FAQ - Dienstreise vorbereiten

Mit diesem Grundsatz wird zur sparsamen Haushaltswirtschaft angehalten. Es gilt das Minimal- (ein bestimmtes Ziel mit möglichst wenig Mitteln erreichen) und das Maximalprinzip (mit gegebenen Mitteln einen möglichst großen Nutzen erzielen).

D. h., Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren.

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstorts, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind.

Jede/Jeder Beschäftige der OVGU kann einen Dienstreiseantrag stellen. Die dazu erforderlichen Formulare („Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise“ bzw. „Privatrechtliche Vereinbarung“) sind im „Formularpool“ zu finden.

Jede, die/Jeder, der ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der Universität hat (z. B. auch studentische Hilfskräfte).

Die Dienstreisegenehmigung beinhaltet das Recht zur Erledigung von Dienstangelegenheiten außerhalb des Dienstorts. Sie dient auch zur Erlangung des gesetzlichen Unfallversicherungsschutzes. Zudem ist sie die Grundlage für die Auszahlung von Reisekosten. Die Haushaltsstelle, aus der die Reisekosten gezahlt werden sollen, muss eingetragen sein.

WICHTIG: Ein genehmigter Dienstreiseantrag verbleibt im Original beim Reisenden, und zwar bis zu dem Zeitpunkt, da die Dienstreise abgerechnet wird. Erst dann ist er den Abrechnungsunterlagen (Reisekostenrechnung) beizufügen.

Hier handelt es sich um Reisen, die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen.

Dienstreisen hingegen umfassen das Dienstgeschäft und die zu seiner Erledigung notwendigen Fahrten. Eine Dienstreise liegt regelmäßig dann vor, wenn ohne die/den Dienstreisenden beispielsweise ein Termin oder eine Besprechung nicht stattfinden würde. D. h., es ist grundsätzlich ein aktiver Beitrag der/des Dienstreisenden erforderlich.

Ein Reisekostenvorschuss ist eine Vorauszahlung auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten. Maximal 80% der voraussichtlichen Gesamtaufwendungen kommen als Vorschuss zur Auszahlung, sofern diese mindestens 200 Euro betragen.

Das sind z. B. Fahrkosten (Flugticket, Bahnfahrkarten) oder Teilnahmegebühren die der Lehrstuhl/die Einrichtung direkt an die Rechnungsstellerin/den Rechnungssteller bezahlt hat.

Wird eine Übernachtung z. B. von einer einladenden Stelle oder einem Projektpartner (Aufzählung nicht abschließend) übernommen, also ohne Berechnung zur Verfügung gestellt, ist sie unentgeltlich.

Erstattungsfähig sind die Kosten, die bei Nutzung der 2. Wagenklasse (2. Kl.) der Deutschen Bahn anfallen. Alle möglichen Fahrpreisermäßigungen sind in Anspruch zu nehmen.

WICHTIG: Die 1. Wagenklasse ist nutzbar, erstattet werden jedoch nur die Kosten der 2. Klasse.

Hierzu gehören z. B. Spartarife, Wochen- oder Monatskarten, BahnCard, Jobticket, Netz- oder Zeitkarten.

Die OVGU ist Firmenkunde der Deutschen Bahn (DB). Daher räumt die DB der OVGU  zur Zeit einen Firmenkundenrabatt (FKR) in Höhe von 5% des Fahrpreises ein. Er wird nicht auf Sonderpreise (z. B. Spezialtarife, private BahnCard) gewährt und darf nicht im Rahmen von Privatreisen genutzt werden.

Wird zusätzlich zum FKR ein BahnCard-Rabatt gewünscht, ist eine BahnCard Business zu erwerben (siehe Formularpool „Kostenprognose zum Erwerb der BahnCard Business“).

WICHTIG: Eine arbeitgeberfinanzierte BahnCard Business kann auch für private Reisen verwendet werden.

Der FKR kann wie folgt genutzt werden:

• beim Online Fahrkartenkauf über das Firmenkundenportal der Deutschen Bahn
• beim Fahrkartenkauf in DB-Reisezentren unter Angabe der BMIS 2304558 (Kundennummer der OVGU bei der DB).

Nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) sind dienstlich notwendige Fahrtkosten erstattungsfähig.

Bei Flugreisen ist das dann der Fall, wenn es sich z. B. in einer Ersparnis von Zeit und/oder Kosten begründet. Dies trifft bei Flugreisen auf die Touristen- bzw. Economyklasse zu.

Nach der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) kann bei Auslandsflügen die Business Class erstattet werden.

WICHTIG: Flugreisen in Europa werden nicht in der Business Class vergütet. Dazu gehören Flugreisen innerhalb von europäischen Ländern, zwischen europäischen Ländern und zwischen europäischen Ländern und dem Inland. Zu Europa gehören auch Länder wie Estland, Weißrussland und die Ukraine (Aufzählung nicht abschließend). Im Hinblick darauf wären Kosten für einen Flug von Bonn nach Moskau und zurück beispielsweise lediglich in der Touristen- oder Economyklasse erstattungsfähig.

Flugreisen zwischen Europa und Außereuropa (z. B. Dienstreise in die USA), sind keine Flugreisen in Europa. Das gilt auch für Flüge, die beispielsweise in Europa durch Zwischenlandungen unterbrochen werden (Bsp. Flug von Berlin über Rom (Umsteigen) nach Kairo).

Bitte beachten: Eine Erstattung der Kosten, die bei der Benutzung eines Flugzeuges in der 1. Klasse entstehen, ist - unabhängig von der Entfernung des Reiseziels - ausgeschlossen.

Sachschadenshaft besteht ausschließlich dann, wenn an der Nutzung des privaten Pkw im Rahmen der Reisegenehmigung ein erhebliches dienstliches Interesse (große Wegstreckenentschädigung) begründet wurde.

Ja. Sie dürfen einen Privatreise mit einer Dienstreise verknüpfen. Wichtig dabei ist, dass die Reise nicht mit mehr als 5 Werktagen privater Zeit verbunden wird, da bei einer Überschreitung nur die zusätzlich zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendigen Kosten als Fahrtauslagen erstattet werden.

Nur in den Fällen, in denen die/der Dienstreisende auf eine Begleitperson angewiesen ist (Eintrag im Schwerbehindertenausweis). Dieser Person können die Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten gegen Einzelnachweis bis zur Höhe der Kosten erstattet werden, die der/dem Dienstreisenden erstattet würden.

Die Ausschlussfrist beträgt sechs Monate. Sie beginnt einen Tag nach Ende der Dienstreise. Nach Ablauf der Frist wird keine Reisekostenvergütung mehr gewährt. Reisekostenvorschüsse sind in voller Höhe zurückzuzahlen – es sei denn, der Verbrauch von gewährten Reisemitteln ist nachweisbar.

Mit Beendigung der Dienstreise hat der Reisende sechs Monate Zeit, die Reisekostenrechnung einzureichen. Diese ist möglichst zeitnah einzureichen mit allen Kostennachweisbelegen im Original (Bsp. Rechnungen, Flugscheine, Fahrkarten) einzureichen.