6_Welche Nebenkosten können im Rahmen von Dienstreisen erstattet bzw. nicht erstattet werden?

Notwendige Auslagen (außer Fahrtkosten, Wegstreckenentschädigung, Tage- und Übernachtungsgeld) werden als Nebenkosten erstattet, wenn ein ursächlicher/unmittelbarer Zusammenhang zur Erledigung des Dienstgeschäftes besteht.

Beispiele für erstattungsfähige Nebenkosten:

Kosten der Gepäckversendung (ab 15 kg Handgepäck) und -aufbewahrung sowie Versicherung persönlichen und dienstlichen Reisegepäcks
Eintrittsgeld für die dienstlich notwendige Teilnahme an Veranstaltungen (Bsp. Ausstellungen, Tagungen)
dienstlich veranlasste Kommunikation (Bsp. Internet, Telefon)
Auslandseinsatzentgelt bei Kreditkarteneinsatz für erstattungsfähige Reisekosten unter Berücksichtigung des Kreditkartenumrechnungskurses sowie Bankspesen oder Gebühren für Barabhebungen an Geldautomaten im Ausland
Kosten für Garagenmieten und Parkgebühren bei Benutzung von Dienst-Kfz, Mietwagen sowie Privat-Pkw bei Vorliegen des erheblichen dienstlichen Interesses (große Wegstreckenentschädigung)
Parkgebühren Privat-Pkw bis zu 15 Euro/Tag (kleine Wegstreckenentschädigung)
Kosten für Fähren und Mauten bei Benutzung von Kraftfahrzeugen
Kosten der freiwilligen CO₂-Kompensation bei Nutzung Privat-Pkw
Kosten für ärztliche Zeugnisse und erforderliche Untersuchungen (Bsp. Tropentauglichkeitsuntersuchung), notwendige Impfungen einschließlich Sera im Zusammenhang mit Auslandsdienstreisen, Grenzübertritts- und Zollpapiere, Visa sowie Aufwendungen für die Beschaffung Reisepass (inkl. Passbilder)
Kosten für eine nicht im öffentlichen Dienst stehende Begleitperson schwerbehinderter Beschäftigter werden entsprechend der Vorschriften des BRKG erstattet, wenn der schwerbehinderte Beschäftigte das Dienstgeschäft nur mit fremder Hilfe ausführen kann.

Beispiele nicht erstattungsfähige Nebenkosten:

Reiseausstattung (Bsp. Koffer, Taschen), Tageszeitungen, Trinkgelder, Geschenke
Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten
Reiseversicherungen (Bsp. Reiseunfallversicherung, Reiserücktrittsversicherung, Reisehaftpflichtversicherung, Flugunfallversicherung, Auslandskrankenversicherung)
Ersatzbeschaffung, Reparatur oder Reinigung mitgeführter Kleidungs- und Reiseausstattungsstücke
Auslagen für Kreditkarten (Jahresgebühr)
Arzt- und Arzneimittelkosten
Betreuungs- und Pflegekosten für Familienangehörige

Beispiele Nebenkosten bei Nichtantritt oder Abbruch der Dienstreise aus dienstlichen oder privaten Gründen:

Kosten für die Stornierung von Flug- und Fahrscheinen sowie Unterkunftsreservierung (Bsp. Hotel)
vorausbezahlte Teilnahmegebühren, soweit sie nicht vom Veranstalter erstattet werden

Voraussetzung für Kostenerstattung:

Nach Kenntnis der Hinderungsgründe (für Nichtantritt oder Abbruch der Reise) ist der Schadenminderungspflicht nachzukommen.

Die Schadenminderungspflicht umfasst die Ausschöpfung aller Möglichkeiten, entstehende Kosten so gering wie möglich zu halten und bereits eingegangene Verpflichtungen weitestgehend rückgängig zu machen.