FAQ - Dienstreise abrechnen

Wie: auf schriftlichen/elektronischen Antrag sowie innerhalb der Ausschlussfrist.

Wo: bei den Personen, die mit der Bearbeitung von Reisekostenrechnungen betraut sind (i. d. R. Sekretariat/Ökonomie). Das dazu erforderliche Formular ist im „Formularpool“ zu finden: „Reisekostenrechnung“, ggf. auch formlos.

Zahlungen müssen grundsätzlich im Original (durch Rechnungen, Bons, Quittungen, o. Ä.) belegt werden. Auch bei allen unbaren Zahlungen ist ein Zahlungsauszug zwingend erforderlich, da im Falle einer Prüfung durch Mittelgeber sicherzustellen ist, dass die Unterlagen vollständig sind.

Unentgeltlich gewährte Mahlzeiten (solche, die nicht selbst finanziert sind oder die in erstattungsfähigen Fahrt-, Übernachtungs- oder Nebenkosten enthalten sind) müssen im Rahmen der Dienstreiseabrechnung immer angegeben werden.

WICHTIG: Auch dann angeben, wenn sie aus persönlichen Gründen nicht eingenommen wurden.

Das ist der Fall wenn:

• zwischen der Dienststätte/Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, nur eine geringe Entfernung besteht; gering ist sie, wenn sie nicht mehr als zwei Kilometer beträgt (b. B. siehe § 6 Absatz 3 BRKG)
• zu Personalversammlungen gereist wird
• alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) unentgeltlich gewährt werden
• eine Dienstreisedauer im Inland genau oder weniger als acht Stunden beträgt.

Dienstlich notwendig - und damit begründungsfrei - sind Übernachtungskosten wenn:

• ein Betrag von 64,80 Euro (60,00 Euro Übernachtung zzgl. 4,80 Euro Frühstück) nicht überschritten wird
• die Reisestelle diese vor Reisantritt als angemessen anerkannt hat
• Zimmer aus einem von der Reisestelle herausgegebenen Hotelverzeichnis (siehe HÖB Teil II „Vereinbarung der OVGU mit Hotels zu günstigen Konditionen“) gebucht wird.

Übersteigen die tatsächlichen Übernachtungskosten die vorgenannten Höchstgrenzen, sind sie zu begründen. Triftige Gründe können z. B. Hotel war Tagungshotel oder kein günstigeres Angebot (Aufzählung nicht abschließend) sein.

Voraussetzung für die Erstattung von Übernachtungskosten in voller Höhe ist, dass die Hotelrechnung auf den Dienstherrn/Arbeitgeber ausgestellt ist (arbeitgeberveranlasste Buchung). Siehe hier auch „Was ist bei der Ausstellung von Hotelrechnungen zu beachten?“.

(ACHTUNG: Ausland abweichend -> siehe hier Formularpool „Auslandstage- und Übernachtungsgelder“)

Ja. Die Anschaffungskosten müssen sich jedoch amortisiert haben. D. h., die Summe der Kosten des Kaufs von Fahrkarten per BahnCard-Einsatz für Dienstreisen müssen mindestens die Höhe des Kaufpreises der BahnCard erreichen.

Zusatzkosten (z.B. Sitzplatzreservierungen, Zahlungsmittelentgelt) bleiben unberücksichtigt.

WICHTIG: Anteilige Kostenerstattungen sind nicht zulässig.

• vollständig ausgefüllter und unterschriebener Erstattungsantrag (siehe Fomularpool -> Buchstabe „B“ -> „BahnCard“ -> „Antrag auf Kostenerstattung der privat erworbenen regulären BahnCard“)
• Original-Rechnung des BahnCard-Kaufs
• Original-BahnCard (Plastikkarte)
• genutzte Fahrkarten in Kopie
• Kopie Reisekostenrechnungen
• WICHTIG: Hier müssen die Fahrkosten nach Fahrkartenpreis und Zuschlägen getrennt ausgewiesen sein.

Die Nutzung beider Beförderungsmittel ist zu begründen. Erstattungsfähig sind Anmietkosten der unteren Mittelklasse (z.B. Golfklasse) wie z.B. Reservierungsgebühr, Einwegmiete, Standortzuschlag.

Wichtig:

Zusatzleistungen, wie z.B. Haftungsreduzierung oder Zusatzversicherungen, sind buchbar, jedoch NICHT erstattungsfähig.

Triftige Gründe für einen Mietwagen:

• Regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (Bsp. Deutsche Bahn) sind nicht nutzbar/verkehren nicht
• Dienst-Kfz steht nicht zur Verfügung
• Miettarif mit Inklusiv-Kilometern
• Navigationssystem
• Reservierungsgebühr
• wintertaugliche Bereifung (jahreszeitentsprechend)
• Schneeketten (jahreszeitentsprechend)
• ggf. Standortzuschlag bzw. ggf. Einwegmiete

Triftige Gründe für die Nutzung eines Taxis (Aufzählung nicht abschließend):

• dringende dienstliche Gründe
• zwingende persönliche Gründe (z.B. Gesundheitszustand)
• persönliche Sicherheit bei Fahrten zwischen 23 und 06 Uhr
• Zurücklegen nicht zumutbarer Fußstrecken.

Taxis gehören nicht zu den regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln. Daher sind angefallene Kosten nur dann erstattungsfähig, wenn eine Notwendigkeit zur Nutzung bestand.

Kleine Wegstreckenentschädigung:

Sie wird in Höhe von 0,20 Euro pro Entfernungskilometer gezahlt, maximal jedoch 130 Euro für die gesamte zurückgelegte Strecke. Vergütet wird die Benutzung von Pkw oder anderen motorbetriebenen Fahrzeugen.

Große Wegstreckenentschädigung:

Zur Inanspruchnahme muss ein erhebliches dienstliches Interesse vorliegen. Dieses ist vor Antritt der Dienstreise im Rahmen des Reisegenehmigungsverfahrens zu beantragen und zu begründen. Die große Wegstreckenentschädigung wird in Höhe von 0,35 Euro pro Entfernungskilometer gezahlt. Eine Kappungsgrenze der Kilometerleistung besteht hier nicht.

Gründe (Aufzählung nicht abschließend):

• Schwerbehinderung der reisenden Person mit dem Merkzeichen „aG“
• Durchführung von Dienstgeschäften an verschiedenen Orten an einem Tag
• Mitnahme von schwerem Dienstgepäck (mindestens 25 kg).

WICHTIG: Wird ein privates Fahrzeug verwendet, setzen Sie Ihr Privateigentum zur Erledigung von Dienstreisen ein. Unkosten (Bsp. Kosten Fahrzeugunterhaltung, Kosten Fahrzeuginstandsetzung, Kosten Fahrzeugbetankung und –reinigung) werden nicht vergütet. Im Rahmen der kleinen Wegstreckenentschädigung besteht keinerlei Sachschadenhaftung.

Deshalb ist der Einsatz eines Privat-Pkw immer Ultima Ratio. Im Vorfeld der Verwendung ist stets zu prüfen, ob nicht die Nutzung anderer Beförderungsmittel (Bsp. Dienst-Kfz, Mietwagen) angezeigt ist.

• Pkw-Nutzung nach kleiner Wegstreckenentschädigung (0,20 EUR/km): Maximal 5,00 Euro/Reisetag
• Pkw-Nutzung nach großer Wegstreckenentschädigung (0,35 EUR/km): Parkkosten in tatsächlich angefallener Höhe

WICHTIG: Auch Parkkosten, die bei Benutzung eines Dienst- oder Mietwagens angefallen sind, werden in tatsächlich entstandener Höhe vergütet.

Weil nur dienstlich veranlasste notwendige Kosten erstattet werden dürfen. Private Telefon- und Internetkosten sind nicht erstattungsfähig.

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. Die Reisekostenvergütung darf in diesem Fall die sich nach dem tatsächlichen Reiseverlauf ergebenden Kosten nicht übersteigen.

Aber: Werden Dienstreisen mit privaten Reisen von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts notwendigen Kosten als Fahrtauslagen erstattet; Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie die zusätzliche Reisezeit gewährt.

Impfkosten sind bei Auslandsdienstreisen als Nebenkosten nach § 10 Bundesreisekostengesetz (BRKG) dann erstattungsfähig, wenn es sich um Reisen in Infektions- oder Endemiegebiete handelt. Bei der Prüfung der Erstattungsfähigkeit richten wir uns nach den länderspezifischen Impfempfehlungen des Auswärtigen Amtes.

Eine Erstattung im Rahmen der Reisekostenabrechnung ist nicht möglich, da es sich nicht um Kosten zur Erledigung des Dienstgeschäftes nach § 10 Abs. 1 Bundesreisekostengesetz (BRKG) handelt. Bedienstete sind insoweit durch den Dienstherrn abgesichert.

Sie sollten vor jeder Auslandsreise mit Ihrer Krankenkasse abklären, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht.

Nein. Derartige Kosten (wie z. B. auch Reiseunfallversicherung, Reisehaftpflichtversicherung) gehören zu den nicht erstattungsfähigen Aufwendungen.

WICHTIG: Wird privat eine Reiserücktrittsversicherung finanziert und tritt tatsächlich ein Schadensfall ein, sodass durch diese Versicherung eine Kostenersparnis erfolgt, ist in diesem Zusammenhang auch die Versicherungsprämie erstattungsfähig.

Ja. Auslagen für das Versichern des notwendigen persönlichen und dienstlichen Reisegepäcks sind während der ganzen Dienstreisedauer (Inlands- und Auslandsreisen) als Nebenkosten erstattungsfähig.

Wurde aus privaten Gründen eine Jahresgepäckversicherung abgeschlossen, können gesonderte Gepäckversicherungskosten für Dienstreisen nicht erstattet werden.

Ja, und zwar immer dann, wenn ein solcher im Zusammenhang mit einer anstehenden Dienstreise benötigt wird. Das schließt auch die Anfertigung benötigter Passfotos für die Ausstellung des Reisepasses ein.

WICHTIG: Planen Sie genügend Zeit für die Anschaffung des Passes im Vorfeld Ihrer Dienstreise ein.

Die Beschaffung eines Reisepasses auf Kosten des Arbeitgebers für Privatreisen ist nicht zulässig.