalten.
- Das Versenden von Werbung, Newslettern, Vertragsdokumenten oder ��hnlichem an die obenstehende E-Mail-Adresse ist nicht gestattet.
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��bermittelte Rechnungen, welche nicht den Vorgaben entsprechen, k��nnen nicht verarbeitet werden. Es erfolgt keine Zahlung und R��ckmeldung unsererseits.
Bei Fragen zu den technischen Rahmenbedingungen sprechen Sie uns gerne an. Auf Wunsch k��nnen wir auch zusammen mit Ihnen die Annahme und Verarbeitung eine Proberechnung testen.
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Grunds��tzlich gilt, dass die Rechnung alle nach �� 14 Abs. 4 und �� 14a Abs. 5 UStG erforderlichen rechnungsrelevanten Angaben zu enthalten hat.
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Unsere Rechnungsanschrift lautet:
Otto-von-Guericke-Universit��t Magdeburg
Universit��tsplatz 2
39106 Magdeburg
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Eine abweichende Lieferanschrift ist zul��ssig.
Zur sicheren und z��gigen Zuordnung der Rechnung ist die Angabe der Auftragsnummer unerl��sslich. Ist keine Auftragsnummer vorhanden, sind zwingend die Kostenstelle oder der bestellende Bereich anzugeben.