FAQ - Corona und Dienstreisen

Ich habe meine Dienstreise nicht antreten können und deshalb das gebuchte Hotelzimmer storniert. Der Hotelbetrieb hat mir nun eine Rechnung über Stornogebühren gelegt, da die Frist zur kostenfreien Stornierung bereits überschritten war. Bekomme ich diese

Eine Kostenerstattung ist möglich. Legen Sie Ihrer Reisekostenrechnung bitte die Rechnung des Hotelbetriebes und den mit dem Hotel geführten Schriftverkehr bei.

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Ich habe die Unterkunft zusammen mit anderen Leistungen als Pauschalreise gebucht. Antreten kann ich die Reise nicht, da die Konferenz vom Veranstalter abgesagt wurde. Werden mir die Aufwendungen erstattet?

Nehmen Sie zunächst schriftlichen Kontakt zum Reiseveranstalter auf und erwirken Sie eine Stornierung der Reise. Die Kontaktaufnahme zum Veranstalter ist notwendige Grundlage, um anfallende Kosten so gering wie möglich halten zu können. Der Veranstalter wird auf Ihre Nachfrage schriftlich reagieren müssen. Diese Information - ob also eine kostenfreie oder eine nicht kostenfreie Stornierung stattfindet - ist die erforderliche Dokumentation auf Basis derer seitens des Arbeitgebers OVGU eine abschließende Prüfung und ggf. eine Vergütung der entstandenen Kosten erfolgt.

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Die für meine Dienstreise benötigten Flüge wurden vom Arbeitgeber bezahlt und mir zur Verfügung gestellt. Antreten kann ich die Dienstreise nicht. Muss ich mit der Abrechnung der Reise warten, bis eine Kostenrückerstattung von der Fluggesellschaft erfolgt

Das müssen Sie nicht. Sie können die Ihnen entstandenen Aufwendungen zur Erstattung beantragen. Da Sie als beschäftigte Person nicht selbst in finanzielle Vorleistung gingen, sind die Aufwendungen allein dem Arbeitgeber OVGU entstanden. Erfolgt die Kostenrückerstattung seitens der Fluggesellschaft, wird der Geldbetrag auf dem Einnahmekonto der Universität verbucht und intern finanztechnisch abgewickelt.  

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Ich habe die Flugkosten für meine Dienstreise selbst bezahlt. Die Fluggesellschaft hat meinen Flug gecancelt. Kann ich die Flugkosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen?

Die Fluggesellschaft ist Ihnen gegenüber zum Schadenersatz verpflichtet. Wenden Sie sich daher an das Unternehmen und machen Ihren Anspruch dort geltend. Sie können (kein Muss) dazu die Musterbriefe verwenden, die als unterstützendes Angebot auf der Homepage K25 (siehe Themenbox „Dienstreisen“ -> „Hier finden Sie aktuelle Informationen zu Veränderungen im Dienstreisegeschehen an der OVGU“) zu finden sind. Zur Annahme von angebotenen Gutscheinen sind Sie nicht verpflichtet. Sie haben Anspruch auf die Erstattung des entrichteten Flugpreises.

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Die gekaufte Fahrkarte Deutsche Bahn kann ich nicht einsetzen, da die Tagung, die ich besuchen wollte, vom Veranstalter gecancelt ist. Was kann ich tun?

Kontaktieren Sie die Deutsche Bahn. Aufgrund von COVID-19 gewährt die Deutsche Bahn (DB) besondere Stornierungs- und Umtauschregelungen. Bei privat gekauften Fahrkarten wenden Sie sich an bahn.de, und bei Fahrkarten, die über das Firmenkundenportal erworben sind, an bahn.business. Zu welchen Konditionen Stornierung oder Umtausch möglich sind, ist den vorgenannten Internetseiten (bahn.de oder bahn.business) zu entnehmen. Ziel der Rücksprache mit der DB ist es, einen Umtausch bzw. eine Stornierung des/der Tickets zu bewirken, um unnötige Kosten zu vermeiden. Auf der Grundlage der Entscheidung der DB kann der Arbeitgeber dann die ggf. noch anfallenden Kosten erstatten.

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Die Tagung, die ich besuchen wollte, findet online statt. Bekomme ich die von mir gezahlte Tagungsgebühr vom Arbeitgeber erstattet?

Wenn der Veranstalter die Gebühren nicht rückerstattet, da sie für die Online-Bereitstellung verwendet werden, kann eine Kostenerstattung seitens des Arbeitgebers erfolgen. Fügen Sie Ihrem Erstattungsantrag die Rechnung Teilnahmegebühr und den diesbezüglichen Schriftwechsel mit dem Veranstalter bei.

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Die zu besuchende Tagung wird online stattfinden und eine Tagungsgebühr ist zu entrichten. Muss auch für eine Onlineveranstaltung, an der ich von einem PC aus teilnehmen werde, wegen des Anfallens von Kosten einen Dienstreiseantrag stellen?

Sie benötigen keine Reisegenehmigung, wenn Sie an die Dienststelle/ins Büro kommen, um am PC an der Tagung teilzunehmen oder dies im Homeoffice tun. In diesen Fällen führen Sie keine Dienstreise durch. Haben Sie die Tagungsgebühr selbst bezahlt, beantragen Sie die Kostenrückerstattung per "Antrag auf Erstattung von Barauslagen".

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Ich plane eine Dienstreise. Kann ich diese antreten?

Dienstreisen sollten nur dann durchgeführt werden, wenn sie zur Ausübung des Dienstes unbedingt erforderlich sind. Dabei ist aktuelle, regionale Infektionsgeschehen zu beachten. Dienstliche Belange und Fürsorgepflicht sind sorgfältig abzuwägen. Nach wie vor ist zu prüfen, ob andere Formen des Informationsaustausches (Bsp. Telefon- oder Videokonferenz) stattfinden können. Ist zu befürchten, dass bei Rückkehr eine Quarantäne verhängt wird, sind Dienstreisen nur zu genehmigen, wenn sie unabdingbar für das Dienstgeschäft sind. Die Entscheidung obliegt dem/der Genehmigenden.  Aktuelle Reisewarnungen und –hinweise sind bei Antritt der Reise zu beachten.

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Muss ich irgendetwas beachten, wenn ich privat ins Ausland oder in ein Risikogebiet fahre?

Zum jetzigen Zeitpunkt ist davon auszugehen, dass derartige Reisen in Kenntnis der Rechtslage (SARS-CoV-2-Quarantäneverordnung) erfolgen. Waren die Beschränkungen aus der Quarantäneverordnung zum Reisezeitpunkt bekannt, sind eventuelle Folgen selbst tragen. Dazu sind die „Handlungsanweisungen für Mitarbeitende der Uni Magdeburg“ unbedingt zu beachten (siehe „Informationen zum Coronavirus“).

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Sind Dienstreisen in Deutschland und ins Ausland erlaubt?

Grundsätzlich sollen Dienstreisen nur angeordnet und genehmigt werden, wenn sie zur Ausübung des Dienstes zwingend erforderlich sind. Näheres regelt der Stufenplan.

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Was ist bei einer geplanten Dienstreise in ein Hochrisiko- oder Virusvariantengebiet zu beachten?

Eine Dienstreise darf nur mit vorliegender Genehmigung angetreten werden. Die Genehmigung von Dienstreisen in Virusvariantengebiete darf nur in absoluten Ausnahmefällen und nur nach vorheriger Rücksprache mit der Reisekostenstelle der OVGU erfolgen.

(Informationen zur Einstufung von Virusvariantengebieten siehe www.rki.de)

Sowohl zum Zeitpunkt der Genehmigung der Dienstreise als auch erneut unmittelbar vor Reiseantritt sind das aktuelle Infektionsgeschehen und aktuelle Reisewarnungen und –hinweise zu prüfen und zu beachten.

(Informationen siehe www.auswaertiges-amt.de und www.rki.de). Dienstreisen sollten erst zu einem Zeitpunkt genehmigt werden, an dem das Risiko einer erforderlichen Absage der Reise vermeidbar oder vorausschauend sehr gering sein wird. Es müssen die dienstlichen Belange und die Fürsorgepflicht abgewogen werden. Dienstreisen dürfen auch im Ausnahmefall nur genehmigt werden, wenn sie unabdingbar sind und keine Reisewarnung bei Antritt der Reise vorliegt. Die Entscheidung obliegt dem/der Genehmigenden.

Aktuelle Reisewarnungen und –hinweise sind bei Antritt der Reise zu beachten, ggf. müssen bereits gebuchte Reisen storniert werden, wenn das Risiko für die Reisenden zu groß ist. Die Kosten für Stornierungen oder nicht erstattbare Ausgaben sind aus den dezentralen Reisekostenbudgets oder den Drittmittelkonten zu tragen. Das gilt auch bei Reisen im Rahmen von Weiterbildungen. Bereits aus diesem Grund ist bei der Genehmigung von Dienstreisen eine erhöhte Aufmerksamkeit und Sensibilisierung der Reisenden und Genehmigenden erforderlich.

Eine bereits genehmigte Dienstreise sollte nicht angetreten werden, wenn nach Einschätzung der aktuellen Lage unmittelbar vor Reiseantritt das Risiko für den Dienstreisenden zu hoch ist.

Die Fürsorgepflicht und der Nutzen der Dienstreise sind abzuwägen.

Eine bereits genehmigte Dienstreise darf nicht angetreten werden, wenn unmittelbar vor Reiseantritt eine Reisewarnung besteht.

Sind Corona-Tests bei Einreise oder Ausreise oder der Verhinderung einer Quarantäne erforderlich, können diese Kosten als Nebenkosten über die Reisekostenabrechnung erstattet werden. Wird bei Rückkehr eine Quarantäne verhängt, so gilt das als entschuldigtes Fernbleiben.

Das ist nicht der Fall, wenn eine Dienstreise trotz einer bestehenden Reisewarnung angetreten wird.

Auf die Sonderregelungen für Ungeimpfte wird hingewiesen.

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Was passiert, wenn man aus einem Risikogebiet nicht zurückkommt?

Kann der*die Beschäftigte wegen Reisebeschränkungen oder einer Quarantäne am Urlaubsort nicht rechtzeitig zurückkommen und seine Arbeit daher nicht wieder pünktlich nach Urlaubsende antreten, besteht kein Gehaltsanspruch. Auf ein Verschulden kommt es hier nicht an, da der Arbeitnehmer grundsätzlich das so genannte „Wegerisiko“ trägt. In dem Fall sollten gemeinsam mit den Vorgesetzten Lösungen gefunden werden (Urlaubsinanspruchnahme, Abbau von Mehrarbeitszeiten), um Gehaltseinbußen zu minimieren.

Handelt es sich um eine dienstliche Reise, sind vorher für den Fall Absprachen zu treffen, wenn der Fall eine Quarantäne eintreten sollte. In der Regel wird mobile Arbeit vereinbart werden.

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Kann bzw. muss eine bereits erteilte Dienstreisegenehmigung zurückgenommen werden?

Ist nach Prüfung und Einschätzung der aktuellen Lage unmittelbar vor Reiseantritt das Risiko der Durchführung der Dienstreise für den Dienstreisenden zu hoch, ist nach sorgfältiger Abwägung der Fürsorgepflicht und des Nutzens der Dienstreise die Absage einer Dienstreisegenehmigung möglich bzw. erforderlich.

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Was ist bei der Buchung von Reiseleistungen im Vorfeld einer genehmigten Dienstreise beachten?

Erforderliche Reiseleistungen dürfen erst bei Vorliegen der Genehmigung zur Dienstreise gebucht werden.

Dringend empfohlen wird die Buchung von Reiseleistungen, die laut den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der Anbieter in voller Höhe stornierbar sind.

Der Grund dafür ist, im Falle der erforderlichen Absage einer bereits genehmigten Dienstreise die Kosten so gering wie möglich zu halten.

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Werden im Falle der Absage einer bereits genehmigten Dienstreise nicht stornierbare Reiseleistungen erstattet und wenn ja, zu Lasten welcher Finanzierungsmittel?

Es besteht die Verpflichtung, alle Versuche zu unternehmen, die anfallenden Kosten so gering wie möglich zu halten.

Grundlage zur Prüfung, ob eine Erstattung nicht stornierbarer Kosten seitens des Arbeitgebers erfolgen kann, ist eine aussagefähige Dokumentation mit dem Anbieter der Reiseleistung, aus welchem Grund ein Storno in voller Höhe nicht möglich ist.

Die Kosten für die erforderliche Stornierung bereits gebuchter oder die Ausgaben für nicht stornierbare Reiseleistungen in voller Höhe sind aus den dezentralen Reisekostenbudgets oder den Drittmittelkonten der betreffenden Fachbereiche zu tragen.

Das gilt sowohl für die Absage einer Dienstreise seitens des Veranstalters als auch für die Absage einer Dienstreise seitens des Dienstreisenden oder der Genehmigenden auf Grund des zu hohen Reiserisikos.

Auch für Reisen im Rahmen von Weiterbildungsmaßnahmen treffen diese Regelungen zu.

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In welchen Fällen ist die Prüfung einer Regresspflicht von entstandenen Kosten erforderlich?

Entstehen auf Grund einer entgegen den zu beachtenden Vorgaben erteilten fehlerhaften Genehmigung einer Dienstreise vermeidbare finanzielle Schäden, ist die Prüfung einer von den Genehmigenden zu leistenden Regresspflicht seitens des Dezernates für Personalwesen erforderlich.

Das gilt u.a. für nachfolgende Kosten:

Stornierungskosten von Reiseleistungen
Kosten für Krankenhausaufenthalt von Dienstreisenden
Kosten für die erforderliche Rückholung von Dienstreisenden

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Letzte Änderung: 13.05.2021 - Ansprechpartner: Webmaster