FAQ WinTrip®

• Auf der K25 (Reisekosten) Webseite oder auch auf der dazugehörigen Unterseite zu WinTrip gibt es rechts eine Box „Onlineverfahren (Dienstreisen)“. Klicken Sie in der Box auf „Login WinTrip“ und geben Sie auf der neu geöffneten Seite (WinTrip Web) nun Ihre Anmeldedaten ein.
•  Ihre Anmeldedaten bestehen aus Ihrem Benutzernamen und dem Passwort Ihres OVGU-Accounts.

Stellen Sie sicher, dass Sie nicht in einem anderen Tab oder Fenster des Browsers angemeldet sind. Falls dies nicht der Fall ist, schließen Sie den Browser komplett, um den gespeicherten Cache zu löschen und versuchen Sie es erneut.

Auch kann es zu Fehlermeldungen kommen, wenn Wartungsarbeiten am WinTrip-Server oder am Authentifizierungsserver im URZ stattfinden. In der Regel sollte eine Anmeldung nach 30-60 min wieder möglich sein.

Hinweis: Zum Abmelden in WinTrip nutzen Sie bitte im Menü auf der linken Seite den Button „Abmelden“. Beim Schließen des Tabs oder Browsers ohne ordnungsgemäße Abmeldung kann es ebenfalls zu Problemen kommen!

WinTrip importiert automatisiert automatisch Ihre Daten aus dem Personalverwaltungssystem HIS-SVA. Sie müssen also nichts selbst eingeben.

Bei Änderungen von Ihren persönlichen Daten nutzen Sie bitte das Formular der Uni zur Veränderungsanzeige von persönlichen Daten. Mit diesem wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten und K2 (Personalwesen). Die neuen Daten werden dann im SVA eingepflegt und automatisch in WinTrip importiert.

Im Menüpunkt „Reisen“ finden Sie oben in der Toolbar den Button „Reiseantrag“.

Hinweis: Die Erklärung der Begrifflichkeiten finden Sie bei den Anleitungen auf unserer Webseite.

Als „Zweck der Reise“ geben Sie bitte den Namen der Tagung / Besprechung / Konferenz / Projekt / … an (Beispiel: „3. internationale Tagung zum Thema Klimaschutz“).

Beispiel 1 - Zweitwohnsitz

Im Personalsystem SVA wird nur der Hauptwohnsitz gepflegt. Sollten Sie also einen Zweitwohnsitz haben und von dort aus Ihre Dienstreise starten, können Sie dies mit "anderer Ort" und direkter Eingabe beim Startort angeben.

Beispiel 2 - Urlaubsort

Sollten Sie Ihre Dienstreise aus dem Urlaub heraus starten, können Sie dies mit "anderer Ort" und direkter Eingabe beim Startort angeben.

Hinweis: Dies sind nur 2 Bespiele. Es kann sicherlich auch andere Optionen geben, in denen die Angabe "anderer Ort" nötig wird.

Im Reiter „Reiseverlauf“ können Sie oben den Button „neuer Zeitraum“ anklicken und einen Reiseabschnitt hinzufügen. Somit können Zwischenstopps in anderen Ländern verzeichnet werden. Dabei ist wichtig in welchem Land Sie sich um 23:59 Uhr befunden haben.

Nein, aber Sie können und sollten im Reiter „Verkehrsmittel“ bei Auswahl der Bahn Ihre BahnCard angeben.

Im Reiter „Finanzierung“ können unter „Von anderer Seite wird ein Zuschuss gezahlt i.H.v.“ Drittmittel z.B. vom DAAD o.Ä. angegeben werden. Es erfolgt zwar eine automatische Berechnung für den maximalen Abschlag, aber die Beantragung erfolgt wie bisher über händisch über die dafür vorgesehenen Formulare.

Im Menü „Reisen“ finden Sie alle Dienstreisen. In der Spalte „Status“ können Sie sehen, wie weit ihr Antrag in der Bearbeitung ist.

Wählen Sie in Ihrer Reiseübersicht die jeweilige Dienstreise per Doppelklick aus. Im Reiter „Eckdaten“ und „Reiseverlauf“ können Sie nun Ihre Reisedaten ändern, wie z.B. Beginn und Ende der Reise oder Änderung eines Zwischenstopps. Auch Verkehrsmittel- und Finanzierungsänderungen können in der jeweiligen Registerkarte geändert werden. Dies ist möglich, solange die Reise noch nicht genehmigt wurde. (Status Antrag unvollständig: Änderungen durch Reisenden und Sekretariat / Ökonomie, Status Antrag zu Finanzierungskontrolle freigegeben: Änderungen durch Sekretariat / Ökonomie)

Wurde der Reiseanrag schon genehmigt, können die Reisedaten bei der Abrechnung angepasst werden.

Im Reiter „Kürzung Verpflegung“ können Sie für jeden Tag einzeln in der letzten Spalte „Verzicht“ auswählen.

Wenn Sie den Dienstreiseantrag ausgefüllt haben, geben Sie ihn zur Finanzierung(skontrolle) an Ihr/e Sekretariat / Ökonomie frei. Kann die Finanzierung der Dienstreise nicht mehr gewährleistet werden, wird Ihr Antrag vom Sekretariat / der Ökonomie abgelehnt. Kann die Finanzierung der Dienstreise gewährleistet werden, wird die Finanzierung vom Sekretariat / der Ökonomie eingeben und der Antrag zur Genehmigung an den Vorgesetzten / Genehmigenden freigegeben. Der / die Vorgesetzte / Genehmigende entscheidet dann über die Genehmigung oder Ablehnung des Dienstreiseantrages und Sie erhalten eine Mail mit der Entscheidung.

Nein! Grundsätzlich dürfen Dienstreisen nicht gelöscht werden. Nur in besonderer Ausnahme kann die Reisekostenabteilung Ihre Dienstreise löschen.

Wenn Sie Ihre Dienstreise nicht abrechnen wollen – also auf Ihren Zahlungsanspruch verzichten wollen –, dann gehen Sie bitte wie bei einer normalen Abrechnung vor. Sie können im Reiter „Texte“ dann eine Mitteilung an K25 hinterlassen, dass Sie auf das Geld verzichten.

Wenn Ihre Dienstreise abgesagt wird, dann wählen Sie in WinTrip die betreffende Reise aus, indem Sie sie nur einmal anklicken. Nun ist sie farbig hinterlegt. In der Toolbar erscheint nun der Button „Reiseantrag absagen“, welchen Sie benutzen können. Es öffnet sich nun ein kleines Fenster, in dem Sie die Begründung eintragen können.

Ja, Anträge können vor der Genehmigung kopiert werden und somit einen neuen zu bearbeitenden Antrag erstellen.

Sobald eine Reise im Abrechnungsvorgang ist, ist dies nicht mehr möglich, es wird kein Antrag mehr generiert. Zukünftig wird auch die Möglichkeit bestehen, Anträge aus Abrechnungen zu kopieren.

Ja. Dazu bitte über den Menüpunkt „Personenauswahl“ den entsprechenden Reisenden auswählen.

Ja, solange der Dienstreiseantrag noch nicht genehmigt wurde.

Hier handelt es sich um die Thematik „Fremdfinanzierung“ * . Da eine Abbildung über WinTrip® derzeit technisch nicht möglich ist, sind entsprechende Dienstreisen händisch zu bearbeiten (Beantragung/Abrechnung).
Eine zeitnahe Lösung ist angestrebt.

* Bsp.: zentrale Finanzierung Dienstreisen zu Messen seitens TUGZ, zentrale Finanzierung Weiterbildungsreisen seitens K2 (Titel 52501), zentrale Finanzierung Dienstreisen zu Lasten einzelner Projekte (z. B. STIMULATE)

Ein Dienstreiseantrag ist für die gesamte Dienstreise zu stellen. Die Angabe des gesamten Reiseverlaufes (Darstellung aller einzelnen Reiseziele) ist Grundlage für die sachgerechte Reiseabrechnung.

Hinweis:
Die Aufteilung der ermittelten Reisekostenvergütung auf mehrere Finanzierungsquellen erfolgt händisch per Umbuchungsanordnung (siehe Antrag auf Umbuchung einer Ausgabe). Grund: Derzeit verfügt WinTrip® nicht über eine entsprechende Schnittstelle zum Dezernat Finanzangelegenheiten (K1). Eine zeitnahe Lösung ist angestrebt.

Hier besteht ein Unterschied zwischen Studierenden und Hilfswissenschaftlern.

Bei Hilfswissenschaftlern, bei denen ein Vertragsverhältnis mit der OVGU besteht, kann eine Dienstreise über WinTrip® beantragt und abgerechnet werden. Auf Antrag bei K25 werden im Bedarfsfall die entsprechenden Personendaten ins WinTrip® eingepflegt.

Reisen von Studierenden sind im WinTrip® nicht abbildbar. Die Beantragung (privatrechtliche Vereinbarung) und Abrechnung (formlos) dieser Reisen erfolgt daher nach wie vor in Papierform.

Nein. Im WinTrip® werden nur Dienstreisen von OVGU-Bediensteten abgerechnet.

Die Abrechnung der Reiseaufwendungen von Gästen (Außenstehende) erfolgt auf der Grundlage der Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), in Anlehnung an die universitären Bestimmungen, direkt über das Dezernat Finanzangelegenheiten (K1).

Ja. Aus diesem Grund ist es wichtig, Veränderungen der persönlichen Angaben an das Dezernat Personalwesen (K2) zu melden (siehe Veränderungsanzeige für persönliche Angaben).

Diese Möglichkeit besteht nicht. Das im SVA registrierte Austrittsdatum des Bediensteten wird ins WinTrip® eingespielt. Ab diesem Datum ist der WinTrip®-Zugang des Bediensteten deaktiviert.

Der Fachbereich trägt Sorge dafür, dass zum Ausscheiden eines Bediensteten alle offenen Dienstreiseabrechnungen im WinTrip® erfolgt sind. Sofern im Ausnahmefall hier Probleme auftreten sollten, wenden Sie sich bitte an die Reisekostenstelle (K25).

Wenn die Anleitungen, Videos und FAQ‘s zu WinTrip® auf der Webseite von K25 nicht ausreichend Hilfe bieten, wenden Sie sich bitte an die Ansprechpartner der Reisekostenstelle (K25). Ggf. kann hier auch ein separater Schulungsbedarf angemeldet werden.

Hinweis:
Derzeit bitte ausschließlich die Anleitungen und Videos auf der Webseite von K25 verwenden, nicht die Anleitungen und Videos im Menü in WinTrip®.
Grund: Die dort eingestellten Videos sind Basis-Anleitungen der Softwarefirma „i&k“, sie bilden nicht das weiterentwickelte WinTrip®-Verfahren der OVGU ab.

Genehmigte Dienstreiseanträge begründen einen Versicherungsschutz und sind nicht zu löschen (Dokumentationspflicht). Über Änderungen, die sich während der Reisedurchführung ergeben, ist im Hinblick auf einen bleibenden Versicherungsschutz stets zu informieren. Setzen Sie dazu Ihren Fachbereich - den Genehmigenden, das Sekretariat - vorzugsweise per E-Mail in Kenntnis. So lassen sich alle Veränderungen (Bsp. Zeitdauer, Beförderungsmittel) dokumentieren sowie zur Nachweisführung und korrekten Bemessung der zustehenden Spesenvergütung i. R. der Reiseabrechnung als Dokument hochladen. Ein sich ergebender weiterer Handlungsbedarf (Bsp. Stornierungen, Neubuchungen) ist dieser auf Grundlage dieser (E-Mail-)Information umsetzbar.

Bei Änderungen zum genehmigten Dienstreiseantrag im Vorfeld des Reiseantritts kann der Button „Reiseantrag absagen“ im WinTrip® genutzt werden. Die Pflicht zur Dokumentation ist gewahrt und ein neuer Reiseantrag kann gestellt werden.

Eine Dienstreisegenehmigung ist nicht nur entscheidend für z. B. die Anerkennung der dienstlichen Notwendigkeit, versorgungs- und unfallrechtliche Ansprüche sowie Schadenersatz, sondern ebenso für die Vergütung von Reiseaufwendungen. D. h. Kosten, die bereits im Vorfeld der Dienstreise anfallen (Bsp. Tagungsgebühren), werden ohne das Vorliegen eines genehmigten Dienstreiseantrages seitens des Arbeitgebers nicht vorab bezahlt.

Reisegenehmigung und Reiseabrechnung sind stets erforderlich, wenn Aufwendungen entstehen, also Kosten anfallen.

Das trifft zu, wenn

• der Arbeitgeber im Vorfeld der Dienstreise Zahlungen übernimmt (Bsp. Tagungsgebühren, Hotelkosten),
• Reisemittel vom Arbeitgeber zur Dienstreisedurchführung zur Verfügung gestellt werden (Bsp. Fahrkarte Deutsche Bahn, Flugtickets),
• Mitarbeitende Buchungen für Reisemittel selbstständig tätigen, also Zahlungen im Reisevorfeld auslösen und somit finanziell in Vorleistung gehen (Bsp. Mietwagen).

Wird die Dienstreise angetreten/durchgeführt, ist mit der Reiseabrechnung nachzuweisen, dass alle zur Verfügung gestellten Reisemittel genutzt wurden (Bsp. Vorlage Fahrkarten, Flugscheine).

Reiseabrechnungen sind auch erforderlich, wenn Dienstreisen nicht angetreten werden (Bsp. Krankheit, Veranstaltungsabsage), jedoch im Vorfeld Kosten bezahlt wurden (Bsp. Tagungsgebühr, Hotelübernachtung). In diesen Fällen sind alle ausgelösten Reisebuchungen umgehend zu stornieren (Schadenminderungspflicht) und innerhalb der Reiseabrechnung dafür erhaltene Gutschriften vorzulegen.

Unabhängig davon ist eine Reiseabrechnung immer zur Angabe von unentgeltlichen Mahlzeiten (Bsp. Frühstück im Hotel, Verpflegung während Tagungsteilnahme oder im Flugzeug) als Grundlage zur Steuerprüfung notwendig.