FAQ - Allgemeine Hinweise und Informationen

Gastprofessoren

Zur Erstattung von Reisekosten an Gastvortragende wird auf die Hochschulöffentlichen Bekanntmachungen Teil II (HÖB) Nr. 04. Finanzen, Planung, Beschaffungswesen in der jeweils geltenden Fassung verwiesen.

Bei der Beurteilung der Angemessenheit der Vergütung sind sowohl die Bedeutung und der Umfang des Gastvortrages als auch die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß § 7 Landeshaushaltsordnung des Land Sachsen-Anhalt (LHO LSA) sowie des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) zu berücksichtigen.

Die Abrechnung des Gastvortrages ist dem Dezernat Finanzangelegenheiten mit allen erforderlichen Unterlagen (Vereinbarung sowie Originalbelege zur Erstattung der Fahrt- und Übernachtungskosten) zu übersenden.

Lehrbeauftragte

Ob und in welchem Umfang eine Vergütung von Reisekosten (Auslagenersatz) erfolgen soll, planen die Fachbereiche im Hinblick auf die jeweilige Mittelsituation (verfügbare Haushaltsmittel).

Wurde innerhalb der Lehrauftragung ein Auslagenersatz vereinbart, ist die Erstattung der mit dem Lehrauftrag verbundenen Reisekosten nur im Rahmen verfügbarer Haushaltsmittel und unter Einhaltung der an der OVGU geltenden rechtlichen Bestimmungen zulässig (HSG LSA, Verfügungen des Geldgebers sowie weitere beamtenrechtliche und reisekostenrechtliche Regelungen).

Die Beantragung und Abrechnung von Reiseauslagen (Auslagenersatz) erfolgt digital innerhalb des Dokumentenmanagementsystems (d.3).

Tatsächlich entstandene, grundsätzlich durch Originalbelege nachgewiesene, notwendige Reisekosten (Fahrkosten, Kosten für Verpflegung und Unterkunft) sind in angemessener Höhe erstattungsfähig.

Zahlungen von Pauschalbeträgen in Höhe des Tage- und Übernachtungsgeldes sind unzulässig.

Es gilt die Ausschlussfrist von 6 Monaten.

Außenstehende mit Einladung

• Externe Gutachter,
• externe Mitglieder von Gremien, Arbeitsgruppen, Kommissionen oder Berufungskommissionen an der OVGU sowie
• sonstige Externe, die im Auftrag der OVGU tätig sind,

können auf Grundlage einer Einladung reisen.

• Reisevergütung und Ausschlussfrist richten sich nach den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB); keine Entschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG)
• Beantragung der Kostenerstattung erfolgt formlos beim Dezernat Finanzangelegenheiten
• pauschales Aufenthalts- und Übernachtungsgeld werden nicht gewährt

Außenstehende mit privatrechtlicher Vereinbarung

• Hochschullehrer im Ruhestand ohne Ruhestandsvereinbarung,
• Studierende ohne Arbeitsverhältnis mit der OVGU sowie

• eingeschriebene Promovenden/Stipendiaten,

die im Auftrag der OVGU tätig sind, reisen auf Grundlage einer geschlossenen Vereinbarung (Reisegenehmigung per Dienstreiseantrag unzulässig).

• Vereinbarung regelt die vergütungsfähigen Aufwendungen (Bsp. Beförderungsmittel, Übernachtungskosten)
• formloser Antrag auf Kostenerstattung (handschriftlich unterzeichnet) enthält Namen, Privatanschrift, Bankverbindung sowie Reisedaten (Reiseweg, -zeitraum und -zweck)
• im Original beifügen: geschlossene Vereinbarung, alle Kostennachweise (Bsp. Hotelrechnung, Rechnung Restaurant und/oder Kassenbeleg Supermarkt, wenn Verpflegungsmehraufwendungen vergütet werden sollen),
• Aufwendungen, die nicht durch Originalbelege nachgewiesen sind, werden nicht erstattet.
• Pauschvergütungen (Tage- und Übernachtungsgeld) werden nicht gewährt
• für ausreichenden Versicherungsschutz in Eigenregie sorgen
• Reiseabrechnung/Beantragung der Kostenrückerstattung innerhalb von sechs Monaten nach Reiseende
• Ausschlussfrist: Es gelten die entsprechenden Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

• dienstliche Notwendigkeit liegt vor,
• Zahl dienstreisender Personen ist auf notwendiges Maß beschränkt,
• persönliche Angaben sind vollständig,
• Reiseziel und Reisezweck sind angegeben,
• Beginn und Ende der Reise sind angeben (Bei der Verbindung der Dienstreise mit einer privaten Reise der tatsächliche dienstliche und private Verlauf!),
• Finanzierung ist sichergestellt,
• Beförderungsmittel ist angegeben und ggf. begründet (Wirtschaftlichkeit beachten). 
• bei Dienstreise über mehrere Monate K22 kontaktieren (Prüfung Entsendung)

Bei Genehmigung des Beförderungsmittels bitte beachten:

• Deutsche Bahn (Fahrpreisermäßigungen (Bsp. BahnCard), innerhalb Deutschlands 2. Klasse)
• Flugzeug (Begründung: dienstlich, terminbedingt, wirtschaftlich, zeitlich, Fürsorgegründe (Bsp. erhebliche Verkürzung Reisedauer zur Betreuung Angehöriger))
• Mietwagen (Begründung; kein Abschluss Zusatzversicherungen)
• Taxi (Begründung, Bsp. Nachtfahrt)
• Privat-Pkw:
  • kleine Wegstreckenentschädigung (0,20 Euro/km), maximal 130 Euro je Dienstreise (Hin- und Rückfahrt) -> Achtung: Keine Sachschadenhaftung, keine Entschädigung Unterhaltungs- und Instandsetzungskosten
  • große Wegstreckenentschädigung (0,38 Euro/km) nur bei erheblichem dienstlichen Interesse, Sachschadenhaftung besteht

Vom Rektorat wurde der Campusbegriff festgelegt und umfasst die in anliegendem Plan umrandeten Bereiche (ohne Medizinische Fakultät (FME)):

• Campus Universitätsplatz 2,
• Gebäude Am Krökentor (G43),
• Gebäude am Schroteplatz (G40, 41, 42 und 44),
• Gebäude Große Steinernetischstraße (G50),
• Gebäude des Wissenschaftshafens.

Dienstort ist die politische Gemeinde, in der sich die zuständige Dienststätte befindet. Bei abgeordneten Mitarbeitenden ist Dienstort der neue Beschäftigungsort. Bei Telearbeit und mobiler Arbeit gilt der Sitz der zuständigen Dienststelle als Dienstort.

• Kraftfahrer benötigen keinen separaten Dienstreiseauftrag. Sie führen keine Dienstreise durch, sie üben eine Fahrtätigkeit aus.
• Die dienstreisende Person vermerkt in ihrem Reiseantrag die Dienstwagennutzung mit Fahrer. Der Fahrauftrag und das Fahrtenbuch belegen die Fahrtätigkeit des Kraftfahrers.
• Befördern Kraftfahrer Mitarbeitende i. R. von Dienstreisen, haben sie Anspruch auf die Erstattung der damit verbundenen Aufwendungen (Bsp. Übernachtungskosten).
• Gemäß der Dienstanweisung des Bundes erhalten Kraftfahrer Tagegeld, wenn sie außerhalb des Ortes unterwegs sind, in dem sich die Dienstbehörde (Magdeburg) befindet.

Notwendige Auslagen (außer Fahrtkosten, Wegstreckenentschädigung, Tage- und Übernachtungsgeld) werden als Nebenkosten erstattet, wenn ein ursächlicher/unmittelbarer Zusammenhang zur Erledigung des Dienstgeschäftes besteht.

Beispiele für erstattungsfähige Nebenkosten:

• Kosten der Gepäckversendung (ab 15 kg Handgepäck) und -aufbewahrung sowie Versicherung persönlichen und dienstlichen Reisegepäcks
• Eintrittsgeld für die dienstlich notwendige Teilnahme an Veranstaltungen (Bsp. Ausstellungen, Tagungen)
• dienstlich veranlasste Kommunikation (Bsp. Internet, Telefon)
• Auslandseinsatzentgelt bei Kreditkarteneinsatz für erstattungsfähige Reisekosten unter Berücksichtigung des Kreditkartenumrechnungskurses sowie Bankspesen oder Gebühren für Barabhebungen an Geldautomaten im Ausland
• Kosten für Garagenmieten und Parkgebühren bei Benutzung von Dienst-Kfz, Mietwagen sowie Privat-Pkw bei Vorliegen des erheblichen dienstlichen Interesses (große Wegstreckenentschädigung)
• Parkgebühren Privat-Pkw bis zu 15 Euro/Tag (kleine Wegstreckenentschädigung)
• Kosten für Fähren und Mauten bei Benutzung von Kraftfahrzeugen
• Kosten der freiwilligen CO₂-Kompensation bei Nutzung Privat-Pkw
• Kosten für ärztliche Zeugnisse und erforderliche Untersuchungen (Bsp. Tropentauglichkeitsuntersuchung), notwendige Impfungen einschließlich Sera im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen, Grenzübertritts- und Zollpapiere, Visa sowie Aufwendungen für die Beschaffung Reisepass (inkl. Passbilder)
• Kosten für eine nicht im öffentlichen Dienst stehende Begleitperson schwerbehinderter Beschäftigter werden entsprechend der Vorschriften des BRKG erstattet, wenn der schwerbehinderte Beschäftigte das Dienstgeschäft nur mit fremder Hilfe ausführen kann.

Beispiele nicht erstattungsfähige Nebenkosten:

• Reiseausstattung (Bsp. Koffer, Taschen), Tageszeitungen, Trinkgelder, Geschenke
• Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
• Reiseversicherungen (Bsp. Reiseunfallversicherung, Reiserücktrittsversicherung, Reisehaftpflichtversicherung, Flugunfallversicherung, Auslandskrankenversicherung)
• Ersatzbeschaffung, Reparatur oder Reinigung mitgeführter Kleidungs- und Reiseausstattungsstücke
• Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
• Arzt- und Arzneimittelkosten
• Betreuungs- und Pflegekosten für Familienangehörige

Beispiele Nebenkosten bei Nichtantritt oder Abbruch der Dienstreise aus dienstlichen oder privaten Gründen:

• Kosten für die Stornierung von Flug- und Fahrscheinen sowie Unterkunftsreservierung (Bsp. Hotel)
• vorausbezahlte Teilnahmegebühren, soweit sie nicht vom Veranstalter erstattet werden

Voraussetzung für Kostenerstattung:

Nach Kenntnis der Hinderungsgründe (für Nichtantritt oder Abbruch der Reise) ist der Schadenminderungspflicht nachzukommen.

Die Schadenminderungspflicht umfasst die Ausschöpfung aller Möglichkeiten, entstehende Kosten so gering wie möglich zu halten und bereits eingegangene Verpflichtungen weitestgehend rückgängig zu machen.

Reisekosten

Reisekosten im Inland werden nur für die günstigste Fahrkarte der niedrigsten Klasse erstattet. Ausnahmen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) finden keine Anwendung, sodass § 4 Abs. 1 Sätze 2 (Erstattung Fahrtkosten der nächsthöheren Klasse bei mindestens zwei Stunden Fahrzeit) und 4 (Erstattung Kosten einer höheren Klasse durch dienstliche Gründe) wie auch § 4 Abs. 3 (Erstattung Kosten nächsthöherer Klasse bei Behinderungsgrad von mindestens 50) sowie die entsprechenden Ausführungen in der BRKGVwV (Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum BRKG) nicht anzuwenden sind. Bei Nutzung eines nicht genehmigten Verkehrsmittels erfolgt die Erstattung nur bei nachträglicher Genehmigung. Ohne Genehmigung wird keine Erstattung gewährt.

Dienstunfallschutz

• besteht nur bei Nutzung des genehmigten Beförderungsmittels.
• Bei Verwendung eines anderen Verkehrsmittels (ohne Genehmigung) entfällt der Dienstunfallschutz.

Der OVGU, als Vertragspartner der Deutschen Bahn (DB), wird ein Geschäftskundenrabatt (GKR) gewährt.

Fahrkarten, die über das Geschäftskundenportal (bahn.business) der DB erworben werden, sind automatisch rabattiert.

Die bahn.business-Nutzung erfolgt ausschließlich für dienstliche Zwecke.

BahnCard-Typen

BahnCard Business 25/50 (BCB25/50)

• Kauf über bahn.business/arbeitgeberfinanziert
• Voraussetzung: Kostenprognose zum Erwerb der BahnCard Business wurde vor dem BahnCard-Kauf bei der Reisekostenstelle eingereicht und bestätigt.
• Gültigkeitsdauer 12 Monate
• Kündigung nicht notwendig

Private BahnCard 25/50 (BC25/50)

• Kaufkosten nach Amortisation durch den dienstlichen Einsatz erstattungsfähig
• anteilige Erstattung ausgeschlossen
• Voraussetzung: Antrag auf Kostenerstattung der privat erworbenen regulären BahnCard vollständig ausgefüllt
• Erstattungsantrag mit Rechnung BahnCard-Kauf bei der Reisekostenstelle einreichen

Private BahnCard 100 (BC100)

• Kaufkosten nach Antragstellung erstattungsfähig
• Erstattungsantrag kann bis sechs Monate nach Ablauf der Gültigkeit BC100 gestellt werden
• Rechnung aus dem BC-Kauf und die Kostenvergleiche (Ausdrucke aus dem Buchungsportal der Deutschen Bahn) dem Erstattungsantrag beifügen

• Maximal erstattet werden die fiktiven Anschaffungskosten der wirtschaftlichsten BC 2. Klasse (BC25 oder BC50) zuzüglich der fiktiven Fahrtkosten unter Verwendung der wirtschaftlichsten BC 2. Klasse (BC25 oder BC50).

Beispiel 1:

Anschaffungspreis BC100 = 4.027€

Berechnung der möglichen Kostenerstattung:

Anschaffungspreis BC50 2. Klasse = 229€ (Nachweis: Gültige Preisliste der Deutschen Bahn!)  

zuzüglich

Fahrtkosten für 20 Bahnfahrten MD-Berlin-MD je 30€ (Preis BC 50 2. Klasse) = 600€ (Nachweis: Ausdruck gültiger Preis der Deutschen Bahn je Reise!)

Maximale Kostenerstattung -> 229€ + 600€ = 829€

Beispiel 2:

wie Beispiel 1

zuzüglich

Fahrtkosten für 200 Bahnfahrten MD-Berlin-MD je 30€ (Preis BC 50 2. Klasse) = 6.000€

(Nachweis: Ausdruck gültiger Preis der Deutschen Bahn je Reise!)

ABER: maximale Kostenerstattung -> 229€ + 6.000€ = 6.229€ à begrenzt auf Kaufpreis BC 100 = 4.027€

Steuerliche Behandlung:

Bis zur Höhe der ersparten Fahrtkosten für Einzelfahrscheine, die für nachgewiesene dienstliche Fahrten ohne Nutzung der BC100 während deren Gültigkeitsdauer angefallen wären, begrenzt auf die Höhe der tatsächlichen Kosten der BC100, ist die erhaltene Kostenerstattung steuerfrei.

Bezogen auf Beispiel 1: steuerfreie Erstattung = 600€

Bezogen auf Beispiel 2: steuerfreie Erstattung = 6.000€ begrenzt auf 4.027€ (Kaufpreis BC 100)

• Wahl des Beförderungsmittels muss wirtschaftlich vertretbar sein (Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachten)
• Kraftfahrzeug für kürzere Strecken sinnvoll, öffentliche Verkehrsmittel (Bsp. Bahn) bei längeren Strecken – insb. mit BahnCard- und/oder Geschäftskundenrabatt („Klimaschutzprogramm 2030“)
• Dienstunfallschutz besteht nur bei Nutzung des genehmigten Beförderungsmittels.
• Bei Verwendung eines anderen Verkehrsmittels (ohne Genehmigung) entfällt der Dienstunfallschutz.

Dienstkraftfahrzeug

• ist ein unentgeltliches Beförderungsmittel
• kann genutzt werden, wenn regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (Bsp. Bahn) nicht verfügbar sind

Mietwagen

• Nutzung, wenn folgende triftige Gründen vorliegen:
• Dienstkraftfahrzeug nicht verfügbar
• Nutzung regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (Bsp. Bahn) nicht möglich
• mehrere Dienstgeschäfte an einem Tag
• schweres Dienstgepäck (mindestens 25 kg) ist zu transportieren
• Nutzung genehmigt (Dienstreiseantrag)
• Ohne triftigen Grund werden die Kosten nach der kleinen Wegstreckenentschädigung erstattet (Angabe Entfernungskilometer notwendig).
• Mietwagen-Anbieter (Station) ist frei wählbar (ortsansässige bevorzugen)
• Kosten für ein Kfz der unteren Mittelklasse (z. B. Golfklasse, ggf. Elektrofahrzeug) werden erstattet

Beispiele erstattbare Leistungen:

• Miettarif (Miettage mit Inklusiv-Volumen)
• Haftpflichtversicherung (in den Standardmietkosten enthalten)
• Navigationssystem
• Reservierungsgebühren
• Wintertaugliche Bereifung und Schneeketten
• Standortzuschlag bzw. Einwegmiete
• Zusatzfahrer

Beispiele nicht erstattbare Leistungen:

• Reduzierung oder Ausschluss der Selbstbeteiligung
• Mobilitätsservice oder Personen-Unfall-Schutz
• Scheiben-, Reifen- und Diebstahlschutz
• Fahrzeugbetankung durch Mietfirma

Hinweise bei Kfz-Anmietung:

• Fahrzeug vor Fahrtantritt auf Beschädigungen prüfen
• Reiseverbote ins Ausland beachten
• Kraftstoffstand bei Abholung und Rückgabe prüfen
• bei Schäden (z. B. Unfall) Polizei einschalten

Privates Kraftfahrzeug

• Nutzung ist Ultima Ratio (Einsatz Privateigentum)
• versicherungstechnische Gründe vor Genehmigung prüfen und dokumentieren (Bsp. Sachschadenshaftung)
• Hinweise zur Kostenerstattung siehe unter "Was bedeutet kleine und große Wegstreckenentschädigung?“

Fahrrad

• Wegstreckenentschädigung i. H. v. 5 EUR bei mind. zweimaliger Nutzung innerhalb eines Monats
• höhere nachgewiesene Kosten (Bsp. Mietfahrrad/Rechnung) sind erstattungsfähig

Für Strecken (verkehrsübliche Straßenverbindung), die mit einem privaten Kraftfahrzeug (Kfz) zurückgelegt werden, wird als Auslagenersatz Wegstreckenentschädigung gewährt.

Unterschieden wird in die kleine und große Wegestreckenentschädigung.

Nach Möglichkeit sind regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel zu nutzen. Der Einsatz privateigener Kfz ist stets Ultima Ratio; dazu besteht keine dienstrechtliche Verpflichtung.

Kleine Wegstreckenentschädigung

• pro gefahrenen Entfernungskilometer beträgt die Entschädigung 0,20 Euro; max. jedoch 130 Euro für die Hin- und Rückfahrt (gesamte Dienstreise)
• Sachschadenshaftung seitens der OVGU ausgeschlossen
• Erstattung Parkgebühren max. 15 Euro/Tag
• keine Erstattung Tankgebühren, Abschlepp-, Reparatur- und Unterhaltungskosten
• keine Entschädigung für die Mitnahme weiterer dienstreisender Personen
• bei Nutzung privater Kfz für Zu-/Abgänge zum/vom Bahnhof/Flughafen (inklusive Leerfahrt) ausschließlich Vergütung kleine Wegstreckenentschädigung

Große Wegstreckenentschädigung

• Besteht an der Benutzung eines privaten Kfz ein erhebliches dienstliches Interesse, beträgt die Wegstreckenentschädigung 0,38 Euro/gefahrenen Entfernungskilometer (ohne Kappungsgrenze).
• erhebliches dienstliches Interesse vor Antritt der Dienstreise innerhalb des Dienstreiseantrages begründen
• Sachschadenshaftung seitens der OVGU besteht (Meldung im Schadensfall an Zentrale Dienste (K5))
• Parkgebühren sind voll erstattungsfähig
• keine Erstattung Tankgebühren, Abschlepp-, Reparatur- und Unterhaltungskosten
• keine Entschädigung für die Mitnahme weiterer dienstlich reisender Personen

Das erhebliche dienstliche Interesse liegt vor, wenn:

• das Dienstgeschäft ansonsten nicht durchgeführt werden kann (Bsp. fehlende Beförderungsmittel (z. B. Bahn),
• kein Dienst-Kfz zur Verfügung steht,
• schweres (mindestens 25 kg) und/oder sperriges bzw. empfindliches Dienstgepäck (z. B. Messgeräte) mitzuführen ist,
• die Benutzung des Kfz es ermöglicht, an einem Tag an verschiedenen Orten Dienstgeschäfte wahrzunehmen, die bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittels (Bsp. Bahn) in dieser Zeit nicht erledigt werden könnten oder
• eine Schwerbehinderung mit dem Merkzeichen - aG - vorliegt.

• Nutzung innerhalb der Reisebeantragung (Dienstreiseantrag) angeben
• Kostenvergütung analog Nutzung Privat-Kfz (0,20 Euro/km, maximal 130 Euro für die gesamte Dienstreise)
• nur fahrtabhängige Kosten werden entschädigt (Bsp. Zeitkosten )
• keine Erstattung von nutzungsunabhängigen Gebühren (z. B. Jahresgebühren oder Mitgliedsbeiträgen)

Wenn triftige Gründe für die Taxi-Nutzung vorliegen (Aufzählung nicht abschließend):

• dringende dienstliche Gründe (Bsp. Veranstaltung kann wegen Zug- oder Flugverspätung nicht zeitgerecht erreicht werden)
• zwingende persönliche Gründe (Bsp. Gesundheitszustand)
• persönliche Sicherheit bei Fahrten zwischen 22:00 und 06:00 Uhr
• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel verkehren nicht oder nicht zeitgerecht
• schweres Gepäck ab 15 kg
• Zurücklegen nicht zumutbarer Laufstrecken (ab zwei Kilometer)

Ortsunkundigkeit ist kein triftiger Grund für eine Taxinutzung.

Die Kostenerstattung in voller Höhe (Übernachtung inkl. Frühstück) bedarf der sogenannten Arbeitgeberveranlassung. Sie liegt vor, wenn die Übernachtungsrechnung auf den Arbeitgeber (OVGU Magdeburg) ausgestellt und der Name der dienstreisenden Person in der Rechnung dokumentiert ist.

• Viele Städte Deutschlands erheben zusätzliche Steuern für Übernachtungen in Hotelbetrieben.
• Diese Steuer (z. B. Betten- bzw. Übernachtungssteuer, Beherbergungs-, Kulturförder- und Tourismusabgabe oder City Tax genannt) ist eine kommunale Abgabe, die ein Beherbergungsbetrieb auf Gäste übertragen kann -> siehe dazu www.bettensteuer.de oder www.dehoga-bundesverband.de.
• Ist keine Steuerbefreiung möglich, sind diese Kosten erstattungsfähig.

Auf Grund unterschiedlich geltender Umsatzsteuersätze werden auf Hotelrechnungen meist die Preise für Übernachtung und Frühstück separat ausgewiesen.

Getrennt ausgewiesene Frühstückskosten werden reisekostenrechtlich nur mit dem Tagegeld in Höhe von 4,80 € = 20% des Tagegeldes bei Abwesenheit von 24 Stunden im Inland sowie 20% des jeweiligen Auslandstagegeldsatzes des betreffenden Landes im Ausland erstattet.

Die Differenz zwischen den tatsächlich entstandenen, nachgewiesenen Frühstückskosten und der Tagegeldpauschale in Höhe von 4,80 € sowie länderbezogen 20% vom vollen pauschalen Tagegeldsatz muss der Dienstreisende selbst tragen.

Separat ausgewiesene Frühstückskosten auf Hotelrechnungen im In- und Ausland können jedoch in voller Höhe erstattet werden, wenn bei Buchung und Rechnungserstellung durch das Hotel die Veranlassung durch den Arbeitgeber zum Ausdruck kommt.

Hierzu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Buchung des Hotels ist im Namen des Arbeitgebers in schriftlicher/elektronischer Form vorzunehmen und für spätere Prüfungen nachweisbar zu dokumentieren.
• Die vom Beherbergungsbetrieb ausgestellte Rechnung über Unterkunft und Frühstück muss auf den Arbeitgeber lauten: OVGU Magdeburg; Universitätsplatz 2; 39106 Magdeburg.

Hotelrechnungen, die diese Vorgaben nicht erfüllen, berechtigen nicht zu einer vollen Kostenerstattung.

Wenn jedoch im Rahmen der erstattungsfähigen Höchstgrenzen der Hotelkosten die Hotelrechnung auf den Adressat „OVGU Magdeburg/Institut/Dezernat“ ausgestellt ist, können dem Dienstreisenden die vollen Übernachtungs- und Frühstückskosten erstattet werden. Dies gilt unter dem Vorbehalt möglicher Änderungen der für die Versteuerung maßgeblichen Regelungen.

Beispiel:

• Bei Vorliegen der Arbeitgeberveranlassung:

Hotelrechnung:                                                      Erstattung Übernachtungsgeld:

Preis für die Übernachtung         =       90,00 €       90,00 €                

Preis für das Frühstück              =       10,00 €       10,00 €

Summe:                                   =      100,00 €       100,00 €

Beim Tagegeld ist der pauschale Anteil für das Frühstück in Höhe von 4,80 € einzubehalten.

• Ohne Vorliegen der Arbeitgeberveranlassung:

Hotelrechnung:                                                      Erstattung Übernachtungsgeld:

Preis für die Übernachtung         =       90,00 €       90,00 €

Preis für das Frühstück              =       10,00 €         0,00 € (keine Erstattung)

Summe:                                   =      100,00 €        90,00 €

Beim Tagegeld wird der pauschale Anteil für das Frühstück in Höhe von 4,80 € erstattet.

Die Differenz zum nachgewiesenen Frühstückspreis in Höhe von 5,20 € (10,00 € abzgl. 4,80 €) ist vom Dienstreisenden selbst zu tragen.

Mitarbeiter sind die wertvollste Ressource eines Unternehmens. Reise- und Personalexperten sollten daher bei Geschäftsreisen stets über den Aufenthaltsort und Reiseverlauf ihrer Mitarbeiter sowie aktuelle Ereignisse informiert sein, um das Wohlergehen der Mitarbeiter sicherstellen zu können. Dies schreibt einerseits die gesetzliche arbeitsrechtliche Fürsorgepflicht vor und andererseits können damit auch haftungsrechtliche Konsequenzen verbunden sein.

Unabhängig davon, wie sicher die Welt in den letzten Jahren tatsächlich geworden ist, die „gefühlte“ Sicherheit wird von vielen Reisenden als abnehmend empfunden. Bei Dienstreisen lassen sich Reiseziele jedoch nicht immer austauschen; sie folgen dem Geschäft. Insoweit ist es wichtig, die Dienstreisenden möglichst gut zu unterstützen.

Bereits mit kleinen praktischen Maßnahmen lässt sich viel für die Sicherheit tun. Der ASW (Bundesverband für Sicherheit in der Wirtschaft) widmet diesem Bereich eine ganze Reihe Tipps: So seien untere Etagen in einem Hotel potentiell leichter für Kriminelle zu erreichen; die oberen dagegen im Brandfall schwerer für die Feuerwehr. Neben Türspion und Sicherheitshaken empfehlen die Experten z. B. auch einen mitgebrachten Klemmkeil unter der Tür. Zudem sollten bei Bezug des Hotels alle Zimmer inspiziert werden, außerdem sollte die Zimmernummer nie in der Öffentlichkeit genannt werden.

Wissen Sie jederzeit, wo sich Ihre Kollegen bei Geschäftsreisen aufhalten? Werden Sie bei spontanen Umbuchungen, Verkehrsunfällen, Krankheit oder besonderen Ereignissen wie Streiks, politischen Unruhen oder Unwetter/Naturkatastrophen informiert?

Die OVGU ist bestrebt, die Buchungsdaten der Dienstreisenden im Blick zu behalten, um bei einem Zwischenfall nachvollziehen zu können, welcher Mitarbeiter sich aktuell in welcher Region aufhält, um dann im Rahmen der Fürsorgepflicht Kontakt mit ihm aufnehmen zu können. Dazu ist es notwendig, die Kontaktdaten (z. B. Handy-Nr.) immer aktuell zu halten. Die Vorteile einer effizienten Kommunikation mit reisenden Kollegen gehen aber noch weiter: Sie können Hinweise zu Buchungen oder Abrechnungen übermitteln, Informationen zur Sicherheit auf Reisen weiterleiten oder zur Einhaltung von Richtlinien motivieren.

Folgende Informationen können in diesem Zusammenhang von Bedeutung sein:

Vor, während oder nach der Reise:

Buchungsregeln:                     Verweis auf „Reisekosten-Richtlinie“ (5.27, HÖB Teil II)

Länderinformationen:              Ein- und Ausreisebestimmungen, Verkehrsregeln, spezielle Gesetze, Stromspannung, Währung, interkulturelle Kommunikation, Hinweise zur politischen Lage

Medizinische Hinweise:          Empfehlungen für Impfungen, Gesundheits- und Hygiene-standards, Medikamente (deren Einfuhr verboten ist)

Sicherheitshinweise:               Kontaktdaten, aktuell-politische Situation, „No Go“-Gebiete,

Kontaktaufnahme:                   Feedback-Möglichkeiten durch Reisende, Infos zu alternativen Kommunikationskanälen (Handy-SMS, Skype, WhatsApp etc.)

Wenn eine Reise länger als drei Monate dauert, gibt es gesonderte Regelungen. Nicht nur hinsichtlich der Steuer- und Sozialversicherungspflicht, sondern es gelten dann für beantragte Kostenerstattungen (z. B. Tage- und Übernachtungsgeld, Fahrtkosten) unter Umständen - und bei Vorliegen bestimmter Sachverhalte - auch andere gesetzliche Regelungen als z. B. das Bundesreisekostengesetz oder die Auslandsreisekostenverordnung.

Handelt es sich bei der geplanten  Reise um eine Entsendung, ist vor Reiseantritt eine Kontaktaufnahme mit der zuständigen Personalsachbearbeiterin des Dezernates Personalwesen erforderlich.

Reisekostenvergütung bei längerem Aufenthalt

Dauert der Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort länger als 14 Tage, wird bei einer Dienstreise ab dem 15. Aufenthaltstag ein ermäßigtes Tagegeld gewährt:

• im Inland     50 %
• im Ausland  90 %.

Zu den Aufenthaltstagen rechnen alle Tage zwischen dem Hinreisetag und dem Rückreisetag.

Notwendige Übernachtungskosten werden erstattet; pauschales Übernachtungsgeld wird nicht gewährt.

Auf Grund der spezifischen Berechnung der Reisekostenvergütung ist der Dienstreisende gehalten, sich vor Reiseantritt bei der Reisekostenstelle über die Höhe des Anspruchs auf Erstattung von Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Nebenkosten zu informieren.

Sollen Dienst- und Privatreise (Urlaubsreise) miteinander verbunden werden, hat die jeweilig reisende Person dies bei der Antragstellung (Dienstreiseantrag) anzuzeigen. Dabei ist der tatsächliche dienstliche und private Verlauf der Reise anzugeben (siehe WinTrip®\Reiter „Reiseverlauf“). Die Darstellung eines fiktiven, ausschließlich am dienstlichen Interesse orientierten Verlaufs unter Vernachlässigung des privaten Anteils ist unzulässig.

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden und umfasst die private Reisezeit NICHT MEHR als fünf Arbeitstage wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre. Unabhängig von der zeitlichen Lage des Dienstgeschäftes (vor, während oder im Anschluss an eine private Reise) bemisst sich die Reisekostenvergütung so, als wären Dienstreisende unmittelbar vor dem Dienstgeschäft an den Geschäftsort gefahren und unmittelbar danach wieder in die Wohnung oder Dienststätte zurückgekehrt. Die Reisekostenvergütung darf die sich nach dem tatsächlichen Reiseverlauf ergebende nicht übersteigen. Bei Nutzung niedriger Wagen- oder Flugklasse ist die benutzte Klasse für die Berechnung der Kosten maßgebend.

Dauert ein Urlaub MEHR ALS fünf Arbeitstage, wird der Reise ein überwiegend in der Privatsphäre liegender Hintergrund (ein anzunehmendes erhebliches privates Interesse) unterstellt. Es werden in diesem Fall nur die unmittelbar zusätzlichen Fahrtauslagen, die für die Erledigung des Dienstgeschäftes verursacht worden sind und das Tage- sowie Übernachtungsgeld für die Dauer des Dienstgeschäftes übernommen.

Für Urlaubsreisen, für die zum Zeitpunkt der Genehmigung der Dienstreise bereits Dienstbefreiung erteilt ist, gelten bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen besondere Regelungen (z. B. bei vorzeitiger Beendigung eines Urlaubs wegen Anordnung einer Dienstreise o. ä.).

Aufgrund der Besonderheiten eines jeden Einzelfalles wird angeraten, dass Mitarbeitende sich im Rahmen der Planung und Vorbereitung der Reise bei der Reisekostenstelle über die Höhe des Anspruches auf Erstattung von Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Nebenkosten informieren.

Hierzu wird eine lückenlose Dokumentation der gesamten Reisedauer und des Reiseweges benötigt.

Familienangehörige (Bsp. Ehe- oder Lebenspartner) können einer Dienstreise als Begleitpersonen beiwohnen.

Reiseaufwendungen, die für diesen Personenkreis anfallen (Bsp. Beherbergungskosten, zusätzliche Fahrt- oder Tagungskosten) sind nach dem BRKG nicht erstattungsfähig.

Exkursionen in das In- und Ausland sind auswärtige Lehrveranstaltungen, die für die teilnehmenden Studierenden auf Grund der maßgeblichen Studien- und Prüfungsordnungen vorgeschriebener Bestandteil eines ordnungsgemäßen Studiums sind. Als Exkursionen gelten auch notwendige Reisen zur Vorbereitung auswärtiger Lehrveranstaltungen.

Exkursionen dürfen nur im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel genehmigt werden.

Nach Maßgabe der Hochschulöffentlichen Bekanntmachungen der OVGU Teil II (HÖB/Verwaltungsrundschreiben) Nr. 5.6. „[..] Exkursionen“ in der jeweils geltenden Fassung können den Exkursionsteilnehmern Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Nebenkosten erstattet werden.

Betreuer und Begleiter einer Exkursion (z.B. Mitarbeiter, Tutoren oder Hilfswissenschaftler) führen eine Dienstreise durch und rechnen die entstandenen Reisekosten auf Grundlage eines genehmigten DR-Antrages im Wintrip ab.

Nicht im Landesdienst stehenden Personen (Bsp. externe Mitglieder von z. B. Berufungskommissionen, externe Projektmitarbeiter/Kooperationspartner, externe Gutachter), die im dienstlichen Interesse der OVGU Reisen durchführen, werden auf Antrag die tatsächlich entstandenen, grundsätzlich durch Belege nachgewiesenen notwendigen Reisekosten erstattet.

Die Durchführung derartiger Reisen auf Basis eines Dienstreiseantrages ist nicht zulässig. Sofern Festlegungen zum Reisekostenersatz nicht in Regelwerken wie z. B. einem Zuwendungsvertrag, einer gesonderten Vereinbarung oder Einladung getroffen sind, ist vor Reiseantritt stets eine privatrechtliche Vereinbarung abzuschließen.

Im Rahmen der privatrechtlichen Vereinbarung könnte beispielsweise festgelegt sein, welche Aufwendungen (Bsp. nur Übernachtungskosten) einer jeweilig außenstehenden Person vergütet werden sollen.

Die Beantragung der Rückerstattung entstandener notwendiger Reisekosten sollte zeitnah nach Beendigung der Reise erfolgen. Die Kostenerstattung kann formlos beantragt werden.Der Erstattungsantrag enthält Namen, Privatanschrift und Bankverbindung der außenstehenden Person sowie die Reisedaten (Reiseweg, Reisezeitraum, Reisezweck). Er ist von der antragstellenden Person handschriftlich zu unterzeichnen. Beizufügen sind alle maßgeblichen Kostennachweise im Original (Bsp. Hotelrechnung).

Aufwendungen, die nicht durch Kostennachweise im Original belegt sind, werden nicht erstattet. Sollen im Ausnahmefall auch Verpflegungsmehraufwendungen vergütet werden, sind auch hier die entsprechenden Kostennachweise (Bsp. Rechnung Restaurant) im Original beizubringen. Pauschvergütungen (Tage- und Übernachtungsgeld) werden nicht gewährt.

Zur Erstattung von Reisekosten an Lehrbeauftragte und Gastvortragende wird auf die entsprechenden Verwaltungsrundschreiben der HÖB Teil II in der jeweils geltenden Fassung verwiesen.

Vorstellungsreisekosten werden nur erstattet, wenn dies im begründeten Einzelfall (Begründung dokumentieren) notwendig erscheint.

In diesen Einzelfällen sind folgende Erstattungsgrenzen zu beachten:

• Bewerber, die zur Vorstellung aufgefordert worden sind, erhalten einen Zuschuss in Höhe von 50 vom Hundert der nachgewiesenen Fahrkosten für eine verkehrsübliche Strecke von ihrem Wohnsitz im In- oder Ausland zum Vorstellungsort für die Benutzung der 2. Wagenklasse für Bahnreisen oder der Touristen-/Economyklasse für Flugreisen.
• Fahrtkosten, die am Wohn- oder am Vorstellungsort entstehen, werden nicht berücksichtigt.
•  Bei Benutzung eines Kraftfahrzeuges erfolgt eine Bezuschussung in Höhe von 20 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke, höchstens jedoch 100 €.
•  Ein Übernachtungszuschuss wird nicht gewährt.
• Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von 3 Monaten nach Beendigung der der Vorstellungsreise schriftlich beantragt wird.Die Bewerber sind in der Aufforderung zur persönlichen Vorstellung über die Fahrtkostenbezuschussung und die Ausschlussfrist in Kenntnis zu setzen.
• Soll die Vorstellungsreise nicht vergütet werden, ist dies dem Bewerber in der Aufforderung zur persönlichen Vorstellung/bei der Terminvereinbarung explizit unmissverständlich mitzuteilen.

Bewerber, die nicht zur Vorstellung aufgefordert wurden, jedoch zur Vorstellung anreisen, haben keinerlei Anspruch auf Erstattung der Reisekosten.

Die Erstattung von Vorstellungsreisekosten erfolgt auf formlosen Antrag, dem die nachzuweisenden Fahrtkostenbelege im Original beizufügen sind.

Für geplante Veranstaltungen mit Gruppencharakter, die im Rahmen von Dienstreisen abgerechnet werden sollen, ist bereits vor Reisebeginn und ebenso bei der Gesamtabrechnung Kontakt zur Reisekostenstelle der OVGU (K25)  aufzunehmen.

Zu solchen Veranstaltungen zählen z. B. Klausurtagungen, Strategiemeetings, aber auch Reisen im Interesse der Teambildung, des Ideenaustausches, Brainstormings oder Scientific Retreats, u. a.

Zur Prüfung der reisekostenrechtlichen Erstattungsfähigkeit, der mit einer solchen Veranstaltung verbundenen und abgerechneten Kosten, sind in diesem Zusammenhang verschiedene Unterlagen/Angaben erforderlich:

• Begründung des Genehmigenden zur dienstlichen Notwendigkeit dieser Veranstaltung
• Vermerk, aus welchem Grund die Veranstaltung nicht auf dem Campus der OVGU  durchführbar ist und außerhalb Magdeburgs stattfinden muss
• vollständige Liste der Teilnehmenden
• Kopie Sammel-Dienstreiseantrag für die Bediensteten der OVGU
• Kopie Einladungsschreiben bei Teilnahme von Außenstehenden (Bsp. Nichtbedienstete der OVGU).

Die Reisekostenstelle weist darauf hin, dass im Einladungsschreiben bereits vermerkt werden muss, dass Nichtbedienstete selbst für ausreichenden Versicherungsschutz sorgen müssen und dass bezüglich der Höhe der Tagegeldpauschale sowie der Fahrtkosten besondere Regelungen des Landes Sachsen-Anhalt (LSA) gelten.

Die Rechnungslegung (z. B. durch ein Tagungshotel o. ä.) empfiehlt sich in Form der Berechnung einer Tagungspauschale (ein Betrag für Verpflegung, Unterkunft, Pausenversorgung, Raummiete, Technik u. a.).

Es ist unbedingt zu beachten, dass nachgewiesene Kosten für gesondert ausgewiesene Verpflegung (z. B. Restaurantrechnung/Quittung für Mittag- oder Abendessen mit Getränken) nicht erstattungsfähig sind, und zwar auch dann nicht, wenn diese Anlage der Gesamtrechnung des Tagungshotels sind.  [1]

Erstattungsfähig sind lediglich dienstlich notwendige Aufwendungen.

Kostenanteile für kulturelle Rahmenveranstaltungen ohne dienstlichen Bezug (Bsp. Nutzung Spa im Hotel, Theaterbesuche, Weinverkostung) oder Kosten für die Mitnahme von Privatpersonen werden nicht entschädigt.

Krankheit

Die Erkrankung eines Dienstreisenden kann dazu führen, dass eine Dienstreise nicht angetreten wird, es zum Abbruch einer bereits begonnenen Dienstreise kommt oder die Dienstreise unterbrochen werden muss und zu einem späteren Zeitpunkt wieder fortgesetzt wird. Tritt dieser Fall ein, ist die für Dienstreisen zuständige Stelle in der entsprechenden Organisationseinheit (ggf. die Reisekostenstelle) zu informieren und die Krankheit durch eine Arbeits- bzw. Dienstunfähigkeitsbescheinigung nachzuweisen.

Die bereits entstandenen Kosten sind durch Stornierung etc. so niedrig wie möglich zu halten.

Nichtantritt, Abbruch oder Unterbrechung einer Dienstreise aus anderen Gründen

Wird eine Dienstreise aus nicht krankheitsbedingten Gründen (Bsp. verpasste Züge/Flüge, unvorhergesehene Reisewarnung, unvorhergesehene Pflege von Familienangehörigen, falsche oder fehlende Reisedokumente), nicht angetreten, sind vom Reisenden unverzüglich Schritte zur Stornierung der Reisemittel und zur Kostenbegrenzung vorzunehmen. In solchen Fällen kann eine Regressprüfung erfolgen.

Auch in diesem Fall ist die für Dienstreisen zuständige Stelle in der entsprechenden Organisationseinheit (ggf. die Reisekostenstelle) zu informieren. Alle bis dahin angefallenen Belege sind entsprechend aufzubewahren und mit der notwendigen Dienstreiseabrechnung einzureichen.

Unvorhergesehene Verlängerung einer Dienstreise

Neben den o. g. Gründen kann es auch zu einer unvorhergesehenen Verlängerung einer Dienstreise kommen. Wenn dieser Fall eintritt, ist ebenfalls die für Dienstreisen zuständige Stelle in der entsprechenden Organisationseinheit (ggf. die Reisekostenstelle) zu informieren.

Die unter dem 2. Punkt aufgeführten weiteren Schritte sind analog durchzuführen.

Der Anspruch auf Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich geltend zu machen (§ 3 Abs. 1 Satz 2 BRKG).

Die Ausschlussfrist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Für die Berechnung gelten die §§ 187, 188 und 193 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Die Ausschlussfrist ist absolut. D. h., bei Fristversäumnis (sechs Monate überschritten) ist eine Reisekostenvergütung nicht mehr zu gewähren; eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand (Antragsteller wird so gestellt, als hätte er die Frist nicht versäumt) ist ausgeschlossen.

Für vorab gebuchte Reisemittel kann ein Reisekostenvorschuss gewährt werden. Ein gewährter Abschlag muss sofort, spätestens innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise bei der Reisekostenstelle abgerechnet werden. Sollte dies nicht geschehen, muss der Empfänger den Abschlag in voller Höhe zurückzahlen.

Hier finden Sie das Antragsformular für einen Vorschuss/Abschlag.

Abrechnung Reisekostenvorschuss im Rahmen der Reisekostenrechnung:

Die Nutzung der Reisekostensoftware WinTrip® bindet den Prozess der Abrechnung von Dienstreisen und damit auch den der Abrechnung von Reisekostenvorschüssen webbasiert ein. Die o. g. Verfahrensweise wird im Workflow abgebildet.

Allgemeines

Dienstlich reisenden Personen steht in Abhängigkeit vom Reiseland und von der Reisedauer pro Tag, an dem der privaten Wohnung oder der regelmäßigen Arbeitsstätte ferngeblieben wird und dadurch ein Verpflegungsmehraufwand entsteht, als Entschädigung das sogenannte „Tagegeld“, zu.

Tagegeld für das Inland

(Rechtsnorm: § 4 Abs. 1a Nr. 1 Buchstabe c BesVersEG LSA (Besoldungs- und Versorgungsrechtsergänzungsgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt)

Für Reisen innerhalb Deutschlands (Inland) gelten feste Pauschalsätze:

Bei Abwesenheit auf ein- oder mehrtägigen Dienstreisen

• bis zu 8 Stunden                      0,00 Euro,
• mehr als 8 Stunden                  6,00 Euro,
• mindestens 14 Stunden          12,00 Euro,
• mindestens 24 Stunden          24,00 Euro.

Anteile für Frühstück, Mittagessen und Abendessen

Bei unentgeltlich gewährter Verpflegung sind vom vollen Tagegeld für die genutzten Mahlzeiten die entsprechenden Prozentsätze zu kürzen (Frühstück 20%, Mittagessen 40%, Abendessen 40%).

Ein Einbehalt erfolgt ohne Ausnahme, wenn dienstreisende Personen

• die unentgeltliche Verpflegung ihres Amtes wegen* tatsächlich erhalten*,
• bereitgestellte unentgeltliche* Verpflegung des Amtes wegen ohne triftige Gründe nicht in Anspruch nehmen oder
• das Entgelt für die Verpflegung in den erstattungsfähigen

         - Fahrtkosten (Bsp. Mahlzeiten im Flugzeug oder Schlafwagen)

         - Übernachtungskosten (Bsp. Voll-/Teilpension, Frühstück im Inklusivpreis der

              Übernachtungskosten) oder

         - Nebenkosten (Bsp. Tagungsgebühr inklusive Verpflegung) enthalten ist.

Tagegeld für das Ausland

(Rechtsnorm: § 4 Absatz 1 Besoldungs- und Versorgungsrechtsergänzungsgesetz des Landes Sachsen-Anhalt - Dritte Verordnung zur Änderung der Auslandsreisekostenverordnung vom 6. Oktober 2014 (BGBl. I S. 1591))

Für Auslandsdienstreisen gilt das aktuell ausgewiesene länderspezifische „Auslandstagegeld“ mit entsprechenden Prozentsätzen (vgl. aktuelle Tabelle).

Bei Abwesenheit auf eintägigen Dienstreisen

• bis zu 8 Stunden                                           0 %,
• mehr als 8 Stunden                                     80 %.

Bei Abwesenheit auf mehrtägigen Dienstreisen (mit Übernachtung und unabhängig von der Abwesenheitsdauer)

• am Anreisetag                                               80 %,
• am Abreisetag                                               80 %,
• an Zwischentagen (24 h abwesend)        100 %.

Bei mehreren Dienstreisen an einem Kalendertag werden zur Festsetzung der Dauer der Dienstreise die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet.

Eine Dienstreise, die sich über zwei Kalendertage erstreckt, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.

Tagegeld wird nicht gewährt, wenn die Entfernung zwischen Dienststätte oder der Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, nicht mehr als zwei Kilometer beträgt.

*) Begriffsbestimmungen

"erhalten"

Setzt die Bereitstellung und die tatsächliche Inanspruchnahme der unentgeltlichen Verpflegung voraus.

Der Einbehalt wird auch dann vorgenommen, wenn die bereitgestellte Verpflegung ohne triftigen Grund nicht in Anspruch genommen wird.

"ihres Amtes wegen"

Die dienstreisende Person erhält die unentgeltliche Verpflegung nicht aus privaten Gründen, sondern wegen der dienstlichen Stellung oder wegen des Zwecks des Dienstgeschäftes.

Kostenträger für die gewährte unentgeltliche Verpflegung braucht nicht der eigene Dienstherr zu sein. Es kann der Bund, ein Land, eine Gemeinde oder eine private Stelle sein.

"unentgeltlich"

Der dienstreisenden Person

• sind keine Aufwendungen für die Sachleistung Verpflegung erwachsen oder
• die Aufwendungen stehen in keinem angemessenen Verhältnis zum Wert der Verpflegung.

Unentgeltlich ist daher auch die Verpflegung, für die dienstreisende Personen nur Trinkgelder zahlen.

Der Begriff „Sachbezug“ wird im wirtschaftlichen Leben für den Teil des Lohnes verwendet, den ein Arbeitnehmer nicht in Form von Geld erhält.

Zu den Sachbezügen gehören zum Beispiel die Überlassung von betrieblichen Gegenständen zur privaten Nutzung (Bsp. Firmenfahrzeug), aber auch die regelmäßige Bereitstellung von Mahlzeiten oder eingeräumte Rabatte für Firmenprodukte. Der Sachbezug stellt ein Teil des Arbeitsentgeltes dar und unterliegt der Lohnsteuerpflicht.

Genaue Vorschriften, welche Leistungen des Arbeitsgebers als Sachbezug zu werten sind und in welcher Höhe dieser zu versteuern ist, finden sich in den Lohnsteuerrichtlinien des Gesetzgebers. Die Finanzämter kontrollieren bei ihren Prüfungen regelmäßig, ob ein Sachbezug vorliegt und ob eine ordnungsgemäße Versteuerung vorgenommen wurde.

Die im Zusammenhang mit Dienstreisen und der Wahrnehmung dienstlich veranlasster Fahrten entstehenden Kosten sind Betriebsausgaben für das jeweilige Unternehmen.

Die Abrechnung solcher Aufwendungen erledigt der Arbeitnehmer häufig über eine sogenannte Reisekostenrechnung. Dabei sind aber einige Besonderheiten zu beachten, denn nicht alle Kosten dürfen dienstreisenden Personen unbegrenzt erstattet werden.

Fahrtkosten, wie zum Beispiel Fahrkarten der Deutschen Bahn, Benzinaufwand oder Flugtickets sind erstattungsfähig.

Wird für die Reise ein privater Pkw genutzt, dürfen die entstandenen Kosten je Kilometer mit einer Pauschale angesetzt werden.

Auch Übernachtungskosten dürfen übernommen werden.

Kritisch schauen die Finanzbehörden bei allen Beträgen für Mahlzeiten auf die Abrechnung der Reise. Sie argumentieren, dass diese zum Privatleben der mitarbeitenden Person gehören. Eine Übernahme der Rechnungen für Speisen und Getränke werten sie als Sachbezug und fordern zur Versteuerung als Lohnanteil auf. Im Gegenzug erlauben Sie den Unternehmen, ihren Mitarbeitenden einen pauschalen Verpflegungsmehraufwand steuerfrei auszuzahlen. Die Höhe dieser Pauschale (Tagegeld) richtet sich nach der Zeit der Abwesenheit von der Wohnung.

Die OVGU erhält hinsichtlich der Sachbezüge vom Finanzministerium jeweils Unterlagen zu den aktuell gültigen Auslandstage- sowie Übernachtungsgeldern und Sachbezugswerten des entsprechenden Jahres.

Bezug: Elektronische Post des Ministeriums der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt (MF LSA) zur Ablichtung des Schreibens des Bundesministeriums des Innern […] zur „Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder […] (ARVVwV)“.

Die jeweils gültigen Beträge für Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder werden als gesonderte Anlage über das Bundesministerium des Inneren am Ende eines Jahres für das Folgejahr mit der „Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV)“ veröffentlicht.

Für im laufenden Jahr durchgeführte Dienstreisen, die erst im Folgejahr abgerechnet werden, gelten die Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder, die für das laufende Jahr festgesetzt waren.

Die aktuell gültige ARVVwV finden Sie hier: Länderspezifisch festgesetzte Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder.

Nachfolgende Reisekostenerstattungen sind steuerfrei (Aufzählung nicht abschließend!):

• Fahrt- und Flugkosten nach § 4 BRKG sowie nach § 2 ARV,
• Kosten für eine BahnCard 25 oder 50 sowie einer aus dienstlichen Gründen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten BahnCard Business 25 oder 50,
• Wegstreckenentschädigung nach § 5 BRKG,
• Fahrradpauschale, wenn Kosten für die Fahrradbenutzung tatsächlich angefallen sind und nachgewiesen werden,
• Tagegelderstattung nach § 6 BRKG sowie nach §§ 3 und 4 ARV innerhalb der Dreimonatsfrist,
• Übernachtungsgeld nach § 7 BRKG sowie §§ 3 und 4 ARV, sofern der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben auswärtigen Geschäftsort 48 Monate nicht übersteigt sowie nach §§ 3 und 4 ARV nur dann, wenn in Übernachtungskosten enthaltene Verpflegung besonders ausgewiesen wird bzw. der entsprechende Einbehalt beim Tagegeld erfolgt,
• Nebenkosten nach § 10 BRKG,
• Fahrtauslagen nach § 11 Abs. 5 BRKG (in besonderen Fällen),
• Auslagen bei Erkrankung während einer Dienstreise nach § 12 BRKG.

Nachfolgende Reisekostenerstattungen sind steuerpflichtig (Aufzählung nicht abschließend!):

• Tagegelderstattung nach § 6 BRKG sowie nach §§ 3 und 4 ARV nach Ablauf der Dreimonatsfrist sowie bei einer Abwesenheitsdauer von genau 8 Stunden,
• eine arbeitgeberveranlasste „übliche“ zur Verfügung gestellte Mahlzeit inkl.

zur Mahlzeit eingenommene Getränke (Bsp. Konferenzdinner)

• bis           60 Euro =     Bewertung in Höhe amtlicher Sachbezugswert
• über        60 Euro =     in voller Höhe steuerpflichtig

(Zuzahlungen des Reisenden sind nicht zu berücksichtigen),

• Erhalt von Mahlzeiten und tatsächliche Inanspruchnahme ohne Anspruch auf Tagegeld nach § 6 Abs. 1 BRKG,
• Anspruch auf Tagegeld in Höhe von 6 Euro bei gleichzeitiger unentgeltlicher Vollverpflegung,
• Übernachtungsgeld nach § 7 BRKG und §§ 3 und 4 ARV; nach Ablauf von 48 Monaten nur noch 1.000 Euro im Kalendermonat steuerfrei,
• Beschaffen klimabedingter Kleidung nach § 5 Abs. 2 ARV,
• Reinigungskosten für Bekleidung nach § 5 Abs. 3 ARV.

Die aufgezählten Angaben erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Steuerrelevante Sachverhalte im Rahmen der Dienstreiseabrechnung sind der Steuerbehörde gegenüber geltend zu machen, denn das Finanzamt kann verlangen, dass die berufliche Veranlassung der Auswärtstätigkeit, Reisedauer und Reiseweg anhand von geeigneten Unterlagen nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.

Im „Reisekostennachweis“ (WinTrip®) werden steuerrelevante Sachverhalte wie folgt ausgewiesen:

• Werbungskosten

Können innerhalb der privaten Einkommenssteuererklärung als Steuerersparnis angegeben werden.

• Mitversteuerung und Sachbezüge (K25 leitet diese Beträge an die Bezügestelle weiter.)
  • Mitversteuerung: Mahlzeiten mit einem Preis von mehr als 60€ beispielsweise sind stets steuerpflichtiger Arbeitslohn.
  • Sachbezüge: Geldwerter Vorteil, der steuerpflichtig ist.