Nutzung Dienst-Kfz, Mietfahrzeug, privates Kfz, Fahrrad
Dienstkraftfahrzeug
Sofern keine regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel zur Verfügung stehen, ist die Anmietung eines Dienstkraftfahrzeuges zu prüfen. Dabei sind neben der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auch Aspekte der flexiblen Einsatzplanung zu berücksichtigen.
Mietwagen
Sollte kein Dienstkraftfahrzeug zur Verfügung stehen, ist die Möglichkeit der Anmietung eines Mietwagens zu prüfen.
Der/Dem Dienstreisenden der OVGU ist im Zusammenhang mit der Durchführung von Dienstreisen bis auf weiteres freigestellt, bei welchem Mietwagenanbieter das Leih-Kfz anmietet wird. Die OVGU Magdeburg empfiehlt, die Kfz-Anmietung auch weiterhin bei einem ortsansässigen, ggf. campusnahen Mietwagenpartner in Magdeburg vorzunehmen.
Bei der Auswahl des konkreten Kfz-Anbieters sind in die Überlegungen - neben dem Mietpreis für die eingeschlossenen Leistungen - auch zeitliche und örtliche Gesichtspunkte sowie Fürsorgegründe einzuziehen.
Die Kfz-Anmietung hat gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu erfolgen; damit ist in der Regel das günstigste Angebot auszuwählen. Grundsätzlich können nur die Kosten für die Anmietung eines Kfz der unteren Mittelklasse (z. B. Golfklasse) erstattet werden.
Vor Anmietung eines Leihwagens müssen nachfolgende Voraussetzungen erfüllt sein (= triftige Gründe):
- ein Dienst-Kfz steht nicht zur Verfügung und in der Dienstreisegenehmigung wurde einer Mietwagennutzung schriftlich zugestimmt
- das Dienstgeschäft ist bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels nicht durchführbar
- die Benutzung eines Kraftfahrzeuges ermöglicht es, an einem Tag an verschiedenen Stellen Dienstgeschäfte wahrzunehmen
- schweres Dienstgepäck (mindestens 25 kg) mitgeführt ist und ein Dienstkraftfahrzeug nicht zur Verfügung steht
Wird ein Mietwagen ohne triftigen Grund genutzt, werden die Kosten gemäß der kleinen Wegstreckenentschädigung erstattet. Hierzu ist die Angabe der zurückgelegten Entfernungskilometer notwendig.
Bei der Kfz Anmietung können folgende Leistungen erstattet werden:
- Miettage mit Inklusiv-Volumen
- Navigationssystem
- Reservierungsgebühren
- wintertaugliche Bereifung und Schneeketten (jahreszeitentsprechend)
- ggf. Standortzuschlag bzw. Einwegmiete
Leistungen, wie eine Reduzierung der Selbstbeteiligung*, Mobilitätsservice oder ein Personen-Unfall-Schutz*, Scheiben- und Reifenschutz oder Fahrzeugbetankung werden nicht erstattet.
Bitte prüfen und beachten Sie bei der Kfz-Anmietung auch folgende Aspekte:
- vor Anmietung ist unbedingt zu prüfen, dass das Fahrzeug frei von Beschädigungen (Steinschlag, Kratzer o. ä.) ist bzw. dass vorhandene, aber noch nicht eingetragene Beschädigungen von der Anmietstation im Mietvertrag aufgeführt werden
- informieren Sie sich über ggf. bestehende Einreiseverbote der Mietwagenunternehmen ins benachbarte Ausland; Fahrten in bestimmte Gebiete sind dann i. d. R. nicht oder nur mit speziellen Fahrzeugen möglich
- es ist zu überprüfen, dass das angemietete Fahrzeug bei der Abholung so betankt ist, wie es im Mietvertrag angegeben wurde - bei der Kfz-Rückgabe ist das vereinbarte Tankniveau zur Vermeidung von Zusatzkosten wieder herzustellen und abschließend vom Mietwagenanbieter zu dokumentieren/zu bestätigen
- im Schadensfall (z. B. Unfall) ist die Polizei einzuschalten.
Privates Kraftfahrzeug
Die Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges ist grundsätzlich Ultima Ratio. Vor Genehmigung der Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges ist aus versicherungstechnischen Gründen zu prüfen, ob vorher genannte Kfz-Varianten in Frage kommen. Diese Gründe sind auf dem Dienstreiseantrag zu dokumentieren. Hinweise zur Erstattung der Kosten für die Nutzung eines privaten Kraftfahrzeuges finden Sie hier.
Fahrrad
Bei regelmäßiger Verwendung eines Fahrrades zur Durchführung von Dienstreisen, wird als Wegstreckenentschädigung für jeden maßgeblichen Monat ein Betrag in Höhe von fünf Euro gewährt.
Die viermalige Nutzung bezieht sich auf zurückgelegte Einzelstrecken, nicht auf die Zahl der Dienstreisen.
Werden im Einzelfall höhere Kosten (z. B. Mietfahrrad) nachgewiesen, sind diese erstattungsfähig.