FAQ - Corona und Dienstreisen

Ich habe meine Dienstreise nicht antreten können und deshalb das gebuchte Hotelzimmer storniert. Der Hotelbetrieb hat mir nun eine Rechnung über Stornogebühren gelegt, da die Frist zur kostenfreien Stornierung bereits überschritten war. Bekomme ich diese

Eine Kostenerstattung ist möglich. Legen Sie Ihrer Reisekostenrechnung bitte die Rechnung des Hotelbetriebes und den mit dem Hotel geführten Schriftverkehr bei.

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Ich habe die Unterkunft zusammen mit anderen Leistungen als Pauschalreise gebucht. Antreten kann ich die Reise nicht, da die Konferenz vom Veranstalter abgesagt wurde. Werden mir die Aufwendungen erstattet?

Nehmen Sie zunächst schriftlichen Kontakt zum Reiseveranstalter auf und erwirken Sie eine Stornierung der Reise. Die Kontaktaufnahme zum Veranstalter ist notwendige Grundlage, um anfallende Kosten so gering wie möglich halten zu können. Der Veranstalter wird auf Ihre Nachfrage schriftlich reagieren müssen. Diese Information - ob also eine kostenfreie oder eine nicht kostenfreie Stornierung stattfindet - ist die erforderliche Dokumentation auf Basis derer seitens des Arbeitgebers OVGU eine abschließende Prüfung und ggf. eine Vergütung der entstandenen Kosten erfolgt.

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Die für meine Dienstreise benötigten Flüge wurden vom Arbeitgeber bezahlt und mir zur Verfügung gestellt. Antreten kann ich die Dienstreise nicht. Muss ich mit der Abrechnung der Reise warten, bis eine Kostenrückerstattung von der Fluggesellschaft erfolgt

Das müssen Sie nicht. Sie können die Ihnen entstandenen Aufwendungen zur Erstattung beantragen. Da Sie als beschäftigte Person nicht selbst in finanzielle Vorleistung gingen, sind die Aufwendungen allein dem Arbeitgeber OVGU entstanden. Erfolgt die Kostenrückerstattung seitens der Fluggesellschaft, wird der Geldbetrag auf dem Einnahmekonto der Universität verbucht und intern finanztechnisch abgewickelt.  

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Ich habe die Flugkosten für meine Dienstreise selbst bezahlt. Die Fluggesellschaft hat meinen Flug gecancelt. Kann ich die Flugkosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen?

Sie können die Aufwendungen zur Erstattung beantragen und erhalten einen Reisekostenvorschuss in Höhe von 80% über den Betrag gezahlte Flugkosten. Sobald Sie eine Kostenerstattung von der Fluggesellschaft bekommen haben, übersenden Sie der Reisekostenstelle den entsprechenden Beleg (aus dem insbesondere die Erstattungshöhe hervorgeht). Auf dieser Grundlage erfolgt die abschließende Abrechnung des gewährten Reisekostenvorschusses.

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Die gekaufte Fahrkarte Deutsche Bahn kann ich nicht einsetzen, da die Tagung, die ich besuchen wollte, vom Veranstalter gecancelt ist. Was kann ich tun?

Kontaktieren Sie die Deutsche Bahn. Aufgrund von COVID-19 gewährt die Deutsche Bahn (DB) besondere Stornierungs- und Umtauschregelungen. Bei privat gekauften Fahrkarten wenden Sie sich an bahn.de, und bei Fahrkarten, die über das Firmenkundenportal erworben sind, an bahn.business. Zu welchen Konditionen Stornierung oder Umtausch möglich sind, ist den vorgenannten Internetseiten (bahn.de oder bahn.business) zu entnehmen. Ziel der Rücksprache mit der DB ist es, einen Umtausch bzw. eine Stornierung des/der Tickets zu bewirken, um unnötige Kosten zu vermeiden. Auf der Grundlage der Entscheidung der DB kann der Arbeitgeber dann die ggf. noch anfallenden Kosten erstatten.

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Die Tagung, die ich besuchen wollte, findet online statt. Bekomme ich die von mir gezahlte Tagungsgebühr vom Arbeitgeber erstattet?

Wenn der Veranstalter die Gebühren nicht rückerstattet, da sie für die Online-Bereitstellung verwendet werden, kann eine Kostenerstattung seitens des Arbeitgebers erfolgen. Fügen Sie Ihrem Erstattungsantrag die Rechnung Teilnahmegebühr und den diesbezüglichen Schriftwechsel mit dem Veranstalter bei.

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Die zu besuchende Tagung wird online stattfinden und eine Tagungsgebühr ist zu entrichten. Muss auch für eine Onlineveranstaltung, an der ich von einem PC aus teilnehmen werde, wegen des Anfallens von Kosten einen Dienstreiseantrag stellen?

Sie benötigen keine Reisegenehmigung, wenn Sie an die Dienststelle/ins Büro kommen, um am PC an der Tagung teilzunehmen oder dies im Homeoffice tun. In diesen Fällen führen Sie keine Dienstreise durch. Haben Sie die Tagungsgebühr selbst bezahlt, beantragen Sie die Kostenrückerstattung per "Antrag auf Erstattung von Barauslagen".

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Ich plane eine Dienstreise. Kann ich diese antreten?

Dienstreisen sollten grundsätzlich auf das absolut notwendigste Minimum reduziert sein. Im Vorfeld ist hier zu prüfen, ob auf die Dienstreise verzichtet werden kann. Es wird empfohlen, andere Formen des Informationsaustausches und technische Alternativen (Bsp. Telefon- oder Videokonferenz) zu nutzen oder zu prüfen, ob nicht eine Verschiebung möglich ist. Reisen in Nicht-Risikogebiete und Dienstreisen innerhalb Deutschlands sollen nur angeordnet/genehmigt werden, wenn sie zur Ausübung des Dienstes unbedingt erforderlich sind. Dabei ist das aktuelle und regionale Infektionsgeschehen zu beachten. Dienstliche Belange und Fürsorgepflicht der OVGU müssen hier sorgfältig abgewogen werden.

Dienstreisen in die vom Robert Koch-Institut festgelegten Risikogebiete sind nicht durchzuführen.

Ist zu befürchten, dass bei Rückkehr eine Quarantäne verhängt wird, sind Dienstreisen im absoluten Ausnahmefall nur durch den Rektor selbst zu genehmigen.

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Muss ich irgendetwas beachten, wenn ich privat ins Ausland oder in ein Risikogebiet fahre?

Zum jetzigen Zeitpunkt ist davon auszugehen, dass derartige Reisen in Kenntnis der Rechtslage (SARS-CoV-2-Quarantäneverordnung) erfolgen. Waren die Beschränkungen aus der Quarantäneverordnung zum Reisezeitpunkt bekannt, sind eventuelle Folgen selbst tragen. Dazu sind die „Handlungsanweisungen für Mitarbeitende der Uni Magdeburg“ unbedingt zu beachten (siehe „Informationen zum Coronavirus“).

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Letzte Änderung: 09.07.2020 - Ansprechpartner: Webmaster