Datenschutz

Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung im Bereich Personalwesen und Reisekostenrecht

1 Rechtliche Grundlage

Mit der am 25. Mai 2018 erlassenen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurden weitreichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten erlassen.

2 Personenkreis

Von der Neuregelung in der DSGVO sind alle

  • Beschäftigten
  • Beamtinnen und Beamte
  • Auszubildende
  • PraktikantInnen
  • Dienstreisenden
  • Lehrbeauftragten
  • StellenbewerberInnen

erfasst.

3 Grundsätze des Datenschutzes bei der Verarbeitung, Speicherung und Weiterleitung personenbezogener Daten

Wie bisher auch werden personenbezogene Daten besonders vertraulich behandelt. Dennoch sind insbesondere im Rahmen von Bewerbungsverfahren die Abläufe bei den einstellenden Struktureinheiten dahingehend zu prüfen, ob die Vertraulichkeit auch bei Weiterleitung an einen größeren Personenkreis gewährleistet ist. In diesem Sinne können dienstliche E-Mail-Adressen zur Erleichterung der Kommunikation in dienstlichen Mailinglisten verwaltet werden. Es muss darauf geachtet werden, dass nach Ablauf des Auswahlverfahrens die Löschung aller Bewerberdaten erfolgt. Das umfasst übersendete Bewerberunterlagen ebenso wie die erstellten Synopsen. Das muss für alle am Verfahren beteiligten Personen oder Institutionen gewährleistet sein. Detaillierte Hinweise werden im Zusammenhang mit der Einstellung Tarifbeschäftigter gegeben. Auch bei der Besetzung von Professuren ist auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu achten. Werden Personendaten an externe Gutachter gesandt, ist auf den hohen Grad der Vertraulichkeit hinzuweisen sowie auf das Verbot der Weiterleitung an Dritte.

Von Bediensteten, Beschäftigten oder Auszubildenden dürfen keine personenbezogenen Daten gespeichert oder weitergeleitet werden, wenn dafür keine gesetzliche oder tarifliche Grundlage existiert.

Ausdrücklich wird auch noch einmal auf das Verbot zur Weiterleitung dienstlicher Emails auf private Emailadressen hingewiesen.

4 Informationen der Personengruppen

Für folgende Personengruppen sind Informationen auf der webseite von K 2 hinterlegt:

Im Falle von Dienstreisen und Lehrbeauftragten werden die Beantragungsformulare dahingehend geändert, dass die Kenntnisnahme bzw. Einwilligung zur Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten  vom Antragsteller in jedem Einzelfall bestätigt wird. Für Beschäftigte, Bedienstete und Auszubildende ist eine Einwilligung nicht erforderlich, es reicht die Information. Bei Neueinstellungen wird eine entsprechende Belehrung vorgenommen. Für bereits bestehende Arbeits-, Dienst- und Ausbildungsverhältnisse werden mit dieser Bekanntmachung und dem Verweis auf die veröffentlichten  Hinweise die Informationspflichten erfüllt.

Letzte Änderung: 18.07.2019 - Ansprechpartner: Andreas Grahn