Die Grundpfeiler des Managementsystems sollen drei Säulen bilden. Dabei sollen Leit- und Richtlinien allen Beteiligten an der OVGU den sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten näherbringen und als Hilfestellung im täglichen Umgang mit diesen dienen. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten soll die Prozesse, bei denen personenbezogene Daten an der Universität verarbeitet werden, abbilden und darüber hinaus einen Ist-Stand darstellen, der bei der Umsetzung der Vorgaben aus der DS-GVO wichtige Erkenntnisse für weitere datenschutzrechtliche Maßnahmen bildet. Die dritte Säule „Ergänzende Maßnahmen", umfasst Bereiche, wie Schulungen und das Etablieren von datenschutzrechtlichen Prozessen, wie etwa der Umgang mit Datenschutzvorfällen, der Umgang mit Betroffenenrechten oder die Durchführung von Datenschutzfolgen-abschätzungen.